G Suite不要！Googleドキュメントでカスタムテンプレートを自作・活用する方法

仕事のほとんどをGoogleドキュメントで行っていると、同じレイアウトの文書を何度も作成していることに気づくはずです。過去の文書から書式やスタイルをいちいちコピーして流用するよりも、その種類の文書専用のテンプレートをあらかじめ作っておくほうがずっと効率的です。テンプレートがあれば、新しい文書を作るときにそれを読み込むだけで、面倒な下準備はすでに完了した状態から作業を始められます。

実は、かつてGoogleドキュメントには、自作テンプレートをギャラリーに登録して繰り返し使える機能がありました。しかし現在、カスタムテンプレート機能は有料サービス「G Suite（現Google Workspace）」へ移行されており、無料ユーザーはGoogle公式の既製テンプレートを使えるものの、自分で作ったテンプレートを登録することはできません。テンプレートのためだけにお金を払いたくない方のために、本記事では手動でテンプレートを作成・管理する方法を詳しく解説します。

テンプレートとなる文書を作成する

まずは、テンプレートとして使うための文書を1つ用意します。ゼロから作る場合は、Googleドキュメントのホーム画面にある「空白のドキュメント」ボタンをクリックして新規文書を作成しましょう。

すでに使い回したいレイアウトの文書があるなら、それをそのまま活用しても構いません。その場合は、中身のデータをすべて削除して白紙状態にします。元の文書を残しておきたいときは、文書を開いて「ファイル」→「コピーを作成」を選択すれば複製できます。この複製を自由に編集してテンプレート化すれば、元データを失う心配もありません。

次に、この文書をテンプレートとして整えていきます。ポイントは、「基本的な書式や項目はすべて設定済みだが、データ部分は空」の状態にしておくことです。そうすれば、テンプレートを使うたびに必要な箇所へデータを入力するだけで済みます。例えば、個人情報を記入する書類のテンプレートを作る場合、すべての入力欄を用意しつつ中身は空欄にしておけば、使用時に記入するだけでよくなります。

わかりやすさ重視なら、プレースホルダー（仮置きの文字列）を入れておくのもおすすめです。例えばビジネスレターのテンプレートなら、「<氏名>」「<会社名>」のような目印となるテキストを挿入しておくと、どこに何を入れるべきか一目瞭然です。さらに、プレースホルダーのテキストにあらかじめ書式を適用しておけば、G Suiteがなくても、毎回手動で装飾をやり直す必要がなくなります。

テンプレートの形が固まったら、忘れないような名前を付けて保存しましょう。これで、今後の文書作成に使えるテンプレートの完成です。

テンプレートを見つけやすくする工夫

ただし、ここで1つ大きな問題があります。作成したテンプレートは、Googleドライブ上では他の文書と見分けがつきません。文書を大量に作っていると、テンプレートが埋もれてしまう可能性が高いのです。いちいち探し回るのは非効率なので、テンプレートをすぐ見つけられるように工夫しておきましょう。

専用フォルダを作る

ひとつめの方法は、「テンプレート」という名前のフォルダを作り、そこにテンプレート文書をまとめておくことです。まずGoogleドライブを開き、ファイルやフォルダがない余白部分を右クリックして「新規フォルダ」を選択します。

フォルダ名を「テンプレート」などにして「作成」をクリックします。

続いて、テンプレート文書をこのフォルダへ移動します。ドラッグ＆ドロップで移動してもいいですし、ファイルを右クリックして「移動」を選び、テンプレートフォルダを指定してもOKです。

フォルダは通常、文書より上位に表示されるため、どれだけ文書が増えてもテンプレートへすぐアクセスできるのがメリットです。

スターを付ける

もうひとつの方法は、テンプレート文書にスターを付けておくことです。Googleドライブで対象ファイルを右クリックし、「スターを追加」をクリックします。

左側メニューの「スター付き」カテゴリをクリックすると、スターを付けた文書だけが表示されます。重要なファイルへ素早くアクセスしたいときに非常に便利な機能です。

テンプレートを使う

テンプレートの準備と整理ができたら、あとは実際に使うだけです。Googleドライブでテンプレートファイルを右クリックし、「コピーを作成」を選択します。Googleドキュメント内で作業している場合は、前述の「ファイル」→「コピーを作成」と同じ手順で複製できます。

コピーには、わかりやすい名前を付けておきましょう。

こうして作られたコピーは、自由に記入・編集できる新しい文書です。先ほど設定した各項目を埋めていくだけでよく、元のテンプレートはそのまま残るので、次回以降も繰り返し使えます。

まとめ：自作テンプレートで文書作成を効率化しよう

Googleが無料版ドキュメントからユーザー作成テンプレート機能を取り除いた今、自分でテンプレートを作り、管理し、活用するしかありません。この記事で紹介した手順を実践すれば、テンプレートの作成方法、見つけやすくする工夫、そして実際の使い方まで一通りマスターできます。

あなたのワークフローにとってテンプレートは重要ですか？ぜひコメントで教えてください。