Excelのリストからメールを一括送信する2つの効果的な方法

大勢の人に一括メールを送りたいとき、繰り返し作業を素早く処理できる自動化の仕組みが必要になります。メールアドレスの一覧をまとめたExcelファイルを作成するのが、一括メール送信の最も一般的な方法です。このチュートリアルでは、Excelのリストから多数の相手へ自動的にメールを送信する方法を、2つのアプローチで詳しく解説します。

Excelリストからメールを送信する2つの便利な方法

下の画像には、氏名・メールアドレス・登録番号を含むデータセットが用意されています。このExcelリストから、それぞれの相手に個別のメールを送信していきます。そのために、まずMicrosoft Wordの差し込み印刷機能を使う方法を紹介し、続いてVBAコードで既存のリストから対象者へメールを送る方法を説明します。

1. 差し込み印刷機能でExcelリストから複数のメールを送信する

⇒ ステップ1:新しいWordファイルを開く

• 空白のWord文書を開きます。
• 「差し込み文書」タブをクリックします。
• 「宛先の選択」から「既存のリストを使用」を選択します。

⇒ ステップ2:ExcelリストをWordファイルにリンクする

• リストを作成したExcelファイルを選択し、「開く」をクリックしてファイルを開きます。

• リストが記載されているシート番号を選択します。
• 「OK」をクリックします。

⇒ ステップ3:フィールドを挿入する

• 「差し込み文書」から「差し込みフィールドの挿入」をクリックし、挿入したいフィールドを選択します。
• まず「名前」フィールドをクリックして、メール本文の任意の位置に挿入します。

• 下の画像のように、「名前」フィールドを追加すると、各受信者の名前に置き換わる変数として表示されます。

• 同様に、「登録番号」フィールドも本文中の任意の場所に配置します。

• すると、下の画像のように表示されます。

⇒ ステップ4:プレビュー結果を確認する

• 送信前に仕上がりを確認するには、「結果のプレビュー」をクリックします。
• 下のスクリーンショットは、サンプルメールの実際の見え方です。

⇒ ステップ5:メールを差し込んで送信する

• 「完了と差し込み」オプションをクリックします。
• 「電子メールメッセージを送信」を選択すると、「電子メールに差し込み」ダイアログが開きます。

• 「宛先」ボックスで「Email」オプションを選択します。
• 「件名」ボックスに希望する件名を入力します。
• メール形式はデフォルトでHTMLになっているため、変更は不要です。
• 「送信するレコード」で「すべて」を選択します。
• 最後に「OK」をクリックすると、複数の受信者へ同時にメールが送信されます。

• これにより、すべてのメールが連携済みのOutlook経由で送信されます。Outlookの送信済みアイテムを確認して、メールが正しく送られたかチェックしましょう。

• 送信済みメールを開くと、各フィールドに受信者ごとの情報が正しく反映されていることが確認できます。

注意: Microsoft Outlookが既定のメールアプリケーションとして設定されている必要があります。別のメールソフトを使用している場合、この手順ではメールを送信できませんのでご注意ください。

あわせて読みたい: Excelで条件を満たしたときにメールを自動送信する方法

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2. VBAコードを実行して選択範囲からメールを送信する

VBAを活用すれば、Excelリストから任意の範囲を選択してメールを送信するプログラムを作成できます。以下の手順に従って実装してみましょう。

⇒ ステップ1:モジュールを作成する

• Alt+F11キーを押してVBAエディターを開きます。
• 「挿入」タブをクリックします。
• 「標準モジュール」を選択してモジュールを作成します。

⇒ ステップ2:VBAコードを貼り付ける

• 新しく作成したモジュールに、以下のVBAコードを貼り付けます。

#If VBA7 And Win64 Then
'Ptr is used to change for operating 32 bit to 64 bit
    Private Declare PtrSafe Function ShellExecute Lib "shell32.dll" Alias "ShellExecuteA" ( _
                         ByVal wnd As LongPtr, ByVal lpDirect As String, _
                         ByVal Parameters As String, ByVal File As String, ByVal Operation As String, _
                         ByVal nCmd As Long) As LongPtr
#Else

