GSuiteを使用せずにカスタムGoogleドキュメントテンプレートを作成する方法

作業の大部分でGoogleドキュメントを使用している場合、同じドキュメントレイアウトを何度も使用していることに気付くかもしれません。古いドキュメントから書式やスタイルをコピーする代わりに、その特定の種類のドキュメントのテンプレートを作成する方がはるかに簡単です。そうすれば、そのタイプの新しいドキュメントを作成するときに、Googleドキュメントテンプレートを読み込んで、日常的な作業をすでに完了させることができます。

かつて、Googleドキュメントには、テンプレートを作成してテンプレートギャラリーに送信できる機能がありました。これにより、新しいドキュメントに繰り返し使用するテンプレートを非常に簡単に設定できました。ただし、Googleはその後、通常のGoogleドキュメントからカスタムテンプレートを削除し、GSuiteサービスに移動しました。これを使用するには、定期的な支払いが必要です。通常のユーザーは、引き続きGoogleの作成済みテンプレートを使用できますが、独自のテンプレートをアップロードすることはできません。テンプレートを作成するためだけにお金を払いたくないユーザーのために、自分でテンプレートを手動で作成する方法を見てみましょう。

テンプレートの設定

これを実現するために、テンプレートとして機能するドキュメントを作成します。テンプレートを最初から作成する場合は、Googleドキュメントのメインページにある[新しいドキュメント]ボタンをクリックして、空白のドキュメントを作成します。

使用したいレイアウトを使用するドキュメントがすでにある場合は、代わりにそれを自由に使用してください。もちろん、将来のドキュメントで使用できるように、すべてのデータを削除することをお勧めします。作業内容が失われないように、ドキュメントを開いて[ファイル]、[コピーを作成...]の順にクリックすると、ドキュメントのコピーを作成できます。これにより、テンプレート用に自由に編集できる複製ファイルが作成されます。

次に、このドキュメントをテンプレートとして作成します。これを行うには、すべての基本的な書式設定が行われるようにドキュメントを設定しますが、フィールドにデータはありません。そうすれば、将来テンプレートを使用するときに、必要に応じてデータを入力するだけで済みます。たとえば、以下のスクリーンショットでは、個人情報が必要なドキュメントのテンプレートを作成しています。すべてのフィールドが存在するがデータがないように設定しているため、テンプレートを使用するたびにフィールドに入力できます。

作業が簡単になる場合は、プレースホルダーテキストを残して、何がどこに行くのかを思い出させてください。たとえば、レターテンプレートがある場合は、「」や「」などのテキストを挿入して、これらの部分に何を入力するかを思い出させることができます。プレースホルダーのテキストを回答のスタイルに合わせてフォーマットすることもできるため、gsuiteがなくても、毎回手動で変更する必要はありません。

テンプレートを好きなように設定したら、ドキュメントに覚えやすい名前を付けます。設定が完了したので、今後のドキュメントに使用するテンプレートができました。

テンプレートの検索

ただし、大きな問題があります。このドキュメントは、Googleドライブ内の他のすべてのドキュメントと実質的に同じです。大量のドキュメントを作成している場合、テンプレートはそれらの間で失われる可能性があります。テンプレートを使用するたびにGoogleドキュメントを検索しなければならないのはイライラするかもしれません。テンプレートが必要なときに見つけやすくするようにしましょう。

フォルダの作成

そのための1つの方法は、「テンプレート」というフォルダを作成し、その中にドキュメントを配置することです。まず、Googleドライブに移動します。次に、ファイルまたはフォルダで占められていないスペースを右クリックして、[新しいフォルダ]をクリックします。

このフォルダを「テンプレート」と呼び、「作成」をクリックします。

次に、テンプレートをフォルダーに移動します。これを行うには、ファイルをクリックしてフォルダにドラッグするか、ファイルを右クリックして[移動先]を選択し、テンプレートフォルダを選択します。

通常、フォルダはドキュメントの上にあるため、作成されるドキュメントの数に関係なく、常にテンプレートに明確にアクセスできます。

テンプレートにスターを付ける

または、後で見つけやすくするためにドキュメントにスターを付けることもできます。ドキュメントにスターを付けるには、Googleドライブでドキュメントを右クリックし、[スターを追加]をクリックします。

Googleドライブの左側にある[スター付き]カテゴリをクリックすると、スター付きのドキュメントのみが表示されます。これは、重要なファイルにすばやく簡単にアクセスするための優れた方法です。

テンプレートの使用

テンプレートを設定し、見つけやすい場所に配置したので、それを使用してドキュメントの作成を簡単にすることができます。使用するには、Googleドライブでファイルを右クリックし、[コピーを作成]をクリックします。 Googleドキュメントを使用している場合は、この記事の前半で行ったのと同じ方法でドキュメントのコピーを作成できます。

コピーに覚えやすい名前を付けます。

これにより、テンプレートの新しいコピーが作成され、必要に応じて入力できます。これで、以前に設定したフィールドに入力できると同時に、将来のドキュメント用に元のテンプレートをそのまま保持できます。

トリッキーなテンプレート

Googleがユーザーが作成したテンプレートをベースのGoogleドキュメントから削除したため、ユーザーは手動で独自のテンプレートを作成して使用する必要があります。これで、作成方法、見つけやすくする方法、ドキュメント作成を簡単にするために使用する方法がわかりました。

テンプレートはワークフローにとって重要ですか？以下にお知らせください。