Googleドキュメントをオフラインで使う方法！設定手順と代替案を徹底解説

クラウドストレージが主流になった現在、多くのメリットとデメリットが存在します。世界中のどこからでもファイルやドキュメントにアクセスできるのは非常に便利な機能ですが、もしインターネットに接続できない環境に置かれたらどうでしょうか？せっかく便利に保存していたファイルが、突然すべて手の届かないものになってしまいます。

そこで一部のクラウドサービスでは、キャッシュされたデータを使ってオフラインでもファイルへアクセスできる仕組みが用意されています。Googleもそのひとつで、事前に設定を済ませておけば、Googleドキュメントをオフラインで利用することが可能です。

実際の手順に入る前に、いくつか注意点があります。

• オフライン機能の有効化にはChrome拡張機能のインストールが必要なため、Chrome以外のブラウザでは設定できません。
• ドキュメント・スプレッドシート・スライド・図形描画で作成したファイルはオフライン利用できますが、ドライブにアップロードしたファイルは対象外です。
• 設定にはインターネット接続が必要なため、オフラインで使う前に行っておく必要があります。

これらの制約が難しい場合は、記事後半の「代替オプション」も合わせてご確認ください。

Googleドキュメントをオフラインで利用する設定手順

まずはChromeでGoogleドライブの設定画面を開きましょう。Googleドライブにアクセスし、右上の歯車アイコンをクリックして「設定」を選択します。すでにGoogleアカウントにログインしていれば、設定ページのURLに直接アクセスしてもOKです。

設定ウィンドウが開いたら、「オフライン」の項目を見つけてチェックボックスにチェックを入れます。このとき、冒頭で触れた専用の拡張機能が追加されます。

Chromeから拡張機能のインストール許可を求める通知が表示されるので、「拡張機能を追加」ボタンをクリックして完了させましょう。

特定のファイルを確実にオフライン同期する方法

設定が完了すると、オフライン時にGoogleドキュメントを開こうとした際、専用のオフライン画面が表示され、同期済みのファイルを閲覧・編集できるようになります。とはいえ、ほとんどのファイルが自動で同期される一方、一部のファイルが「取りこぼし」となり、オフラインアクセスを有効にしていても開けないケースがあります。

重要なファイルを確実にオフラインで使えるようにしたい場合は、手動で同期を指定できます。この操作はドキュメント・スプレッドシート・スライド・図形描画のどのファイルでも共通なので、安心してください。

手順1：オフライン利用を個別にオンにする

オフラインでアクセスしたいファイルを見つけ、ファイル名の横にある3点リーダー（⋮）をクリックします。表示されたメニューから「オフラインで利用可能」のスイッチをオンにしてください。スイッチが右にスライドして青色になれば、有効化の完了です。

手順2：同期マークを確認する

しばらくすると、ファイルアイコンに線の上にチェックマークが重なった小さなマークが表示されます。これが、オフラインでも確実に利用できる状態を示すサインです。念のため確認したい場合は、一度インターネット接続を切断し、Googleドキュメントをオフラインで開いて該当ファイルが閲覧できれば成功です。

Chromeを使わない場合の代替オプション

「Chromeを使っていない」「オフラインのためだけに拡張機能を入れたくない」という方でも、ファイルにオフラインでアクセスする方法はまだあります。代表的な2つの方法を紹介します。

方法1：パソコン版Googleドライブアプリを使う

パソコン向けのGoogleドライブアプリをインストールする方法です。Dropboxなどのデスクトップ同期ソフトを使ったことがある方ならイメージしやすいでしょう。パソコン上に専用のGoogleドライブフォルダが作成され、クラウド上のファイルと自動的に双方向同期されます。フォルダ内で編集した内容はクラウドへ反映され、逆にクラウド側の変更もローカルへ反映されます。

ファイルがハードディスク上に実体として保存されるため、オフライン状態でもフォルダを開いて直接ファイルを利用できます。ただし、Googleドキュメント・スライド・スプレッドシート・図形描画で作成したファイルは、前述の手順で同期設定をしていないとオフラインでは正しく開けません。これらの形式を扱う場合は、オフラインになる前にあらかじめダウンロードしておくのがおすすめです。

方法2：ファイルをダウンロードして保存する

シンプルに、必要なファイルをパソコンへダウンロードしてしまう方法もあります。通常のファイルと同じように、お好みのオフィスソフトで開けるのが魅力です。Googleドライブ内のファイルを右クリックして「ダウンロード」を選択すると、Microsoft Office互換の形式でハードディスクに保存されます。

Ctrlキー（MacならCommandキー）を押しながら複数ファイルを選択してダウンロードすれば、Googleが自動的に.zipファイルとしてまとめてくれるのも便利なポイントです。

Office互換形式以外の形式で保存したい場合は、対象ファイルを開いた状態で「ファイル」→「ダウンロード」→ 希望の形式 の順に選択してください。

まとめ：オフライン環境への備えをしておこう

クラウドストレージは便利な反面、ネット接続できない場面でファイルにアクセスできなくなるリスクも抱えています。本記事で紹介した設定や代替手段を活用すれば、いざというときでもGoogleドキュメントをオフラインで問題なく利用できるでしょう。

クラウド上のファイルにアクセスできず困った経験はありますか？普段はクラウドを活用していますか、それともUSBメモリなどの従来型メディア派ですか？ぜひコメント欄で教えてください。