#End If
Sub SendExcelListEMail()
'Declare the variables
    Dim xMailAdd As String
    Dim xRegCode As String
    Dim xBody As String
    Dim xURLink As String
    Dim xRngCell As Range
    Dim xIntRg As Range
    Dim xSelectTxt As String
    Dim k As Integer
    Dim p As Double
    On Error Resume Next
'Select range select adddress
    xSelectTxt = ActiveWindow.RangeSelection.Address
'Create a Input box for the range selection
    Set xIntRg = Application.InputBox("Please Input Excel data range:", "ExcelDemy", xSelectTxt, , , , , 8)
'Apply If condition to specify column numbers for the operation
    If xIntRg Is Nothing Then Exit Sub
    If xIntRg.Columns.Count <> 3 Then
'Show the result in a msg box for not meeting the condition
        MsgBox "Error with Region Selection, please confirm", , "ExcelDemy"
        Exit Sub
    End If
'Apply For loop to run operation in each row individually
    For k = 1 To xIntRg.Rows.Count
'       Collect the email address and set to the variable
        xMailAdd = xIntRg.Cells(k, 2)
'       Give a subject for the Email
        xRegCode = "ExcelDemy Registration No."
'       Type the body of the email
        xBody = ""
'       Insert Names with the variable xIntRg
        xBody = xBody & "Greetings " & xIntRg.Cells(k, 1) & "," & vbCrLf & vbCrLf
        xBody = xBody & " Here is your ExcelDemy Registration No. "
'       Insert Registration No. with the variable xIntRg
        xBody = xBody & xIntRg.Cells(k, 3).Text & "." & vbCrLf & vbCrLf
        xBody = xBody & "We are really glad to have you visit in our site, keep supporting us." & vbCrLf
        xBody = xBody & "ExcelDemy Team"
'       Define spaces with (hex)
        xRegCode = Application.WorksheetFunction.Substitute(xRegCode, " ", "%20")
        xBody = Application.WorksheetFunction.Substitute(xBody, " ", "%20")
'       Specify to replace carriage returns with(hex)
        xBody = Application.WorksheetFunction.Substitute(xBody, vbCrLf, "%0D%0A")
'       Generate the URL Link
        xURLink = "mailto:" & xMailAdd & "?subject=" & xRegCode & "&body=" & xBody
'       Use the Link to start emailing
        ShellExecute 0&, vbNullString, xURLink, vbNullString, vbNullString, vbNormalFocus
'       three seconds interval for sending keystrokes
        Application.Wait (Now + TimeValue("0:00:03"))
        Application.SendKeys "%s"
    Next
End Sub

⇒ ステップ3:プログラムを実行する

• F5キーを押してプログラムを実行します。
• 入力ボックスで送信対象の範囲を選択します。
• 「OK」をクリックしてメールを送信します。

• その結果、下の画像のようにメール送信のプレビュー画面が順次表示されます。

• 最後に、送信済みアイテムを確認して完了です。

あわせて読みたい: Excelで条件を満たした場合にメールを送信する方法(3つの簡単な方法)

まとめ

この記事では、Excelのリストから一括メールを送信する方法をチュートリアル形式で解説しました。紹介した両方の手順を学び、ぜひご自身のデータセットに応用してみてください。練習用ワークブックを活用すれば、これらのスキルをすぐに試すことができます。皆様の貴重なサポートこそが、私たちがこうしたチュートリアルを作り続ける原動力となっています。

ご不明な点があれば、お気軽にお問い合わせください。また、下のコメント欄への投稿も歓迎します。

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今後とも当サイトをお楽しみに。学びを止めないでいきましょう。

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