Googleドキュメントをもっと快適に!知らないと損する10の便利テクニック

Googleドキュメントを使い始めてから、「MS Officeはもう昔の話」と感じている方は多いのではないでしょうか。オフラインアクセスからクラウドストレージまで、いつでもどこでも使える手軽さと豊富な機能で、作業スピードを格段に上げてくれるのがGoogleドキュメントです。

しかも、その魅力はMS Officeの基本機能だけにとどまりません。まだあまり知られていない便利な機能が数多く搭載されています。

今回は、Googleドキュメントをもっと快適に使いこなすための、厳選10のテクニックをご紹介します。

1. オフラインアクセス

実は、Googleドキュメントはインターネットに接続していなくても利用できることをご存じでしたか?新しいドキュメントの作成はもちろん、既存ドキュメントの編集や閲覧もオフラインで可能です。設定方法は簡単。まずGoogleドライブのサイトを開き、右上の歯車アイコンから「設定」をクリックします。「全般」タブで「このパソコンでオフライン編集できるように同期する」を有効にして「完了」を押せばOKです。

2. 編集の提案(Suggesting)

チームで共同作業をする際に特に役立つのがこの機能です。提案した編集内容はメモとして記録され、文書の作成者が承認・却下を自由に判断できます。使い方は、画面右上の鉛筆アイコンをクリックして「提案」モードに切り替えるだけ。以降、このモードで行った編集はすべてドキュメント右側にコメントとして表示されます。他のメンバーはその提案に返信したりフィードバックを残したり、チェックマークや×アイコンで承認・却下することも可能です。

3. Explore機能で画像を探す

ドキュメントに挿入したい画像を探すときは、便利な「Explore(探索)」機能が活躍します。画像を探したい単語やフレーズをドキュメント内でハイライトし、「ツール」→「Explore」をクリックするだけです。

するとドキュメントの右側にパネルが開き、選択したテキストに関連するウェブ上の情報が一気に表示されます。

4. 単語を個人辞書に登録

よく使う言葉の下に表示される赤い波線(スペルミスの警告)にうんざりしていませんか?その場合は「ツール」→「スペルチェックと自動修正」から「個人辞書」を選択してその単語を登録しましょう。今後、Googleドキュメントはその単語を正しいものとして認識してくれます。

5. リアルタイム共同編集

チームでの作業をさらに効率化したいなら、共有機能が便利です。「ファイル」→「共有」をクリックしてドキュメントの共有を開始しましょう。メールアドレスを指定して特定の人を招待し、閲覧のみか編集権限を与えるかも細かく設定できます。複数人で同時に同じドキュメントを編集できるのも大きな魅力です。

6. コメントでユーザーをメンション

コメント機能自体はとても便利ですが、相手がコメントを見たかどうか気になったことはありませんか?コメント入力欄でプラス記号(+)に続けてメールアドレスを入力すると、その人にメンション通知が届き、確実にコメントへ気づいてもらえます。

7. ブックマークの追加

Googleドキュメントではブックマークを追加できるので、長いファイルの中でも目的の場所にすぐたどり着けます。「挿入」メニューから「ブックマーク」を選択して設置し、リンクを取得しましょう。取得したリンクは「挿入」→「リンク」で文中に埋め込むこともできます。

8. ドキュメントをウェブに公開

Googleドキュメントなら、作成したレポートを素早くウェブ上に公開できます。「ファイル」→「共有」→「ウェブに公開」をクリックし、「公開」ボタンを押すだけ。公開用のリンクが発行されるので、誰にでもすぐ共有できます。サーバーにドキュメントをホストする必要がないのも嬉しいポイントですね。

9. ウェブ クリップボード

この機能を使うには、テキストを選択して「編集」メニューから「ウェブ クリップボード」を選びます。これにより、図形描画などのデータを、異なる種類のGoogleドキュメント間でコピー&ペーストできるようになります。

10. アドオンのインストール

アドオンを使えば、サードパーティ製の便利な機能をドキュメントに追加できます。「拡張機能」→「アドオン」→「アドオンを入手」から簡単にインストールでき、インストール後はメニューからすぐに呼び出せます。翻訳や図表作成など、用途に合わせてカスタマイズできるのが魅力です。

まとめ

以上、日々の作業をラクにしてくれるGoogleドキュメントの必須テクニック10選でした。Googleドキュメントは今も進化を続けており、あのWordさえ実現していないこともこなせるようになっています。他にもおすすめの裏ワザがあれば、ぜひコメント欄でお聞かせください。