Microsoft Wordで変更履歴とコメントを追跡・管理する方法

オンラインでWord文書を共同編集する際、誰がどこをどのように変更したのか、変更履歴を把握したい場面は多いものです。なお、共同編集作業の基本ルールとして、後から保存された変更が優先される点にも注意しておきましょう。

Wordで変更履歴とコメントを記録する

この機能を利用するには、まず「変更履歴の記録」を有効にします。

画面上部のタブから「校閲」タブを選択し、「変更履歴」グループにある「変更履歴の記録」をクリックしてオンにしましょう。

変更履歴の記録が有効になると、それ以降に文書へ加えられたすべての編集内容がハイライト表示されます。

校閲タブの「変更履歴」グループには、表示形式を選択できるオプションがあり、初期設定では「簡易表示」が選ばれています。ドロップダウンメニューから好みの表示方法に切り替えられます。各モードの特徴は以下の通りです。

• 簡易表示： 変更箇所のある行に赤い縦線を表示
• マークなし： 変更箇所のインジケーターを非表示にする
• すべてのマーク： 色分けされた複数のインジケーターですべての変更を表示
• 元に戻した状態： 変更前の元の文書を表示

さらに「マークの表示」オプションを使えば、確認したい変更の種類（コメント、挿入、削除など）を絞り込んでチェックすることも可能です。

変更履歴の記録をロックする

文書の管理者として、編集プロセスの公平性を担保したいケースもあるでしょう。変更履歴を記録しつつ、他の共同編集者にこの機能を勝手にオフにされたくないというニーズに応えてくれるのが「変更履歴のロック」機能です。

「変更履歴の記録」ボタンの下向き矢印をクリックすると「変更履歴のロック」という項目が表示されます。ここでパスワードを設定すれば、他の共同編集者が変更履歴の記録を無効化することはできなくなります。

変更の承認または却下

文書に加えられた変更は、以下の手順で承認または却下できます。

校閲タブにある「前へ」「次へ」ボタンで、処理したい変更箇所まで移動します。

その後、「承諾」または「却下」をクリックすれば完了です。文書全体の変更を一括で処理したい場合は、「承諾」や「却下」アイコン横の下向き矢印をクリックし、「すべての変更を承諾」または「すべての変更を却下」を選択してください。

ユーザー名とイニシャルの変更

文書作成者のユーザー名とイニシャルは、画面右上隅に表示されます。共同編集では「誰がどの変更を行ったのか」を明確にするうえで特に重要な情報です。ユーザー名とイニシャルはOfficeのインストール時に登録されますが、以下の手順でいつでも変更できます。

「ファイル」メニューを開き、「オプション」をクリックします。

「全般」タブの「Microsoft Office の個人設定」セクションで、ユーザー名とイニシャルを編集できます。

コメントの表示と削除

MS Wordでは文書内にコメントを挿入できます。コメントは吹き出し（バルーン）形式で表示され、クリックすると内容を確認できます。

コメントを削除するには、校閲タブの「コメント」グループを開き、対象のコメントを選択した状態で「削除」をクリックします。選択中のコメントのみが削除されます。

本記事が皆さんの共同編集作業の効率化に役立てば幸いです！