G Suiteで共同受信トレイを作成する方法｜チームでのメール管理を効率化

チームで同じ宛先のメールを共有して管理したい場合、G Suite（現Google Workspace）の「共同受信トレイ」機能を活用すると便利です。この機能を使えば、複数のユーザーを同じアカウントに追加でき、チームメンバー全員が同じ受信トレイを同時に管理できるようになります。

この記事では、G Suiteで共同受信トレイを作成する手順から、各機能の使い方、チームメンバーの割り当て、個別の権限設定まで、すべて解説します。

G Suiteの共同受信トレイとは？

G Suiteの共同受信トレイは、複数のメンバーが同じメールボックスにアクセスし、共有しながら管理できる機能です。マーケティングチームや営業チーム全体で、同じ種類のメールに対応したい企業や組織にとって特に役立ちます。

Googleのツールを活用したオンラインでのチームコラボレーションを促進し、効率的なワークフローを実現することで、生産性向上にもつながります。

例えば、営業担当者が提携に関する問い合わせメールを頻繁に受け取る場合、全員が同じ受信トレイを監視するよう割り当てることができます。どのメンバーでも受信メールに対応し、管理できるようになります。

また、保護者からのメールを受け付ける学校などでも、共同受信トレイを設定すれば、どの教師でも対応可能になります。適切な権限を持つメンバーは、メールを自分の担当として確保したり、他のグループメンバーに割り当てたりできます。

Gmailと組み合わせられるコラボレーションツールはGoogle Workspaceだけではありませんが、すでにG Suiteを利用しているのであれば、最も効率的な選択肢といえます。

このツールでは特定のメールにタグを付けることもできます。これにより受信トレイの整理がしやすくなり、過去のメール検索も簡単になります。製品を販売している場合は、特定の製品に関連するメールにタグを付けておくと、他のメンバーも該当メールを見つけやすくなります。

なお、共同受信トレイを作成する前に、まずGoogleグループを設定してメンバーを追加しておく必要があります。

Googleグループの作成とメンバー追加方法

共同受信トレイの管理とアクセスを始めるには、まずグループを作成します。グループを作成することで、共同受信トレイにメンバーを追加できるようになります。

1. Googleグループにサインインします。
2. 「グループを作成」をクリックします。
3. グループ名（例：info）を入力し、設定を選択します。
4. 「グループを作成」をクリックします。

グループを設定したら、メールで招待するか、メンバーを直接追加するか、申請を承認する形で、グループにメンバーを招待できます。

招待メールは受信者の受信トレイに直接送信され、グループへの参加意思を確認できます。メンバーを直接追加する場合は、その人のメールアドレスが必要です。情報を送信すると、すぐにメンバーとして追加されます。

グループを作成してメンバーを追加すれば、完全に機能する共同受信トレイの準備は完了です。あとは機能を有効にするだけです。

共同編集機能を有効にする方法

既存のメンバー向けに共同受信トレイを作成するには、まず共同編集機能を有効にする必要があります。ただし、以下の手順に進む前に、Googleグループの会話履歴が有効になっていることを確認してください。

1. Googleグループにサインインします。
2. グループの名前をクリックします。
3. 「グループ設定」をクリックします。
4. 「追加のGoogleグループ機能を有効にする」で「共同受信トレイ」を選択します。

共同編集機能の設定が完了したら、次は各メンバーに権限を割り当てましょう。権限を事前に設定しておくことで、メンバーがアカウントをより管理しやすくなります。

共同受信トレイのメンバーへの権限割り当て方法

グループメンバーに権限を割り当てると、チームは以下の操作ができるようになります。

• 会話の引き取り（自分の担当にする）
• 会話の他メンバーへの割り当て
• 会話を完了としてマーク
• 会話を重複としてマーク
• 会話を対応不要としてマーク

権限は、デフォルトのグループロール（オーナー、マネージャー、メンバー）ごと、組織内の全員、ウェブ上の全員、あるいはカスタム作成したロールごとに、グループ単位で異なる設定が可能です。

1. Googleグループにサインインします。
2. グループの名前をクリックします。
3. 「グループ設定」をクリックします。
4. トグルをクリックして権限をオンにします。
5. スライダーを調整し、権限を付与するユーザーを選択します。

さらに、権限設定に除外を設けることで、特定のメンバーを権限設定の対象から除外することもできます。

G Suite共同受信トレイの運用・管理

共同受信トレイを活用すれば、さまざまなメンバーをグループに割り当て、それぞれに具体的な権限を与えることで、メールを効果的に管理できます。

各チームメンバーは受信トレイ全体にアクセスでき、異なる会話を別々のメンバーに割り振ることも可能です。チーム体制が整ったら、次はアカウントのセキュリティ維持についても考えておきましょう。