トップ 5 のベスト プラクティスを使用して、Microsoft Teams ミーティングのエキスパートになりましょう

これまで以上に、Microsoft Teams での会議により多くの時間を費やしている可能性があります。ただし、Teams で過ごす時間が長くなればなるほど、利用可能なすべての機能を最大限に活用して、シームレスなエクスペリエンスを実現することが重要になります。これらの機能の一部と、Microsoft Teams での会議のエキスパートになるために活用するためのベスト プラクティスをいくつか紹介します。

練習 1:背景をぼかすか、背景画像を使用する

リストの最初のベスト プラクティスは、現在の状況で最も明白で最も人気のあるものです。つまり、Teams で背景をぼかしたり、背景画像を使用したりする機能を使用します。

このベスト プラクティスを使用すると、ほぼどこでも会議を開催でき、周囲でバックグラウンドで発生することを隠すことができます。実際、この機能のおかげで、Teams はあなたの顔だけを強調し、それ以外はすべて隠します。人工知能を使用しており、人間とのみ機能することに注意してください。そのため、毛むくじゃらの友達が背景にいる場合は、少し注意が必要かもしれません.

背景をぼかしたり、Teams で背景画像を使用したりする方法はいくつかあります。これは、会議の前または会議中に行うことができます。

ミーティングの前に、参加画面で、[PC マイクとスピーカー] の左側にある四角いボックスをクリックします。 あなたのビデオフィードの下に。そこから、背景設定のオプションが表示されます . ぼかしという最初のものを選択できます .または、別の背景が必要な場合は、リストから選択できます。フィードが目的の背景に変わります。完了したら、背景設定を閉じることができます X のあるウィンドウ。

会議中に背景をぼかすには、会議ウィンドウの上部にある 3 つのピリオド ( . . . ) をクリックします。次に、[背景効果の適用] をクリックします。 次に、リストから 1 つを選択して、[適用] をクリックします。

実践 2:ヘッドセットを使用してより快適に利用する

次は、同僚が最終的に評価する可能性のある習慣です。それは、ヘッドセットを使用することです。このプラクティスにより、Teams でより質の高い通話ができるようになります。同僚があなたの声を聞いていないことや、あなたが彼らの声を聞いていないことを心配する必要はありません。 Teams で設定する方法は次のとおりです。

Teams でヘッドセットを使用するには、Bluetooth またはヘッドフォン ジャックを介してデバイスにプラグインまたは接続されていることを確認してください。接続したら、Teams がヘッドセットに対して適切に構成されていることを確認する必要があります。繰り返しますが、これを行うには 2 つの方法があります。ミーティングの前に参加画面で行うか、ミーティング中にメニューから行います。

ミーティングの前に、PC マイクとスピーカーをクリックして設定を構成できます。 動画フィードの下にあるボタンをクリックします。これを行うと、デバイス設定が表示されます 現れる。 スピーカーのセクションを必ず確認してください と マイク .下矢印をクリックし、スピーカーとマイクの両方のリストからヘッドフォンを選択します。次に、X でウィンドウを閉じます。

ミーティング中に、画面の上部にある 3 つのピリオド (. . .) をクリックして、デバイス設定 を選択すると、ヘッドセットに変更できます。 .そこから、上記と同じ設定を選択できます。 終了したら、X でウィンドウを閉じます。

テスト コールの発信も使用できることに注意してください。 ここでも機能を使用して、会議に向かう前にすべてが機能することを確認してください。

演習 3:ミーティングのスケジュールを立てる

会議の最悪の点の 1 つは、最後の 1 分または 2 秒で 1 つに引き込まれてしまうことです。そのため、ベスト プラクティスとして、会議のスケジュールを設定し、微調整することをお勧めします。これは、スケジュール アシスタントで行うことができます Microsoft Teams で。使用方法は次のとおりです。

まず、カレンダーをクリックします Teams のサイドバーにあるアイコン。そこから スケジュール アシスタント をクリックします。 上部のタブ。そのタブから、同僚の空き状況に基づいて会議をスケジュールできます。場所、出席者などを追加できます。出席者を追加すると、同僚は利用可能、利用不可、または不明として表示されます。アシスタントは、同僚の Outlook 予定表から情報を取得して、これに入力します。スケジュール ビューが表示され、スケジュール済みの会議が紫色で表示されます。曜日と時間帯をスクロールして、誰にとっても適切な時間を見つけることもできます.

これに関連して、会議の議題を共有する機能があります。これにより、同僚と会議の全員が同じページにいることができます。ネット会議を作成すると、これが作成ボックスに表示されます。ここに議題を入れることができ、招待メールに表示されます。

演習 4:会議の議事録を取る

What happens if you're in the middle of an important meeting, but need a way to take some notes? You think you'd have to use Microsoft Word or another program, but did you know that Teams has its own meeting notes feature, too?

This is one of our other best practices for meetings in Teams.その理由は？ Notes get saved as part of the meeting itself, and can go anywhere with you, and will be saved for later or for sharing with your coworkers.

To use the feature, join the meeting as you normally would, and then click the (. . . ) more actions button, followed by Meeting Notes. You should then see a Meeting Notes window pop up. From there, you'll want to click Take notes . This will then give you full access to a formatting toolbar, with bold, italic, highlighting, and some of other things you are used to in Microsoft Word. You also can create a new section with the (+) button, too.

When the meeting is finished, you can access your notes from the chat. There should be an option that says Show notes in full screen . Click it to view the notes.

Practice 5:Record your meetings (with permission of course!)

Final on our list of best practices is recording a meeting in Teams. One of the worst things in meetings is when you have to constantly ask your coworkers to repeat things over and over because you weren't able to get it down or take some notes. Well, if you have the consent of all parties in the meetings, you can actually record a meeting live, as it happens, to ensure that you can have a copy of the meeting for reference later.

To record a meeting, you can click the three dots ( . . . ) at the top of the screen, followed by the Start Recording ボタン。 From there, you'll see a disclaimer that the meeting is being recorded. You can ignore it, this is just for your coworker's security. When the meeting is over, and you're ready to stop, you can then click the same menu and choose Stop Recording .

When the recording is finished, you'll get an email letting you know that it is available in Microsoft Stream. You can click that link in the email to access it, and even download a file, so you can view it offline.

Check out our other tips

While the focus of this article has been some of the best practices for Teams meetings, there's a lot more to know about Microsoft Teams. Over the past few months, we've been diving deeper into Teams. Topics include how to run multiple instances of Teams, how to use Bots, manage notifications, and a lot more. Check out our news hub here for more, and let us know if you have any Teams tricks and tips of your own by dropping us a comment below.