Googleドキュメントをオフラインで使う方法!PC・Chromebook・スマホ完全対応ガイド

クラウドサービスの最大の弱点は、インターネット接続が必須であることです。回線が落ちたり、出先でネットに繋げなかったりすると、作業はそこで止まってしまいます。

しかし、Googleドキュメント(現在はGoogleドライブとして統合)にはその対策が用意されています。オフライン機能を有効にすれば、インターネット接続がなくてもファイルへのアクセスや編集が可能になります。

しかも、ほぼすべてのプラットフォームやデバイスで利用できます。この記事では、Googleドライブを使うあらゆる環境でオフライン作業を設定する方法を詳しく解説します。

デスクトップ(ブラウザ)でオフライン設定を行う

パソコンのブラウザでGoogleドライブをオフライン利用するには、Chromeブラウザが必要です。Windows、Mac、Linux向けに提供されており、どのプラットフォームでも同じ手順で動作します。非対応ブラウザでは、オフラインアクセスを有効化する設定項目自体が表示されません。

まず、Chromeに「Drive」ウェブアプリをインストールしておく必要があります。通常はChromeにデフォルトで含まれていますが、ない場合は続行前にインストールを求められます。

Googleドライブでオフラインモードを有効にする

drive.google.com にアクセスしてアカウントにログインします。画面右上の歯車アイコン(設定)をクリックし、「設定」を選択します。

開いたウィンドウの「オフライン」セクションにある「Googleドキュメント…を同期」のチェックボックスにチェックを入れます。すると、ドキュメント、スプレッドシート、スライド、図形描画などのファイルがパソコンにダウンロードされ始めます。

Googleドキュメントでオフラインモードを有効にする

docs.google.com にアクセスしてログインします。画面左上のハンバーガーメニューアイコンをクリックし、「設定」を選びます。

「オフライン同期」の項目で「オンにする」をクリックします。必要に応じて新しいタブが開き、Chromeウェブアプリのインストール手順と、オフラインアクセス有効化の確認が表示されます。

ファイルの編集

ファイルのダウンロードとアプリのキャッシュには数分かかります。途中でインターネット接続を切ると、ファイルにアクセスできなくなるので注意しましょう。特定のファイルを確実にオフラインで使えるようにしたい場合は、そのファイルを一度開いて閉じておくと安心です。

オフライン時は、オンライン時と同じURLでブラウザからGoogleドライブやGoogleドキュメントを開きます。ファイル一覧は通常どおり表示されますが、オフラインで利用できないファイルはグレーアウトされます。

ファイルをダブルクリックして開くと、ファイル名の横に灰色の「オフライン」アイコンが表示されます。

編集中の変更内容は自動的に保存され、再びオンラインになったときにアカウントへ同期されます。ローカルで編集済みだが未同期のファイルは、ドキュメントリストで太字表示されます。

また、オフライン中でも新規ドキュメントを作成できます。これらは次回オンライン時にアカウントへアップロードされます。

デスクトップ版Driveアプリを使う方法

もうひとつの方法が、専用のGoogleドライブアプリを使うやり方です。デスクトップ向けにWindows・Mac版が、モバイル向けにAndroid・iOS版が提供されています。

デフォルト設定では、デスクトップ版アプリはドライブアカウント内の全データをパソコンにダウンロードします。Dropboxなどのデスクトップ型クラウドクライアントと似た仕組みです。特定のフォルダだけを同期したい場合は、アプリ内の「環境設定 > 同期オプション」から選択できます。

インストール後は、ドキュメントだけでなくすべてのドライブファイルに、Windowsならエクスプローラー、MacならFinderからアクセスできるようになります。

アプリ経由でダウンロードしたファイルは自由に編集できます。Googleドキュメント形式(.gdoc、.gsheetなど)のファイルはChrome上で編集されます。

ファイルをダブルクリックして開く仕様のため、Chromeを既定のブラウザに設定しておく必要があります。他のブラウザで開いた場合、ファイルにアクセスできません。さらに、前述のとおりドライブウェブアプリ側でオフライン機能を有効化しておくことも必須です。

その他のファイル(Excelスプレッドシート、画像など)は、それぞれローカルのアプリ(Office、Photoshopなど)で開きます。編集して保存すれば、次回インターネット接続時にクラウドアカウントへ同期されます。

主に1台のパソコンでサービスを使うなら、Driveアプリが最も便利な選択肢でしょう。ただし、数GB単位のデータをローカルに保存する必要があるため、複数台での運用には向きません。

