PCとモバイルでGoogleドキュメントを使用したりオフラインでドライブしたりする方法
クラウドベースのサービスとアプリに1つの欠点がある場合、それらを使用するには常にオンラインである必要があるということです。インターネットがダウンした場合、または旅行中の場合、作業は停止します。
幸いなことに、現在はGoogleドライブとして知られているGoogleドキュメントがこれをカバーしています。サービスをオフラインにして、インターネットに接続していなくてもファイルにアクセスして編集できます。
何よりも、事実上すべてのプラットフォームまたはデバイスでそれを行うことができます。このガイドでは、Googleドライブを使用するすべての場所で設定して機能させる方法について説明します。
デスクトップでオフラインでGoogleドライブにアクセスするには、Chromeブラウザが必要です。これは、Windows、Mac、およびLinuxで使用でき、各プラットフォームで同じように機能します。サポートされていないブラウザでは、オフラインアクセスを有効にするための設定がありません。
開始するには、ChromeにドライブChromeウェブアプリがインストールされている必要があります。 Chromeにはデフォルトのオプションがありますが、必要な場合は、続行する前にインストールするよう求められます。
Googleドライブでオフラインモードを有効にする
Googleドライブ、drive.google.comでアカウントにログインします。 設定をクリックします 画面の右上隅にあるアイコン（歯車）を選択し、設定を選択します 。
開いたウィンドウで、Googleドキュメントの同期…を確認します オフラインというラベルの付いたセクションのオプション 。ファイルがパソコンにダウンロードされ始めます。これには、ドキュメント、スプレッドシート、スライド、図面が含まれます。
Googleドキュメントでオフラインモードを有効にする
Googleドキュメント— docs.google.com —にアクセスしてログインします。画面の左上にあるハンバーガーメニューアイコンをクリックして、設定を選択します 。
オフライン同期の下 オンにするをクリックします 。新しいタブが開き、必要に応じてChromeウェブアプリをインストールしてから、オフラインアクセスを有効にするかどうかを確認する手順が表示されます。
ファイルをダウンロードしたり、ドキュメントアプリのコピーをキャッシュしたりするのに数分かかります。インターネットからすぐに切断しないでください。切断すると、インターネットにアクセスできなくなります。必要な特定のファイルをオフラインで利用できるようにするには、ファイルを開いてからもう一度閉じます。
オフラインの場合は、オンラインモードで使用しているのと同じURLにアクセスして、ブラウザでGoogleドライブまたはGoogleドキュメントを開きます。すべてのファイルは通常どおり一覧表示されますが、オフラインで利用できないファイルはグレー表示されます。
ダブルクリックしてファイルを開きます。ファイル名の横に灰色の「オフライン」アイコンが表示されます。
ドキュメントを編集すると、変更が自動的に保存されます。オンラインに戻ると、アカウントに同期されます。ローカルで編集されたがまだ同期されていないファイルは、ドキュメントリストに太字で表示されます。
オフラインで作業しているときに新しいドキュメントを作成することもできます。これらは、次にオンラインになったときにアカウントにアップロードされます。
Googleドキュメントをオフラインで使用するもう1つの方法は、専用のGoogleドライブアプリを使用することです。これは、WindowsとMacのデスクトップデバイス、およびモバイルのAndroidとiOSで利用できます。
デフォルトでは、デスクトップ用のドライブアプリは、ドライブアカウントのコンテンツ全体をコンピューターにダウンロードします。これは、Dropboxなどのデスクトップクラウドクライアントの動作と似ています。特定のフォルダのみをダウンロードするには、[設定]>[同期オプション]に移動します アプリ内。
インストールすると、ドキュメントだけでなく、すべてのドライブファイルにWindowsのエクスプローラウィンドウまたはMacのFinderからアクセスできます。
ドライブアプリからダウンロードしたファイルはどれでも編集できます。 .gdocに保存されているGoogleドキュメントファイル 、 .gsheet などの形式は、Chromeで編集されます。
ファイルを開くにはファイルをダブルクリックする必要があるため、Chromeをデフォルトのブラウザとして設定する必要があります。別のブラウザで開いた場合、ファイルにアクセスできなくなります。また、上記で概説したように、ドライブWebアプリ自体の中でオフライン機能をアクティブにする必要があります。
選択したローカルアプリで開く他のファイル— OfficeのExcelスプレッドシート、Photoshopの画像など。
これらを編集して、通常どおり変更を保存します。次にインターネットに接続すると、クラウドアカウントに同期されます。
ドライブアプリは、主に1台のコンピューターでサービスを使用する場合におそらく最も便利なオプションです。何ギガバイトものデータをローカルに保存しなければならないという不便さもあるため、複数のマシンに保存するのには理想的ではありません。
Chromebookの場合
