Microsoft Lists の高度なリスト エディターの使用方法

Microsoft Lists は、スプレッドシート、データベース、および Web アプリを組み合わせた新しいデータ ストレージおよび組織システムです。 Lists は、実際には、既存の SharePoint Lists インフラストラクチャの上にある新しいインターフェイスです。リスト自体の中で新しいリストを作成する方法を以前に示しました。ここでは、SharePoint インターフェイスを使用してリストの構成について詳しく説明します。

Lists は、自分自身を可能な限りアクセシブルにするという良い仕事をしています。 SharePoint バックエンドは、探しに行ったときにのみ明らかになります。リストを表示しているときに、右上の [設定] アイコンをクリックしてから [リストの設定] をクリックして、SharePoint の構成オプションを開きます。

SharePoint リスト設定画面は、リスト アプリ内で得られるものよりもはるかに密集しています。リストのフィールド、検証、権限、およびメタデータをカスタマイズするための広範な管理オプションがあります。

一般設定

上から順に、「一般設定」には、リスト自体またはリスト内のすべてのデータに適用されるグローバル コントロールが含まれています。ここですべてのオプションを取り上げるつもりはありません。それらの多くは、リスト アプリではなく、SharePoint リスト UI 内でのみ使用されるためです。

いくつかの注目すべき設定は、「詳細設定」にあります。 「アイテム レベルのアクセス許可」を使用すると、すべてのアイテムまたは自分で作成したアイテムのみなど、ユーザーが共有リストで表示できるものを制御できます。

「添付ファイル」オプションを使用して、デフォルトでオンになっている、リスト内の新しいアイテムに添付ファイルを追加する機能を無効にすることができます。画面のさらに下には、リスト アイテムを検索結果に表示できるかどうか、およびユーザーのデバイスにダウンロードできるかどうかを制御する設定があります。

列

メインのリスト設定画面に戻ると、「列」セクションはさらに注目に値します。列名をクリックすると、そのプロパティを編集できます。ここで使用できるオプションは、列のデータ型によって異なります。表示される例には、(テキスト フィールドの) 最大文字長を設定する機能、新しい項目のデフォルト値を設定する機能、フィールドが必須入力かどうかを切り替える機能が含まれます。

複数選択コンポーネントなどのインタラクティブなデータ型には、より多くの設定があります。これらには、使用する入力の種類を変更する機能が含まれている場合があり、ラジオ ボタンまたはドロップダウン メニューを選択できます。すべてではありませんが、これらのオプションのほとんどは、メインのリスト アプリ内で列を編集するときに使用できます。 SharePoint 設定画面を使用すると、可能なすべての設定が表示され、データの保存方法と表示方法を最大限に制御できます。

リスト設定ページの「列の作成」リンクを使用して、新しい列を作成できます。列名を選択し、データ型を選択して、そのデータ型の設定フィールドに入力する必要があります。 [デフォルト ビューに追加] チェックボックスを選択したままにして、フィールドがデフォルトでリスト インターフェースに表示されるようにする必要があります。

ビュー

ビューに関しては、設定ページの下部にある「ビュー」セクションでこれらを管理できます。新しいビューを作成したり、既存のビューを編集したりできます。 「ビュー」は、リスト UI に表示するフィールドを定義します。デフォルトでは、単一の「すべてのアイテム」ビューから始めます。ビューを追加すると、右上にある現在のビューの名前をクリックして、リストでそれらにアクセスできます。

[表示設定] 画面では、表示するフィールドとそれらを表示する順序を選択できます。また、データ行の並べ替え順序を設定し、既定のフィルターを構成することもできます。列選択セクションには、通常は非表示になっている、デフォルトではオフのフィールドがいくつか表示されます。オンにすると、アイテムの作成者の名前 (「作成者」) やその変更時間 (「変更済み」) などのデフォルトのメタデータがリスト ビューに追加されます。

ビュー設定画面のさらに下には、列の下部に合計を表示するかどうか、データをグループ化するかどうか、1 つの画面に表示するデータ項目の数を構成できるセクションがあります。最後のセクション「モバイル」では、このビューをモバイル デバイスで利用できるようにするかどうかを選択できます。デスクトップとモバイルの既定のリストは互いに独立して設定できるため、小型デバイス用にカスタマイズされたビューを提供できます。

SharePoint 設定画面は、リスト自体よりもはるかにアクセスしにくいです。ただし、最も一般的に使用される機能はリスト独自の構成パネル内でサポートされているため、頻繁に使用する必要はないかもしれません。

リストの強みは、その汎用性にあります。基本的なリストをすぐに使い始めて、徐々に高度な機能を追加していくことができます。最終的に、リスト UI で公開されていない SharePoint オプションが必要になる場合があります。その時が来たら、[リスト設定] をクリックし、リスト ファサードを突破して、代わりに SharePoint の機能 (および複雑さ) を利用し始めます。