Chromebookでの利用

よくある誤解ですが、Chromebookでもさまざまな機能がオフラインで動作します。もちろんドキュメントのオフライン編集もその一つです。

設定手順は、Windows・Mac・LinuxのChromeとまったく同じです。DriveまたはDocsアプリを開いてChromeブラウザで該当サイトを読み込み、他のプラットフォームと同じ要領でオフライン機能を有効化してください。

職場のGoogle Apps(現Google Workspace)で有効化する

企業向けのGoogle Apps(現在のGoogle Workspace)でも、Googleドキュメントのオフラインアクセスを有効化できます。ただしこの機能は個人ユーザーには提供されておらず、管理者による有効化が必要です。ユーザー側も引き続きChromeを使う必要があります。

Google管理コンソールにログインし、「アプリ > Google Apps > ドライブ > データアクセス」の順に進みます。「ユーザーがオフライン ドキュメントを有効にすることを許可する」にチェックを入れて「保存」をクリックします。

この設定は組織全体に適用されます。Google Apps UnlimitedやGoogle Apps for Educationアカウントの場合は、セキュリティ対策として、オフラインアクセスを特定のユーザーやグループに限定することも可能です。

モバイルでの利用

iOS・Android向けのGoogleアプリは、スマートフォンやタブレットでのオフライン利用をサポートしています。Windowsタブレットでは前述のChromeを使ったデスクトップ向けの方法を利用してください。Windows Phoneは公式サポートがありません。サードパーティ製アプリ「GDocs」を使えばWindows Phoneでもオフライン閲覧は可能ですが、編集はできません。

iOS・Androidでドキュメントをオフライン利用する

iPhone・iPad向けアプリとAndroid向けアプリは、同じように動作します。これらのアプリには包括的な「オフライン」設定はなく、ファイルごとに個別にオフライン利用を設定する仕組みになっています。

設定方法は3通りあります。まず、アプリのメイン画面で対象ファイルの下にある「三点リーダー(⋮)」メニューボタンをタップし、「オフラインで使用可能」を選択する方法です。

または、ファイルを開いた状態でメニューから「オフラインで使用可能」を選ぶ方法。あるいは「詳細」を選択し、そこから同じオプションを選ぶ方法もあります。いずれの場合も、チェックを外せば端末からオフライン版が削除されます。

選択するとファイルがダウンロードされ、完了すると通知でお知らせされます。

画面左端からスワイプしてメニューを開き、「オフライン」を選択すると、オフライン利用可能なファイルだけが表示されます。

編集内容は自動的に保存され、端末が次にインターネットへ接続したときにアカウントへ同期されます。

オフライン作業時の注意点

Googleドキュメントをオフラインで使う際には、いくつか知っておくべき問題点があります。

• 同期の問題。 Googleドライブの大きなメリットは、どのデバイスからでもファイルにアクセスでき、他のユーザーとの共同編集も簡単なことです。しかし、オフラインで編集した変更は、すぐには別のブラウザや他のユーザーには反映されません。他の場所で編集された後にオフライン編集を同期すると、2つのバージョンが統合されてしまうことがあります。混乱を避けるため、ファイルをオフラインにする際は共同編集者に伝え、相手が編集しないようしておきましょう。
• スプレッドシートの互換性。 2013年12月より前にGoogleスプレッドシートで作成されたスプレッドシートは編集できず、読み取り専用でしかアクセスできません。古いスプレッドシートを編集する必要がある場合は、内容を新しいドキュメントにコピー&ペーストしてください。
• 機能の制限。 デスクトップでGoogleドキュメントをオフラインにすると、基本的なテキストエディター程度の機能に戻ります。基本的な書式設定は使えますが、スペルチェック、画像の挿入、インストール済みアドオンへのアクセスなど、多くの一般的な機能が使えなくなります。モバイルアプリはもともと機能が絞られているため、この問題は比較的少ないです。

オフライン作業は「妥協案」と心得る

Googleドキュメントのオフライン化は、MS Officeなどの従来型デスクトップオフィススイートの完全な代替にはなりません。インターネット接続があるときは、オンラインで使うのが最も快適です。

しかし、制限事項と落とし穴さえ把握していれば、この機能は非常に便利です。どこにいても作業を続けられ、データは安全に保護され、接続が復旧すればシームレスに同期されます。機能を有効にしてもパフォーマンスへの影響はないため、頻繁に使わないと思っても、今すぐ有効化しておくことをおすすめします。

なお、Googleドキュメント以外にも、オフラインで使える優れた生産性アプリはたくさんあります。