Googleドキュメントでコメントを追加・解決する方法

近年、Googleドキュメントは、企業があらゆる種類のドキュメントで協働し、作業内容を共有するための最も人気のあるツールの一つとなりました。例えば、当サイトの記事を執筆しているライターたちも、日常的にGoogleドキュメントを活用しています。

コラボレーションにおいて重要な要素のひとつがコミュニケーションです。職場や学校など、リモート環境での作業では、ドキュメントにコメントを追加したり、不明点を明確にしたりできることで、共同作業者がコンテンツを受け取る際の理解度が大きく向上します。

幸い、Googleドキュメントにはこの機能が標準搭載されています。ドキュメントによってはコメントが極めて重要な役割を果たします。コメントがないと、共同作業者や読者が混乱し、確認のためにわざわざ問い合わせる羽目になることもあります。それはワークフローの妨げになってしまうでしょう。

さらに、Googleドキュメントのコメントは、解決すべきタスクとして運用することも可能です。まるでTo-Doリストのように、共同作業者はコメントを「解決済み」としてマークし、対応が完了したことを示せます。

この記事では、Googleドキュメントでコメントを追加する方法と、解決する方法について詳しく見ていきましょう。

Googleドキュメントでコメントを追加する方法

まず、既存のGoogleドキュメントを開くか、新しいドキュメントを作成します。新規ドキュメントの場合、コメント機能を利用するには、何らかのテキストを入力しておく必要があります。準備ができたら、コメントを付けたいテキストを選択してください。

テキストを選択すると、ドキュメントの右側にアイコンが表示されます。このアイコンは、プラス記号が入った吹き出しのような形をしています。

このアイコンをクリックすると、コメントを入力するためのフィールドが表示されます。

Enterキーを押すか、「コメント」ボタンをクリックすると、コメントが送信されます。

操作はこれだけで非常に簡単です。これにより、コメントを付けたテキストがハイライト表示されます。コメント自体はドキュメントの右側に表示されますが、ハイライトされたテキスト部分をクリックすると該当コメントがフォーカスされ、後述のオプションが表示されます。

Googleドキュメントでコメントを解決する方法

コメントを作成した後や、他のメンバーが付けたコメントを確認する際には、いくつかのアクションを選択できます。

ドキュメント右側に表示されているコメントを直接クリックするか、本文中のハイライト部分をクリックすることで、コメントを前面に表示できます。コメントが前面に表示されたら、「返信」または「解決」のオプションが利用可能です。また、適切な権限があれば、コメントの編集や削除も行えます。

コメントの追加時に誤りに気づいた場合は、編集または削除が可能です。なお、編集されたコメントに対しては、他のユーザーに「編集済み」である旨が表示されることはありません。一方、コメントを削除すると、その下に続くすべての返信を含むスレッド全体が削除される点に注意してください。

「解決」ボタンも実質的にはコメントを削除しますが、重要な違いがあります。削除されたコメントはGoogleドキュメントのコメント履歴に記録されませんが、解決済みのコメントは履歴に残ります。さらに、解決済みのコメントは後からドキュメントに復元することもできます。

ページ右上の、Googleアカウントのプロフィール画像付近に、横線が3本入った吹き出し型のアイコンがあります。このアイコンをクリックすると、ドキュメントのコメント履歴が開きます。

このエリアでは、コメントとその解決状況がすべて記録されます。上のスクリーンショットのとおり、解決時刻にはタイムスタンプが付与されるため、共同作業者にとって非常に有用な情報となります。

また、コメントを「解決済み」にしておけば、他の共同作業者が「まだ対応が必要だ」「実際には解決されていない」と判断した場合に、議論を再開することも可能です。逆に、単にコメントを削除してしまうと、こうした柔軟な対応ができなくなり、コメント履歴にも一切記録が残りません。

このように、Googleドキュメントでのコメント機能はシンプルでありながら非常に強力です。コメントを使えば、ドキュメント内に小さなディスカッションスペースを作成でき、プロジェクトの完了が今日になるか明日になるかといった大きな差を生むこともあります。

もしGoogleドキュメントを使用していない場合でもご安心ください。Microsoft Wordでも同様にコメント機能がサポートされています。Microsoft Wordドキュメントでの共同作業方法について解説した記事もぜひ参考にしてください。