Googleドキュメントの変更履歴を確認して元に戻す方法

クラウド上でドキュメントを作成・編集する最大のメリットの一つは、リアルタイムでの共有が可能なことです。以前は編集内容をやり取りしながら一貫性のあるドキュメントを維持する必要がありましたが、今では全員が同じドキュメントにアクセスし、同時に編集することさえできます。しかし非常に便利である一方、複数人が同じドキュメントを編集することで問題が起きるのも自然なことです。ある日ドキュメントを開いてみたら、大量の編集が加えられていて、その中には納得できないものが含まれている——そんな経験はありませんか?

幸い、共同編集に対応した優れたソフトウェアには、誰がどのような変更を行ったのかを確認し、以前のバージョンに戻すための機能が備わっています。ここでは、Googleドキュメントでのその方法を詳しく解説します。

変更履歴の確認方法

ここでは、編集が加えられたドキュメントを例に説明します。ツタンカーメンに関する記事に画像を追加しようとしたところ、誤って画像の上にある、彼の幼少期や両親について書かれた段落を削除してしまったというケースです。

幸い、一度削除された段落でも復元することが可能です。まずメニューの「ファイル」をクリックし、「変更履歴を表示」を選択します。ショートカットキー「Ctrl + Alt + Shift + H」を使う方法もありますが、少し覚えにくいかもしれません。

すると変更履歴のパネルが表示されます。Googleドキュメントは、記事の作成過程におけるさまざまな状態を自動的に「記憶」しています。さらに、誰がどの編集を行ったのかも記録されているため、後から誰がドキュメントを編集したのかを遡って確認できます。

履歴をたどっていくと、このドキュメントがPaulによって編集されていたことがわかります。

各リビジョンをクリックすると、そのバージョンで行われた変更内容を確認できます。なお、変更内容を表示するには、変更履歴パネル下部にある「変更を表示」のチェックボックスにチェックを入れる必要があるので注意してください。

リビジョン内の変更箇所を見ると、編集されたテキストは、そのユーザーに割り当てられた色で表示されます。この場合、Paulのカラーは紫なので、彼によるすべての編集は紫色で表示されます。取り消し線が引かれた色付きテキストは「削除された部分」、取り消し線のない色付きテキストは「追加された部分」を意味します。

編集履歴を順に確認していくと、Paulが誤って段落を削除してしまった瞬間を見つけることができます。

いつ編集が行われたのかが判明したので、次はいよいよ復元です!

リビジョンを復元する方法

まず、段落が削除される直前のリビジョンを選択します。

次に、画面左上にある「このバージョンを復元」というボタンをクリックします。

表示されたポップアップで「復元」をクリックすれば完了です。

これでドキュメントは以前の状態に戻りました。ここで重要なポイントとして、このリビジョン以降に行われた編集も引き続き保存されていることに注目してください。古いリビジョンに戻しても、それ以降のリビジョンが自動的に消去されたり上書きされたりすることはありません。この仕組みを活用すれば、新しいリビジョンで追加されたコンテンツを復元後のバージョンに移し替えることで、削除された段落を取り戻しつつ、共同作業者の作業もそのまま保護できます。

Googleドキュメントの「提案」機能を活用する

今後このようなトラブルを未然に防ぎたい場合は、共同作業者に「提案モード」の使用をお願いしましょう。画面右上の「編集」と表示されたボックスをクリックし、「提案」に変更することで有効化できます。現時点では、このモードの使用を強制する設定は存在しないため、手動で切り替えてもらうよう依頼する必要があります。同時にファイルを編集している場合は、ドキュメント内のチャット機能を使って伝えるのも良いでしょう。

提案モードが有効な状態でドキュメントを編集すると、変更は実際の編集ではなく「提案」として表示されます。つまり、テキストを直接削除することはできず、削除しようとしてもGoogleドキュメントはそのテキストに削除のマークを付けるだけです。同様に、何かを追加した場合も、記事への追加候補として提案されます。それぞれの編集記録は画面右側に表示され、必要に応じて編集の意図を説明することも可能です。

提案された変更を実際のドキュメントに反映させるには、承認または却下の操作が必要です。これは、各変更箇所の右側に表示されるボックスで行います。

チェックマークをクリックすると編集が承認され、ドキュメント本体に反映されます。一方、×印をクリックすると、その変更は元の状態に戻されます。先ほどの例で言えば、もし共同作業者が提案モードを使って編集していれば、画像と段落の追加提案は承認し、自分の段落に対する削除提案は却下する——といった柔軟な対応ができました。はるかに簡単ですね!

まとめ

他の人と共同作業をする際、重要な部分が誤って削除されたり変更されたりするのは非常にストレスです。変更履歴機能を使えば、ドキュメントの理想的な状態を見つけ出して、そこまで簡単に戻すことができます。さらに、「提案」モードを有効にしておけば、それぞれの変更を一つずつ確認し、承認するか却下するかを自分の判断でコントロールできるのです。

あなたはGoogleドキュメントを使ってドキュメントの共同作業を日常的に行っていますか?ぜひコメント欄で教えてください!