Googleコンタクトを最大限に活用するための6つのヒントとコツ

メールを使っていると、連絡先の管理に悩まされることはありませんか?Gmailを利用しているなら、Googleコンタクト(連絡帳)が使えます。しかし、その存在を意識せずにGmailを使っている人も多いのではないでしょうか。また、日常的にGoogleコンタクトを使っていても、その機能を十分に引き出せていないケースは少なくありません。

Googleコンタクトには、意外と知られていない便利な機能がたくさんあります。連絡先の共有から重複データの統合まで、工夫次第で連絡先管理はぐっと快適になります。ここでは、Googleコンタクトを最大限に活用するためのヒントとコツを6つご紹介します。

1. ラベルとグループを活用して連絡先を整理する

最初のコツはシンプルですが、非常に重要です。鍵となるのが「ラベル」です。

Googleコンタクト画面の左側にはラベル一覧が表示されます。これを使っていないと、かなりの時間を無駄にしていることになります。ラベルを使えば、複数の連絡先をグループ化して管理しやすくなります。さらに、特定のグループ宛てにメールを送りたいときのショートカットとしても機能します。

ラベルの追加は簡単です。+ ラベルを作成ボタンをクリックするだけです。

ここでは例として新しいラベルという名前を付けてみましょう。

保存すると、左側の一覧に新しいラベルが表示されます。

次に、連絡先にラベルを割り当てましょう。連絡先にマウスカーソルを合わせると表示される編集リンクをクリックします。

1人の連絡先に付けられるラベルの数に制限はありません。1つの連絡先が複数のグループに所属することも可能です。ラベルアイコンをクリックし、ラベルを管理の一覧から新しいラベルを選択して適用を押しましょう。

完了したら保存をクリックすれば、選択したラベルが反映されます。

ラベルはGmailでメールを作成するときにも役立ちます。To欄にラベル名を入力し始めると、Gmailが自動補完して候補を表示してくれます。つまり、ラベルは単なる連絡先の整理以上の使い道があるのです。

2. 連絡先を他の人と共有する

残念ながら、Googleコンタクトには標準で充実した共有機能が用意されていません。そこで役立つのが「Shared Contacts」というGmail拡張機能です。

Shared Contactsを使えば、特定のラベルに属する連絡先をチームメンバーや社外のユーザーと共有できます。Googleドライブと同じように、閲覧・編集・新規追加の権限を相手ごとに設定可能です。共有された側は、スマホやタブレットはもちろん、デスクトップ環境やGoogleコンタクトと同期できる数百種類のアプリからも共有連絡先にアクセスできます。Shared Contactsで連絡先を共有する手順は以下の通りです。

1. 対象の連絡先を開き、右側にある共有オプションを選択します。
2. 連絡先にラベルを追加し、ラベルに追加をクリックします。新しいラベルを作成することもできます。
3. 共有したい相手の名前またはメールアドレスを入力し、共有をクリックします。

Shared Contactsでは、連絡先へのメモ追加、ラベル作成、共有ラベルへの直接登録なども行えます。15日間の無料トライアルがあり、以降は月額1ドルで利用できます。

3. 列の表示順をカスタマイズする

連絡先リストは、名(ファーストネーム)か姓(ラストネーム)のどちらかで並べ替えられます。手順は以下の通りです。

1. 画面右上の歯車アイコンの設定をクリックします。
2. 詳細設定をクリックします。
3. 希望の並び順を選択して保存をクリックします。

しかし、もっと便利なのは、メイン画面に表示される列の並び順を変更できる機能です。手順は以下の通りです。

1. まず3点リーダー(縦に並んだ3つの点)アイコンをクリックします。
2. 列の順序を変更をクリックします。
3. ダイアログボックスが開きます。名前列はデフォルトのため常に先頭に固定されますが、残りの4列は自由に入れ替えられます。
4. たとえばラベル列を移動したい場合は、列の右側にある2本の横棒アイコンをドラッグして、好きな位置へ移動させます。
5. 各列の横にはプルダウンメニューがあります。これを使うと、現在表示されていない項目と列を入れ替えられます。たとえば役職と会社の代わりに住所を表示する、といったことが可能です。完了をクリックすると、列が並べ替えられます。

自分の使いやすいように、列の配置や並び替え順を自由に調整してみてください。

4. プロフィール写真を追加する

長い連絡先リストの中から目的の相手を見つけるのは大変です。重要なクライアントや親しい人の連絡先に写真を入れておくと、ひと目で判別できて便利です。手順は以下の通りです。

1. たとえば友人の連絡先に写真を追加したい場合は、編集ボタンをクリックします。
2. 既存のプロフィール画像(連絡先の写真を設定)をクリックすると、写真ピッカーが開きます。
3. ライブラリから既存の写真を選ぶか、新しい写真をアップロードします。プロフィール写真を追加したら完了をクリックしましょう。

5. 重複した連絡先を統合する

連絡先を統合する方法はいくつかあります。特に重複した連絡先が増えてしまった場合に便利です。

幸いなことに、Googleコンタクトは名前やメールアドレスをもとに重複する連絡先を自動的に検出してくれます。統合して修正を選択すると、検出された候補の一覧が表示されます。

では、同じ人物だと分かっていても、Googleコンタクトが重複として認識できなかった場合はどうすればよいのでしょうか?

この例では、「Aditya Indian Theatre」という連絡先と「Aditya 2」という連絡先があります。同一人物ですが、仕事用の電話番号が異なるだけです。

統合する最も簡単な方法は、プロフィール名の横にあるチェックボックスを選択することです。両方を選択したら、上部付近にある統合アイコンをクリックします。

統合後は名前が1つになり、メールアドレスも1つになりますが、心配いりません。すべての情報には引き続きアクセスできます。

Googleコンタクトは両方の電話番号を保持し、会社名やメールアドレスなどの他の情報も自動的に統合してくれます。

個人用と自宅用など、同じ人物の連絡先が別々に登録されていることもあるでしょう。1人の情報を1つの連絡先にまとめておくほうがずっと便利です。連絡先が1つにまとまっても、それぞれのアドレス宛てに個別にメールを送ることはできます。

6. ショートカットで素早くアクセスする

Googleコンタクトの存在やアクセス方法をつい忘れてしまうことはありませんか?ショートカットを作成すれば、ぐっとアクセスしやすくなります。

1. まず設定を開き、すべての設定を選択します。
2. 最初のタブである全般タブでショートカットが有効になっていることを確認します。ページ下部にあるキーボード ショートカットを有効にしてください。

これで、Gmail使用中にGキーとCキーを続けて押すだけで、新しいタブでGoogleコンタクトが開きます。もうアイコンを探したり、アクセス方法を思い出したりする必要はありません。Gmail内でGCと入力するだけで、連絡先ページが自動的に開きます。

Googleコンタクトの管理は簡単!

多くの人にとってGoogleコンタクトは単なる連絡先保存アプリかもしれませんが、実は使いこなすための機能が数多く備わっています。ラベルの追加は時間の節約になり、連絡先の共有はチーム作業に欠かせない機能であり、ショートカットは作業の流れを妨げずに時間を節約してくれます。Googleコンタクトは、あなたが望むだけ生産的に活用できるのです。

Googleコンタクトをフル活用するようになったら、定期的に連絡先リストを整理整頓したくなるはずです。整理方法を覚えておけば、今回紹介したコツと合わせて、より快適で生産的なメール体験がすぐに実現できます。