Gmailで自動返信として定型応答を送信する方法

最近のUIの刷新後、Gmailは、使いやすさとアクセシビリティの点で、最高のメールサービスとしての地位を再確認しました。拡張機能やアドオンを使用して、Gmailにさまざまなベルやホイッスルを簡単に追加することもできます。これらの中で最も優れているのは、定型応答です。これは、指でクリックするだけで、または自動的に送信できる、自分で事前に作成した電子メールです。

既定の応答を作成し、フィルターを使用して、必要な人に自動応答として送信する方法を説明します。

定型応答を有効にする

まず、GmailでCannedResponsesを有効にする必要があります。このような便利な機能がデフォルトで有効になっていないのは少し謎です。

Canned Responsesを有効にするには、Gmailの受信トレイの右上隅にある歯車のアイコンをクリックします。

[設定]で[詳細設定]タブをクリックし、[定型応答]の横にある[有効にする]を選択します。

定型応答の使用方法

今後、新着メールを作成する際に、「新着メッセージ」ボックスの3点メニューアイコンをクリックすると、オプションとして「回答の定型」が表示されます。その上にカーソルを合わせると、定型応答を挿入、削除、保存するためのオプションが表示されます。

新しい定型応答（または場合によっては自動応答テンプレート）を作成するには、今のところ「定型応答」設定を無視します。自動返信で言いたいことを[新しいメッセージ]ボックスの本文に入力するだけです。

終了したら、右下隅にあるメニューアイコンをクリックし、[定型応答]を選択して、[新しい定型応答]をクリックします。

既定の応答に名前を付けるように求められます。ラベルを付けて「OK」をクリックします。私たちは自分たちを「会議」と呼びました。

これで、次に[新しいメッセージ]ボックスの[定型応答]メニューに移動すると、新しい自動返信がオプションとして表示されます。メールに追加する場合は、[挿入]見出しの下をクリックしてください。

既定の応答を編集する場合は、最初に[挿入]見出しの下で開き、変更を加えてから、既定の応答メニューに戻り、[保存]見出しの下をクリックします。上書きの確認を求められたら、[OK]を押します。

既定の応答を削除するには、[既定の応答]メニューを開き、[削除]見出しの下で選択します。

定型応答を自動返信に変換する

次に、これらの定型応答を完全な自動応答に変換します。

Gmailの歯車アイコンをクリックしてから[設定]をクリックします。

次に、[フィルターとブロックされたアドレス]をクリックし、一番下（既存のフィルターがある場合はスクロールする必要がある場合があります）で[新しいフィルターを作成]をクリックします。

次のボックスで、自動返信の基準を選択します。特定のアドレスからメールを受信したとき、「仕事」という単語を含むメール、または「件名」の行に特定の内容が記載されたメールを受信したときです。

完了したら、[フィルタを作成]をクリックし、次のボックスで[定型応答を送信]ボックスにチェックマークを付けて、送信する定型応答を選択します。

準備ができたら、もう一度[フィルタを作成]をクリックすると、準備が整います。

結論

上記の方法を使用して、任意の数の自動応答と定型応答を作成し、あらゆる目的のための即時応答のデータベースを作成できます。必要に応じて、数時間、数日、またはまったく返事がないという自動返信を1つ作成することもできます。それはあなた次第です。

既定の応答のもう1つの優れた用途は、電子メールに組み込むことができる署名を作成することです。 Gmailには署名オプションがありますが、少し制限があり、常にオンとオフを切り替える必要があります。既定の応答を使用すると、電子メールごとに署名をすばやく追加できます。

詳細については、署名ツールとして定型応答を使用する方法に関するガイドをご覧ください（署名の作成についての話にスキップできます）。