オフラインでGoogleドキュメントを使う方法|インターネット接続なしで閲覧・編集する手順

意外に思われるかもしれませんが、Googleドキュメントはオフライン機能を有効にすることで、インターネットに接続していない状態でも閲覧・編集が可能です。そのため、Googleドキュメントで文章を作成・編集したいユーザーは、ネット環境がない場所でも作業を続けられます。

Googleドキュメントは、世界中の何百万人ものユーザーに利用されている強力なワープロソフトです。しかし、多くのユーザーはオフラインで作業したり、少なくともインターネット未接続の状態でもドキュメントにアクセスできる環境を求めています。

まずは、他のワープロアプリと比較したGoogleドキュメントのメリットから見ていきましょう。

Googleドキュメントが他のアプリより優れている点

確かに、一般的な文章作成・編集機能に関しては、どのワープロアプリも大きな差はありません。しかし、Googleドキュメントには、この分野で最も人気のあるアプリの一つとされる理由となる優れた機能が数多く備わっています。

Googleドキュメントをワープロとして使う主なメリットは以下の通りです:

• 無料で利用できる
• 直感的で使いやすいインターフェース
• 文法チェッカーや共同編集ツールなど、さまざまなアドオンを活用できる
• 他のユーザーと作業を共有でき、過去のバージョン履歴も参照できる
• ファイルはGoogleのクラウドストレージ「Googleドライブ」に自動保存される
• 多数の無料テンプレートから選べる
• 共通のGoogleアカウントでどこからでもサインインできる
• Google翻訳や音声入力など、他のGoogleツールと連携している

つまり、オフラインでもこのライティングツールが使えるなら、Googleドキュメントはまさに最強のワープロツールになり得ます。さらに、MS Wordなどの別アプリへ書き出す手間も省けるため、時間の節約にもつながります。

また、この機能により、作業内容をGoogleドキュメントに再度アップロードするという時間のかかる工程も不要になります。

Googleドキュメントをオフラインで使う方法

オフラインモードを有効にすれば、時間を節約しながら余計なトラブルを回避できます。さらに、オフライン版を設定しておくと、GoogleスプレッドシートやGoogleスライドもオフラインで利用できるようになります。それでは、インターネット接続なしでGoogleドキュメントを使う具体的な手順を見ていきましょう。

オフライン版の利用条件

• まず、Google Chromeを開く必要があります。Googleドキュメントをオフラインで利用できるのは、Google Chromeブラウザのみである点に注意してください。また、シークレット(プライベート)モードではオフライン機能を有効化できません。
• 次に、オフライン機能の有効化にはインターネット接続が必要です。ただし、一度設定が完了して動作するようになれば、PCやMacをインターネットから切断しても問題ありません。
• 最後に、ファイルをパソコンに保存するための十分なディスク空き容量があることを確認してください。

Googleドライブでオフライン機能を有効にする

Googleドキュメントでオフラインモードを有効にするには、以下の手順に従ってください。

1. パソコンでChromeのウィンドウを開く
2. Googleアカウントにサインインしていることを確認する
3. Googleドライブの設定画面を開く
4. 設定ウィンドウ(歯車アイコン)で、[全般]タブに移動する
5. 「このデバイス上で最近使用したGoogleドキュメント、スプレッドシート、スライドのファイルをオフラインで作成、開いて編集できるようにする」というチェックボックスにチェックを入れる
6. [完了]ボタンをクリックして設定を保存する

オフライン編集用のファイルを選択する

次に、編集したいファイルを選択し、パソコンに保存します。これにより、オフライン状態でもアクセスして編集できるようになります。

なお、インターネットに再接続すると、Googleドライブのファイルは自動的に最新バージョンと同期されます。もちろん、Googleドキュメントはドキュメントのバージョン履歴も保持しているので安心です。

1. Googleドライブを開く
2. オフラインでアクセスしたいファイルを選択する
3. 選択したファイルのいずれかを右クリックする
4. 「オフラインで使用可能」のスイッチをオンにして、ファイルをPCにダウンロードする

1. Googleドライブウィンドウの右上にあるチェックマークアイコンをクリックし、オフラインプレビューに切り替える
2. オフラインプレビューに切り替えると、ダウンロード済みのファイルがフルカラーで表示され、識別しやすくなります

GoogleドキュメントのChrome拡張機能をインストールする

1. Googleドキュメントの公式ブラウザ拡張機能をダウンロードする
2. [Chromeに追加]ボタンをクリックして、Chromeに機能を追加する
3. 拡張機能がブラウザの拡張機能一覧に表示されます。ツールバーのパズルアイコンをクリックして拡張機能一覧を開き、拡張機能が有効になっていることを確認してください

これでオフラインアクセスの準備は完了です!Googleドキュメントからダウンロードしたファイルに、インターネット接続なしでアクセスできるようになります。

なお、Googleサービスを頻繁に利用する方は、作業効率をさらに高めるためにGoogleドキュメントのショートカットキーを覚えておくことをおすすめします。

まとめ

まとめると、Googleドキュメントは文書の閲覧・編集に最適なWebアプリケーションです。Googleドライブの設定を少し変更するだけで、オフライン版を簡単に有効にできます。

加えて、Chrome拡張機能をインストールしておけば、Googleドキュメントのファイルへ素早くアクセスでき、さらに便利になります。出先や通信環境が不安定な場所でも、快適にドキュメント作業を進めてください。