Microsoft Listsの高度なリスト設定ガイド ― SharePoint画面でリストを自在にカスタマイズする方法

Microsoft Listsは、スプレッドシート・データベース・Webアプリの特性を兼ね備えた、新しいデータ管理・整理プラットフォームです。その実体は、既存のSharePointリスト基盤の上に構築された新しいインターフェースとなっています。本記事では、これまでにご紹介した「Listsアプリでのリスト作成」に続き、SharePoint側のインターフェースを使ってリストを詳細に設定する方法を解説します。

Listsは、誰でも直感的に使えるよう設計されており、SharePointのバックエンドは意図的に探さない限り表には現れません。リストを表示中に、画面右上の歯車アイコン(設定)をクリックし、「リストの設定」を選択すると、SharePointの設定画面が開きます。

SharePointの「リストの設定」画面は、Listsアプリ内の画面よりもはるかに多くの項目が詰め込まれています。列(フィールド)のカスタマイズ、入力値の検証、アクセス権限、メタデータ管理など、リストを細かく制御するための豊富なオプションが用意されています。

全般設定

まず画面上部にある「全般設定」には、リスト全体、またはリスト内のすべてのデータに適用されるグローバルな設定がまとめられています。ここではすべてのオプションを網羅しませんが、多くの項目はListsアプリではなく、SharePointのUIでのみ使用されるものです。

特に注目したいのが「詳細設定」内の項目です。「アイテムレベルの権限」では、共有リスト上でユーザーが閲覧できる範囲を制御できます。たとえば「すべてのアイテム」を表示するか、「自分が作成したアイテムのみ」に限定するかなどを設定可能です。

また「添付ファイル」のオプションでは、リストの新規アイテムへの添付ファイル追加機能(デフォルトで有効)を無効化できます。さらに下へスクロールすると、リストアイテムを検索結果に表示するかどうか、ユーザーのデバイスへのダウンロードを許可するかどうかといった設定も見つかります。

列

リスト設定のメイン画面に戻ると、「列」セクションも確認しておく価値があります。列名をクリックすると、そのプロパティを編集できます。表示されるオプションは列のデータ型によって異なり、たとえばテキストフィールドなら最大文字数の設定、新規アイテムの既定値の指定、必須入力にするかどうかの切り替えなどが可能です。

複数選択コンポーネントのような対話型のデータ型では、さらに多くの設定を利用できます。そのひとつが入力形式の変更で、ラジオボタンとドロップダウンメニューを選び分けることができます。これらのオプションの多く(ただしすべてではありません)は、Listsアプリ本体で列を編集する際にも利用可能です。SharePointの設定画面を使えば、利用可能なすべての設定にアクセスでき、データの保存方法や表示方法を最大限にコントロールできます。

新しい列を作成するには、リスト設定ページの「列の作成」リンクを使用します。列名を決め、データ型を選択し、そのデータ型に応じた設定項目を入力しましょう。「既定のビューに追加する」チェックボックスはオンのままにしておくと、Listsインターフェースの既定の表示にそのフィールドが自動的に反映されます。

ビュー

続いてビューについてです。設定ページ下部の「ビュー」セクションで、新しいビューの作成や既存ビューの編集が行えます。「ビュー」とは、ListsのUIにどのフィールドを表示するかを定義したものです。初期状態では「すべてのアイテム」という単一のビューのみが存在します。追加のビューを作成すると、Listsの画面右上で現在のビュー名をクリックすることで簡単に切り替えられます。

ビューの設定画面では、表示するフィールドとその表示順序を選択できます。行データの並べ替え順序の設定や、既定のフィルターの構成も可能です。列選択セクションには、通常は非表示になっているいくつかのフィールドが並んでいます。これらを有効にすると、作成者名(「作成者」)や最終更新日時(「更新日時」)といった標準のメタデータをリストビューに追加できます。

ビュー設定画面をさらに下へ進むと、列の下部に合計値を表示するかどうか、データをグループ化するかどうか、1画面に表示するデータ件数などを構成するセクションがあります。最後の「モバイル」セクションでは、このビューをモバイルデバイスで利用可能にするかどうかを選択できます。デスクトップ用とモバイル用の既定ビューはそれぞれ独立して設定できるため、小さな画面向けに最適化したビューを提供することも可能です。

SharePointの設定画面は、Lists本体に比べると格段に扱いづらくなっています。とはいえ、頻繁に利用する必要はないでしょう。よく使われる機能のほとんどは、Lists独自の設定パネルから操作できるためです。

Listsの真価はその柔軟性にあります。まずシンプルなリストですぐに始められ、必要に応じて高度な機能を段階的に追加していけます。やがて、ListsのUIには公開されていないSharePointのオプションが必要になる瞬間が訪れるかもしれません。そのときは「リストの設定」をクリックし、Listsの外観の裏側にあるSharePointの機能――そしてその複雑さ――を思いきり活用してみましょう。