一般に信じられていることとは異なり、Chromebookはさまざまな機能でオフラインで動作します。これには、ドキュメントをオフラインで使用することも含まれます。
設定のプロセスは、Windows、Mac、またはLinuxでChromeを使用する場合とまったく同じです。ドライブアプリまたはドキュメントアプリを開いてChromeブラウザに対応するサイトを読み込み、他のプラットフォームと同じ方法でオフライン機能を有効にします。
Google Apps at Work
Googleドキュメントへのオフラインアクセスは、ビジネス向けGoogleアプリでも有効にできます。ただし、この機能は個々のユーザーが利用することはできず、アクティブ化するには管理者が必要です。いつものように、ユーザーはChromeを使用している必要があります。
Google管理コンソールにログインし、アプリ>Googleアプリ>ドライブ>データアクセスに移動します 。 ユーザーにオフラインドキュメントの有効化を許可するというラベルの付いたチェックボックスをオンにします 続いて保存 。
これらの設定は、組織全体に適用されます。 GoogleAppsUnlimitedまたはGoogleAppsfor Educationアカウントの場合、セキュリティ上の理由から、個々のユーザーまたはグループへのオフラインアクセスを制限できます。
iOSとAndroid向けのGoogleアプリは、スマートフォンとタブレットのユーザーにオフラインサポートを提供します。 Windowsタブレットでは、上記のChromeのデスクトップメソッドを使用する必要があります。 Windows Phoneの場合、サポートはありません。サードパーティのアプリGDocsは、Windows Phoneでオフラインで表示できますが、編集はできません。
iOSとAndroidでドキュメントをオフラインで使用する
iPhoneとiPadのアプリ、およびAndroidデバイスは同じように機能します。包括的な「オフライン」設定は備えていませんが、代わりに、ファイルごとにコンテンツをオフラインで利用できるようにする必要があります。
これを実現するには、3つの異なる方法があります。アプリのメイン画面から、選択したファイルの下にある[3つのドット]メニューボタンをタップして、[オフラインにする]を選択するだけです。 。
または、ファイルを開いているときに、オフラインにするを選択することもできます メニューから。または、詳細を選択します そこから同じオプションを選択します。いずれの場合も、デバイスからオフラインバージョンを削除するオプションの選択を解除するだけです。
選択すると、ファイルがダウンロードされます。プロセスが完了すると、通知が通知されます。
画面の左端からスワイプして、オフラインを選択します オフラインで利用できるファイルのみを表示するオプションから。
行った編集はすべて自動的に保存され、デバイスが次にインターネットに接続したときに、それらの変更がアカウントに同期されます。
Googleドキュメントをオフラインで操作するときに注意する必要のある問題がいくつかあります。
- 同期の問題。 Googleドライブの主な利点の2つは、どのデバイスからでもファイルにアクセスできることと、他のユーザーとドキュメントを簡単に共同編集できることです。ドキュメントをオフラインで編集する場合、変更を別のブラウザや別のユーザーがすぐに利用できるわけではないことに注意してください。ドキュメントが他の場所で編集された後にオフライン編集を同期すると、ファイルの2つのバージョンがマージされます。混乱を避けるために、ファイルをオフラインにするときに共同編集者に知らせて、共同作業者が自分でファイルを操作しないようにする必要があります。
- オフラインスプレッドシートの互換性。 2013年12月より前にGoogleスプレッドシートで作成されたスプレッドシートは編集できず、読み取り専用モードでのみアクセスできます。古いスプレッドシートを編集する必要がある場合は、コンテンツをコピーして新しいドキュメントに貼り付けます。
- 機能が制限されています。 デスクトップでGoogleドキュメントをオフラインにすると、基本的なテキストエディタにすぎなくなります。基本的なフォーマットオプションがありますが、多くの一般的な機能が削除されています。これには、スペルチェック、画像の追加、インストールしたアドオンへのアクセスが含まれます。これは、アプリの機能がすでに軽量化されているモバイルではそれほど問題にはなりません。
Googleドキュメントをオフラインにしても、MSOfficeやその他の従来のデスクトップオフィススイートを完全に置き換えることはできません。インターネットに接続できる場合はいつでも、オンラインでサービスを利用することで、このサービスを最大限に活用できます。
ただし、制限といくつかの潜在的な落とし穴を認識している限り、この機能は非常に便利です。これにより、どこにいても作業を続けることができ、データが安全であるという知識で安全になり、接続が再開されるとシームレスに同期されます。この機能をオンにしてもパフォーマンスに影響はないので、それほど頻繁に必要になるとは思わない場合でも、今すぐアクティブにすることをお勧めします。
また、Googleドキュメントと同様に、オフラインで動作する優れた生産性アプリが他にもたくさんあることを忘れないでください。
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