Googleスプレッドシートで重複データを見つける方法|条件付き書式を活用した行・セルの重複検出

Googleスプレッドシートは、Googleが提供する最も強力な製品の一つであり、ウェブ上での表計算やデータ管理における定番ソリューションです。しかし、初期状態のままでは弱点も存在します。本記事では、その一つについて詳しく取り上げます。

幸い、スプレッドシートはカスタム関数や数式をサポートしており、これらの弱点を補うことが可能です。数式を使いこなせたり、少しスクリプトを書いたりできるユーザーであれば、スプレッドシートは思いのままに強力なツールへと進化します。

スプレッドシートが標準でサポートしていない機能の一つが、セルや行における重複データの検出です。「データ」メニューの「重複の削除」オプションを使えば、重複エントリをすばやく削除することはできますが、重複だけを抽出・特定する方法は用意されていません。しかし、これを実現する方法はちゃんと存在します。

本記事では、条件付き書式を活用してGoogleスプレッドシートで重複を見つける方法を解説します。

Googleスプレッドシートの条件付き書式とは?

条件付き書式は、多くの表計算ソフトに搭載されている機能で、特定の条件に基づいてセルに文字装飾などの視覚的な書式を自動的に適用できるものです。

たとえば、毎月の家計簿をスプレッドシートで管理していて、支出が500ドルの上限を超えたかどうかをひと目で把握したいとします。月の合計を集計している列に条件付き書式ルールを設定し、500ドルを超える値の行を太字にすれば、どこで超過したのかが瞬時にわかります。

Googleスプレッドシートの条件付き書式では、豊富なプリセットルールに基づいて書式を適用できるほか、カスタム数式を入力することも可能です。利用できる書式スタイルには、太字、斜体、下線、取り消し線、文字色、セルの背景色などがあります。

さらに、単一の色ではなくカラースケールを使用することもでき、最小値と最大値、それぞれの色を定義すれば、自動的に色のグラデーションが適用されます。

条件付き書式で重複行を見つける手順

大量のデータを扱うスプレッドシートでは、重複エントリが問題となり、作業の流れを妨げることがあります。ユーザーによっては、標準機能のようにデータを単純に削除するのではなく、そのデータを分析・活用したいと考えることもあるでしょう。

カスタム数式と条件付き書式を組み合わせれば、それが実現できます。まず、重複を検索したい列全体を、上部の列ラベルをクリックして選択します。

選択したら、右クリックして「条件付き書式」を選択します。ウィンドウの右側にパネルが表示され、条件付き書式ルールを設定できるようになります。選択した列の範囲は「適用範囲」フィールドに自動的に入力されるため、ここは変更不要です。

次に、「書式ルール」の下にあるプルダウンメニューをクリックし、条件を「カスタム数式」に変更します。すると、プルダウンメニューの下にテキストフィールドが表示されるので、次の数式を入力します。

=countif(A:A,A1)>1

ただし、この数式に含まれる「A」はすべて、重複を検索する対象の列文字に置き換える必要があります。対象の列文字は「適用範囲」フィールドに表示されているので、それを参考にしてください。

最後のステップは、複数回出現するデータを含む行のすべてのセルに適用する書式を設定することです。大量のデータを扱う場合は、塗りつぶし色を設定するのがおすすめです。黄色、ホットピンク、ライムグリーンなど、鮮やかで目立つ色を使えば、スクロールしながらでも重複をひと目で発見できます。

これで、他の行にも同じデータが存在する行がすべて、選択した方法でハイライト表示されます。重複行を削除すると、残った1行の条件付き書式は自動的に解除される点も便利です。

「Googleには2クリックで重複を削除できる機能があるのに、なぜわざわざこんな手間をかけるのか?」と思うかもしれません。実は、標準機能は柔軟性に欠け、不完全なのです。たとえば、どちらの重複を削除するかを選択することはできません。最初のデータを削除したいユーザーもいれば、最後のデータを削除したいユーザーもいますが、Googleにはそのオプションがなく、常に最初の1件を残して残りをすべて削除します。

このシンプルな条件付き書式ルールを使えば、シートを壊すリスクを避けながら、ユーザーが完全にコントロールして重複を管理できます。さらに、条件付き書式は完全に動的に機能するため、何らかの方法で重複をすべて削除したとしても、書式を解除する必要はありません。

なお、条件付き書式ルールを削除する必要が生じた場合も操作は簡単です。「表示形式」メニューから「条件付き書式」をクリックすると、先ほどと同じ右側のパネルが表示されます。作成したカスタム数式の行にカーソルを合わせ、表示されるゴミ箱アイコンをクリックすれば削除できます。

Googleスプレッドシートの標準の重複検出・削除機能では物足りなかったり、データを壊すリスクを避けたい場合でも、本記事で紹介したシンプルなカスタム数式を使えば、自分の手で確実に重複を管理できます。

この条件付き書式ルールの使い方について質問やコメントがある場合は、下記のコメント欄でお気軽にお知らせください。