Gmailで定型文（テンプレート）を使った自動返信を設定する方法

近年のUI刷新により、Gmailは使いやすさとアクセシビリティの面で、最高のメールサービスとしての地位を改めて確立しました。拡張機能やアドオンを活用すれば、さまざまな機能を簡単に追加できるのも大きな魅力です。その中でも特におすすめなのが「定型文（Canned Responses／テンプレート）」機能です。あらかじめ自分で作成しておいたメール文面を、ワンクリックで挿入できるだけでなく、条件に応じて自動送信することも可能です。

この記事では、定型文の作成方法から、フィルタと組み合わせて特定の相手に自動返信を送る設定まで、順を追ってわかりやすく解説します。

1. 定型文（テンプレート）機能を有効にする

まず、Gmailで定型文機能を有効にする必要があります。これほど便利な機能が初期状態で無効になっているのは少し不思議ですが、以下の手順なら数分で設定できます。

Gmailの受信トレイ右上にある歯車アイコンをクリックしてください。

[設定]画面を開いたら、[詳細設定]タブを選択します。「定型文（テンプレート）」という項目が見つかるので、横の「有効にする」ラジオボタンを選択します。

最後に、ページ下部の「変更を保存」をクリックして設定完了です。

2. 定型文の基本的な使い方

設定後は、新規メール作成時にメッセージ作成画面の三点リーダー（︙）メニューアイコンをクリックすると、「定型文」が選択肢に表示されるようになります。カーソルを合わせると、「挿入」「保存」「削除」の各メニューが展開されます。

新しい定型文（自動返信テンプレート）を作成するには、まず本文欄に送りたい内容を自由に入力します。件名も定型文として保存されるため、必要に応じて入力しておきましょう。

文章が完成したら、作成画面右下のメニューアイコンをクリックし、「定型文」→「新しい定型文を保存」を選択します。

定型文に付ける名前の入力を求められるので、わかりやすいラベルを付けて「OK」をクリックします。ここでは例として「会議」という名前を付けました。

次回以降、メッセージ作成画面の定型文メニューを開くと、保存した自動返信文が選択肢に表示されます。メールに挿入したい場合は、「挿入」見出しの下から該当するものをクリックするだけです。

既存の定型文を編集したい場合は、まず「挿入」から該当する定型文を呼び出し、内容を修正したうえで、再度定型文メニューを開いて「保存」見出しの下から同じ名前を選択します。上書き確認のダイアログが表示されたら「OK」を押せば完了です。

不要になった定型文を削除するには、定型文メニューを開き、「削除」見出しの下から対象を選択します。

3. 定型文を自動返信に変える

いよいよ、作成した定型文を本格的な自動返信として機能させましょう。

Gmailの歯車アイコンから[設定]を開きます。

次に「フィルタとブロック中のアドレス」をクリックし、ページの一番下にある「新しいフィルタを作成」を選択します。すでにフィルタを登録している場合は、少しスクロールする必要があります。

続いて表示される検索条件の指定画面で、自動返信のトリガーとなる条件を設定します。たとえば「特定の差出人からのメール」「本文に特定のキーワードを含むメール」「件名に特定の文字列を含むメール」などを指定できます。

条件を入力したら「フィルタを作成」をクリックします。次の画面で「定型文を送信」にチェックを入れ、ドロップダウンから送信したい定型文を選びましょう。

準備ができたら、もう一度「フィルタを作成」をクリックすれば設定完了です。これで条件に合致したメールを受信するたびに、自動的に返信が送られます。

まとめ

上記の方法を使えば、目的に応じて何種類でも自動返信や定型文を作成でき、あらゆる場面に対応できる即答ライブラリを構築できます。「数時間後に返信します」「数日かかります」など、状況に合わせた文面を複数用意しておけば、返信漏れの心配もなくなります。

また、定型文のもうひとつの便利な活用法が署名です。Gmail標準の署名機能はやや制限が多く、切り替えの操作も手間がかかります。定型文を使えば、メールごとに素早く署名を追加・切り替えできるので非常に便利です。

さらに詳しく知りたい方は、定型文を署名ツールとして活用する方法のガイドもぜひ参考にしてみてください。