Microsoft Wordで受動態(受身文)をチェックする方法|Office 365・Word 2010対応の設定手順

文章の文法を編集するうえで、受動態(受身文)チェッカーを活用するのは最も効果的な方法のひとつです。こうしたツールの多くはダウンロードしてワープロソフトと併用できますが、実はWordのような人気ソフトには、文法チェック機能が最初から組み込まれていることをご存じでしょうか。

Word(Office 365)で受動態チェックを有効にする方法

この手順は、Microsoft 365(旧Office 365)に含まれるWordを使用している方向けのガイドです。この機能は新しいバージョンのWordが登場した当初は利用できませんでしたが、今では執筆者にとって欠かせない機能となっています。

ステップ1:「オプション」メニューを開く

まずMicrosoft Wordを起動し、「ファイル」タブを選択します。左側の列にある「オプション」メニューをクリックしてください。

ステップ2:「校正」の設定を変更する

「オプション」画面が開いたら、左側のメニューから「校正」を選択します。ここでは、言語モードや読みやすさの統計情報の表示など、さまざまな項目を調整できます。この作業で最も重要なのは「読みやすさの統計情報を表示」にチェックを入れることです。

ステップ3:文章校正の詳細設定を調整する

「読みやすさの統計情報を表示」にチェックを入れたら、文章校正の設定メニューにアクセスできます。読みやすさの項目のすぐ下に「文章のスタイル」という欄と「設定」ボタンがあります。

文章校正の設定画面を開いたら、下へスクロールして「明確さ」の見出しを探します。その下には、形容詞の順序、二重否定、受動態など、複数のオプションが並んでいます。

「受動態」と「動作主が不明な受動態」の両方にチェックを入れてください。設定が完了したら、新しい文法基準で文書を再チェックすることも可能です。

ステップ4:文章を見直す

すでに執筆済みの文書でも、論文や記事を書き終えた後に受動態をチェックするのは簡単です。「校閲」タブから「エディター」機能にアクセスするだけです。すると、画面右側の「明確さ」カテゴリの下に、修正候補の一覧が表示されます。

エディターのウィンドウでは、文章の改善に関するほかの情報も多数確認できます。選択した項目に応じて、スペルや文法の修正案を受け取ることができます。

Word 2010で受動態チェックを有効にする方法

こちらは、Microsoft Word 2010など以前のバージョンをまだ使用している方向けの手順です。幸い、受動態チェックの有効化はOffice 365の場合と同じくらい簡単です。

ステップ1:「校正」タブを開く

最初のステップは、「ファイル」メニューから「オプション」メニューへ移動することです。次に、Microsoft 365の場合と同様に、「校正」タブを選択します。

ステップ2:文章校正の設定を調整する

「校正」タブの中に「Wordのスペルチェックと文章校正」というセクションがあります。このセクションを選択し、ドロップダウンリストから文章のスタイルを「文章校正とスタイル」に変更しましょう。この機能を有効にすると、文法チェックの際に受動文などのスタイルもチェック対象に含めるようワープロに指示したことになります。

ステップ3:受動態の設定を有効にする

さらに一歩進みたい場合は、「受動文」の横にある「設定」ボタンを開くことをおすすめします。チェックを有効にして「OK」をクリックし、設定を適用してください。オプション画面に戻ったら、「入力時に文法エラーをチェックする」を選択します。

この設定により、Wordは問題のある特定の文へ自動的に注意を向けてくれるようになります。執筆中に、受動的な構造の文やその他の文法上の問題を含む文もリアルタイムで指摘されます。

ステップ4:読みやすさの統計情報を表示する

この手順は必須ではありませんが、文章力の向上を目指すうえで役立ちます。読みやすさの統計情報を有効にしておくと、執筆完了後にレポートが自動生成されます。このレポートには、文中の受動文の数やその他の文法上の課題が詳しく記載されます。

読みやすさの統計情報を見直すことで、文章内のその他の誤りも特定できます。継続的に取り組めば作品の質は確実に向上し、完成時点で提出できる水準に近づくでしょう。

多くの文法チェッカーにも、確認用の読みやすさの統計情報が備わっています。文章の明快さ、伝わり方、そして読者を引き込めているかどうかを検討してみてください。

文法チェッカーを使って受動態を確認する

Wordの内蔵機能を使う代わりに、サードパーティ製の文法チェッカーを利用するという選択肢もあります。これらのプラットフォームは、文章の質を高めるための使いやすい文法ツールを搭載して開発されています。テキストをプログラムに入力すると、文章が分析され、編集の提案が表示されます。

Grammarlyなどの人気の文法チェッカーの多くは、文中の受動態を検出します。自動提案された修正を採用してもよいですし、プラットフォーム上で自分で修正を加えることも可能です。文章を十分に見直したら、テキストをコピーしてWordに貼り付け直しましょう。

もうひとつの選択肢として、ワープロソフトと連携できるプログラムを探す方法もあります。たとえばGrammarlyにはベータ版の機能があり、ワープロ上で直接文章の文法チェックを行えます。プラットフォーム間でコピー&ペーストする必要がないため、ライターは多くの時間を節約できます。

まとめ

Wordは、ユーザーフレンドリーな機能によって高い評価を得ているソフトウェアです。受動態をアプリ内でチェックできるため、文章の土台となる段階で品質を磨くことができます。