Windows 10のMicrosoft To Doで生産性を維持する5つの方法

生産性は、仕事、学業、そしてプライベートの生活において非常に重要です。そんな中、あらゆるタスクを管理できるアプリが1つあります。Windows 10、iOS、Android、Webで利用できるMicrosoft To Do(現在は「To Do」とも呼ばれています)を活用すれば、やるべきことをリスト化して管理し、より多くのタスクを効率的にこなせるようになります。今回は、Windows版To Doで生産性を維持するための5つの方法をご紹介します。

1. To Doをピン留めして素早くアクセス

最初にご紹介するのは、とてもシンプルなテクニックです。必要なときにアプリを探さなければならないほどストレスがたまるものはありません。Windows 10のスタートメニューでアプリを探したり、検索し直したりしていると、貴重な時間を無駄にしてしまいます。

そこでおすすめなのが、To Doのピン留めです。ピン留めの方法は2つあります。まず、アプリを開いた状態で右クリックし、「タスクバーにピン留めする」を選択すれば、タスクバーからお気に入りのリストにすぐアクセスできます。さらに、スタートメニューへのピン留めもおすすめです。スタートメニューのアプリ一覧からTo Doを見つけて右クリックし、「スタートにピン留めする」を選びましょう。スタートメニューにピン留めすると、アプリを開かなくてもライブタイルでタスクをひと目で確認できるようになります。

2. バッジ通知を活用する

次にご紹介するのは、アプリのバッジ通知です。ライブタイルと少し似ていますが、こちらもタスクをひと目で確認できる便利な機能です。有効にすると、To Doを開かなくても未完了のタスク数を把握できます。タスクが積み重なり、そろそろ手をつけるべきタイミングを視覚的に教えてくれるので、重要なタスクの見逃しを防げます。未完了または期限切れのタスクの数に応じて、タスクバーのアプリアイコンに「(#)」が表示されます。

この機能をオンにするには、画面左上のプロフィールアイコンをタップし、「設定」をクリックします。「アプリバッジ」のセクションが表示されたら、2つのオプションから選択しましょう。「今日が期限・期限超過」を選ぶと、今日が期限のタスクと期限を過ぎたタスクの合計数が表示されます。「自分の日に追加・未完了」を選ぶと、「自分の日」リストに追加した未完了タスクの数が表示されます。

3. リマインダーと期限日を設定する

タスクを追加したのに、うっかり忘れてしまうことはありませんか?ライブタイルやアプリバッジをオンにしていても、タスクが頭から抜け落ちてしまうことがあります。これを防ぐために、タスクのリマインダーと期限日の設定をオンにしておくことをおすすめします。

通常、リマインダーはデフォルトでオンになっていますが、確実にするには、先ほどの手順で「設定」を開き、「通知」セクションまでスクロールして、リマインダーのトグルスイッチがオンになっているか確認しましょう。

期限日は、タスクの追加時に設定できます。新しいタスク入力ボックスの横にあるカレンダーアイコンをクリックし、リストから「日付を選択」をクリックして、具体的な日付を指定してください。

4. タスクに詳細情報を追加する

タスクを作成することはできても、詳細までは…という方も多いのではないでしょうか?タスクに詳細を追加すればするほど、内容を忘れにくくなり、実際に取り組む際にもスムーズに作業を進められます。何をするつもりだったのか、いつでも立ち返って確認できるのも大きなメリットです。To Doでは、タグの追加、メモの記入、ファイルの添付といった方法で、タスクに詳細情報を加えられます。

タグを追加するには、タスクを入力する際にタスク名の横にタグを書き込むだけです。すると、タグが青いリンクとして「自分の日」リストに表示されます。例えば、#Techタグのほかに、#Personalや#Schoolなどのタグを組み合わせることも可能です。リスト内のタグをクリックするとフィルターが適用され、そのタグが付いたすべてのタスクが表示されるので、リストの整理や重要なタスクの絞り込みに役立ちます。

メモを追加するには、タスクをクリックして画面右側を確認します。「メモの追加」欄があるので、そこにタスクに関する重要な情報(概要、住所など)を自由に入力できます。

さらに、ファイルを添付する場合は、タスクをクリックして画面右側のメニューから「ファイルの追加」を選択します。添付したファイルはクラウド経由でタスクと同期されるため、今タスクを表示しているデバイスとは別のデバイスからでも同じファイルを確認できるのが魅力です。

5. タスクをチームメイトに割り当てる

生産性を維持するなら、誰かと一緒に取り組むのが一番です。タスクは2人で進めた方が1人で進めるよりも効率的で、忘れてしまうリスクも減らせます。職場または学校のアカウントを使用していれば、To Doで「@」の後に相手の名前を入力するだけでタスクを割り当てられます。割り当てられた相手も、あなたと同じようにタスクを管理し、進捗を把握できるようになります。

Microsoft 365で生産性をさらに高めよう

Microsoft 365のTo Doは、生産性を維持するための手段の1つにすぎません。前述のとおり、Microsoft 365スイートには他にも役立つアプリが多数あります。例えば、ListsやMicrosoft TeamsのTasksなどが挙げられます。詳しくはMicrosoft 365ハブをご覧ください。また、あなたの仕事や学校での生産性アップのコツがあれば、ぜひコメント欄で教えてください。