Googleドキュメントをオフラインで簡単に設定して使用する方法

クラウドストレージの時代に入ると、それに伴う多くのメリットとデメリットがあります。世界中のどこにいてもファイルやドキュメントにアクセスできることは非常に優れた機能ですが、インターネットにアクセスできない場合はどうなりますか？突然、これらの便利に保存されたファイルはすべて手の届かないところにあります。その結果、一部のクラウドストレージ会社は、キャッシュされたバージョンのクラウドにオフラインでアクセスできる方法を開発しました。これには、Googleドキュメントをオフラインで使用できるようにクラウドサービスを設定したGoogleが含まれます。

これを行う方法に進む前に、注意する必要のあることがいくつかあります。まず、Chrome拡張機能をインストールしてオフライン機能を有効にするため、Chrome以外のブラウザではこれを実行できません。次に、ドキュメント、スプレッドシート、スライド、図面のすべてのドキュメントをオフラインで利用できますが、ドライブにアップロードしたファイルは利用できません。第3に、これらのオプションを設定するにはオンラインである必要があるため、Googleドキュメントをオフラインで使用する前にこれを行う必要があります。これらの制限が大きすぎる場合は、以下の「代替オプション」セクションをチェックして、利用可能な他の方法を確認できます。

オフラインでGoogleドキュメントにアクセスする

Googleドキュメントをオフラインで使用するには、ChromeでGoogleドライブの設定にアクセスする必要があります。これを行うには、Googleドライブに移動し、右上の歯車をクリックしてから、[設定]をクリックします。すでにGoogleにログインしている場合は、このリンクをクリックしてアクセスすることもできます。

新しいウィンドウが表示されます。このウィンドウで[オフライン]オプションを見つけて、チェックボックスをオンにします。ヘルプテキストを見ると、これは前述の拡張機能が追加されたときであることがわかります。

Chromeは、拡張機能のインストールをリクエストしていることを警告します。 [拡張子を追加]ボタンをクリックして、プロセスを完了します。

特定のファイルの同期

これで、オフラインにしてGoogleドキュメントを開こうとすると、代わりに特別なオフラインバージョンが読み込まれます。このバージョンでは、オフラインで使用するために同期されたファイルが使用されます。ほとんどのファイルが同期されていることに気付くでしょうが、一部のファイルは「ネットをすり抜けた」可能性があります。これは、オフラインアクセスをオンにしても、一部のファイルがまだ利用できないことを意味します。

オフラインで利用できるようにしたい特定のファイルがある場合は、それを強制的に同期させる方法があります。これと同じ方法がドキュメント、スプレッドシート、スライド、図面でも機能するため、同期するファイルの種類について心配する必要はありません。

1.オフラインでアクセスするファイルを見つけます。ファイル名の近くにある3つのドットをクリックしてから、[AvailableOnline]スイッチを[On]に切り替えます。スイッチが右にスライドして青色に変わり、オンになっていることを示します。

2.しばらくすると、線の上にチェックマークの小さなアイコンがファイルに表示されます。これは、オフラインのときに利用できることが保証されていることを意味します。オフラインでアクセスできることを確認するには、インターネットから切断し、Googleドキュメントをオフラインで使用して、ファイルを開こうとします。可能であれば、ファイルは同期されます。

代替オプション

Chromeを使用していない場合、Googleドライブファイルをオフラインで使用したい場合、またはオフラインアクセス専用の拡張機能をインストールするというアイデアが本当に気に入らない場合でも、心配する必要はありません。ファイルをオフラインにする方法はまだあります。

PC用Googleドライブオプション

このオプションでは、PC用のGoogleドライブをインストールする必要があります。デスクトップ用のDropboxのようなソフトウェアを使用したことがある場合、これは非常によく似ています。 PCに特別なGoogleドライブフォルダを設定し、Googleドライブからそのフォルダにファイルを同期します。つまり、そのフォルダ内のファイルを編集すると、そのファイルは自動的にGoogleドライブに同期され、その逆も同様です。ファイルはハードドライブにハードコピーとして保存されるため、オフラインになった場合でもファイルにアクセスできることを意味します。ハードドライブのGoogleドライブフォルダを開き、使用するファイルを開くだけです。

残念ながら、Googleドキュメント、スライド、スプレッドシート、図面で作成されたファイルはハードドライブに同期されますが、上記の手順に従って同期を設定しない限り、オフラインでは正しく開きません。これらのファイルタイプを使用する場合は、オフラインにする前にハードコピーとしてダウンロードすることをお勧めします。

ダウンロードオプション

Googleドキュメントファイルにオフラインでアクセスする場合は、ハードコピーをコンピュータにダウンロードできます。次に、通常のファイルと同じように、お気に入りのオフィススイートでそれらを開くことができます。これを行うには、Googleドライブ内の任意のファイルを右クリックし、[ダウンロード]をクリックします。これにより、物理コピーがMicrosoftOfficeをサポートするファイル形式でハードドライブにダウンロードされます。

Ctrlキーを押しながら複数のファイルをクリックしてダウンロードすることもできます。Googleはそれらを自動的に.zipファイルにバンドルします。

Microsoft Office以外の形式のファイルが必要な場合は、保存するファイルを開きます。 [ファイル]、[名前を付けてダウンロード]、[目的のファイル形式]の順にクリックします。

ドライブの保守

クラウドベースのストレージが普及し、便利になるにつれ、ファイルへの接続やアクセスがないことに気付くことがあります。上記のソリューションを使用すると、状況が発生した場合にGoogleドキュメントをオフラインで使用できるようになります。

クラウド内のファイルにアクセスできないときに邪魔されたことはありますか？クラウドを使用していますか、それともUSBドライブなどの従来のメディアが役に立ちますか？以下のコメントでお知らせください。