Microsoft Teams会議のエキスパートになろう!知っておきたいベストプラクティス5選

リモートワークが普及した今、Microsoft Teamsでの会議に費やす時間はますます増えています。だからこそ、Teamsに備わっているさまざまな機能を最大限に活用し、ストレスのない快適な会議体験を実現することが重要です。この記事では、Teams会議の生産性を高めるための便利な機能と、知っておきたいベストプラクティスを5つご紹介します。

プラクティス1:背景をぼかす、または背景画像を使う

最初にご紹介するのは、最もポピュラーで実践しやすいベストプラクティスです。それは、Teamsの「背景をぼかす」機能や背景画像の設定を活用することです。

この機能を使えば、自宅でもオフィスでも、周囲の環境を気にせずどこからでも会議に参加できます。AI(人工知能)が自動的にあなたの顔だけを認識して強調表示し、それ以外の背景は隠してくれるのです。ただし、このAIは人間の顔を認識する仕組みのため、ペットが画面に写り込むとうまく機能しない場合がある点には注意しましょう。

背景のぼかしや背景画像の設定は、会議前と会議中のどちらでも行えます。

会議前に設定する場合は、参加画面でビデオフィードの下にある「PC マイクとスピーカー」の左側にある四角いアイコンをクリックします。すると「背景の設定」という項目が表示されるので、「ぼかし」を選ぶか、一覧から好きな背景画像を選択してください。プレビューが切り替わったら、Xボタンでウィンドウを閉じれば完了です。

会議中に変更する場合は、会議ウィンドウ上部の「...」(その他のオプション)をクリックし、「背景の効果を適用」を選択します。一覧から希望の背景を選んで「適用」をクリックすればOKです。

プラクティス2:ヘッドセットを使って通話品質を向上させる

次におすすめしたいのが、同僚にも喜ばれるヘッドセットの活用です。ヘッドセットを使うことで、Teamsでの通話音質が格段に向上し、「声が聞こえない」「相手の声が聞き取れない」といったトラブルを防げます。ここでは、Teamsでヘッドセットを設定する方法を解説します。

まず、ヘッドセットをBluetoothまたは有線(ヘッドホンジャック)でデバイスに接続します。接続できたら、Teams側で正しく認識されているかを確認しましょう。設定は会議前の参加画面、または会議中のメニューから行えます。

会議前に設定するには、ビデオフィード下の「PC マイクとスピーカー」ボタンをクリックします。「デバイスの設定」が表示されたら、「スピーカー」と「マイク」の項目を確認し、それぞれの下矢印をクリックして使用するヘッドセットを選択してください。設定が完了したら、Xボタンでウィンドウを閉じます。

会議中に変更する場合は、画面上部の「...」をクリックして「デバイスの設定」を選びます。あとは上記と同じ手順でスピーカーとマイクを設定し、完了したらウィンドウを閉じてください。

なお、会議に参加する前に「テスト通話を行う」機能を使えば、機器が正常に動作するか事前に確認できるので安心です。

プラクティス3:会議をしっかりスケジュールする

会議で一番ストレスになるのは、直前になって突然招集されることではないでしょうか。そこでおすすめしたいのが、Microsoft Teamsの「スケジュール アシスタント」を活用した会議の計画的な設定です。使い方を見ていきましょう。

まず、Teamsのサイドバーにある「カレンダー」アイコンをクリックし、上部のタブから「スケジュール アシスタント」を選択します。ここでは、同僚の空き状況をもとに会議を設定でき、場所や出席者の追加なども自由に行えます。出席者を追加すると、各メンバーの状況が「空きあり」「空きなし」「不明」として表示されます。この情報は同僚のOutlookカレンダーから自動的に取得されたもので、すでに予定が入っている時間帯は紫色で表示されます。日付や時間帯をスクロールしながら、全員にとって都合の良い時間を見つけましょう。

また、合わせて活用したいのが会議の議題(アジェンダ)の共有機能です。事前に議題を共有しておけば、参加者全員が同じ認識を持って会議に臨めます。新しい会議を作成する際の入力欄に議題を記入すると、その内容は招待メールにも反映されます。

プラクティス4:会議ノートを活用する

重要な会議の最中にメモを取りたいと思ったことはありませんか?Wordなどの別アプリを開かなくても、実はTeamsには「会議ノート」機能が標準搭載されています。

これがベストプラクティスの一つである理由は、ノートが会議そのものの一部として保存され、後からいつでも参照したり、同僚と共有したりできるからです。

使い方は簡単です。通常どおり会議に参加したら、「...」(その他の操作)ボタンをクリックし、「会議ノート」を選択します。「会議ノート」ウィンドウが表示されたら「ノートを取る」をクリックしましょう。Wordでおなじみの書式ツールバー(太字、斜体、蛍光ペンなど)が使えるほか、「+」ボタンで新しいセクションを作成することもできます。

会議が終わったら、チャットからノートにアクセスできます。「ノートを全画面で表示」というオプションをクリックすれば、内容を確認できます。

プラクティス5:会議を録画する(許可を忘れずに)

最後にご紹介するのは、Teamsでの会議録画です。メモを取り損ねて「もう一度言ってもらえますか?」と何度も聞き返すのは、会議あるあるの悩みですよね。実は、会議の参加者全員の同意があれば、会議をリアルタイムで録画し、後から見返すための記録として残すことができます。

録画を開始するには、画面上部の「...」をクリックし、「録画を開始」ボタンを選択します。すると「会議が録画されています」という通知が表示されますが、これは参加者のセキュリティを守るためのものなので、そのまま続行して問題ありません。会議が終わり録画を停止する際は、同じメニューから「録画を停止」を選びましょう。

録画が完了すると、Microsoft Streamで視聴可能になったことを知らせるメールが届きます。メール内のリンクからアクセスできるほか、ファイルをダウンロードしてオフラインで視聴することも可能です。

その他のTeams活用術もチェック

今回はTeams会議のベストプラクティスをご紹介しましたが、Microsoft Teamsにはまだまだ便利な機能がたくさんあります。当サイトではこれまで、複数インスタンスの起動方法、ボットの活用方法、通知の管理方法など、Teamsに関するさまざまなトピックを深掘りしてきました。詳しくはニュースハブをご覧ください。また、あなた自身のTeamsの裏ワザやコツがあれば、ぜひコメント欄で教えてください。