Microsoft To-Doで共有リストを作成・活用する方法をわかりやすく解説

Microsoft To-Doの共有リストとは

Microsoft To-Doには「共有リスト」機能が搭載されており、複数のユーザーが同じタスクリストを共同で管理できます。共有にはシンプルなリンクが使われるため、設定手順も非常に簡単です。

既存のリストを共有リストに変換する

すでに作成済みのTo-Doリストは、いつでも共有リストに変更できます。まず、共有したいリストを選択し、リストヘッダーの右下にある人型アイコンをクリックしましょう。画面に「リストの共有」というポップアップが表示されます。

招待リンクを作成してメンバーを招待する

ポップアップ内の青い「招待リンクを作成」ボタンをクリックすると、そのリスト専用のリンクが自動的に生成されます。あとはこのリンクを、共有したい相手に送信するだけです。

リンクにアクセスできる人なら誰でも、リスト内の項目を閲覧・編集できるようになります。なお、利用状況の追跡やユーザー名の表示を行うため、招待された側はMicrosoftアカウントでTo-Doにサインインする必要がある点に注意してください。

メンバーが参加した後にできること

誰かがリストに参加すると、「リストの共有」ポップアップにその人の名前が表示されます。参加者はタスクの追加・編集・閲覧が自由に行えるため、To-Do上でチームでの共同作業がスムーズに進められます。

さらに、To-Doではリストに参加しているユーザーへのタスク割り当てにも対応しています。これにより、どの項目を誰が担当しているのかを一目で把握でき、進捗管理もしやすくなります。

リストの共有を停止する方法

共有をやめたい場合は、再び「リストの共有」ポップアップを開き、画面下部にある「その他のオプション」ボタンをクリックします。ここでは招待リンクの確認や無効化が可能で、新しいメンバーの参加を防ぐことができます。

ページの最下部には「共有を停止」ボタンがあります。これをクリックすると、すべての外部ユーザーのアクセス権が取り消され、リストは自分のアカウントのみで利用できる通常のTo-Doリストへと戻ります。