ピボットテーブルでExcelファイルのサイズを素早く75%削減する方法

Excelファイルは、大量のデータが含まれているとサイズが大きくなりがちです。ファイルを共有する際には、サイズを削減しておくことが重要な課題の一つとなります。Excelでファイルサイズを削減する方法は数多くありますが、本記事ではその中でも特に効果的なピボットテーブルを活用した方法に焦点を当て、具体的な手順をわかりやすく解説します。

ピボットテーブルとは

ピボットテーブルは、Microsoft Excelの最も便利な機能の一つです。膨大なデータを読みやすいデータテーブルに集約し、レポート形式でまとめることができます。日常的にExcelを使う方なら、ピボットテーブルの操作方法をマスターしておくことで、作業時間を大幅に節約できるでしょう。

ピボットテーブルには、フィルター・列・行・値という4つのレイアウト要素があり、フィールドをそれぞれのエリアにドラッグすることで、さまざまな形式の集計表を作成できます。

また、ピボットテーブルを作成すると「ピボットキャッシュ」と呼ばれる仕組みによって、元のデータセットが記憶されます。この特性を利用して、ピボットテーブルだけを新しいブックにコピーすれば、元データの実体を持たない軽量なファイルを作成でき、結果としてExcelファイルのサイズを大幅に削減できます。

ピボットテーブルでファイルサイズを削減する手順（3ステップ）

それでは、ピボットテーブルを使ってExcelファイルのサイズを削減する3つのステップを順番に見ていきましょう。

ステップ1：元データの準備

まず、ソースとなるデータセットを準備します。

• 今回のサンプルデータセットは、車種（Car Model）・メーカー（Car Maker）・型式年（Model Year）の3列で構成されており、米国の自動車ディーラーのデータを想定しています。
• 行見出しは4行目まで固定されています。
• データセットには50,000行のデータが含まれています。

• その後、ファイルを保存して閉じます。
• この時点でのファイルサイズは1,007KBです。

ステップ2：ピボットテーブルの挿入

次に、元データをもとにピボットテーブルを挿入します。

• 元データセット内の任意のセルを選択します（ここではセルB5を選択）。
• リボンの挿入タブからピボットテーブルをクリックします。

• 「テーブルまたは範囲からピボットテーブル作成」ダイアログボックスが表示されます。
• 設定はデフォルトのままOKを押します。

• 新しいワークシートSheet1とともにPivotTable1が作成されます。

• 3つのフィールド（車種・メーカー・型式年）をすべて行エリアにドラッグします。
• 続けて、型式年フィールドを値エリアにもドラッグします。

• 値エリアには「型式年の合計」と表示されますが、今回は「型式年の個数」が必要です。
• 変更するには、該当項目をクリックし、値フィールドの設定を選択します。

• 「値フィールドの設定」ダイアログボックスが表示されたら、個数を選択してOKを押します。

• これで、次のようなピボットテーブルが完成します。

ステップ3：新しいブックへのピボットテーブルのコピー

最後に、ピボットテーブルを新しいブックにコピーして、ファイルサイズを削減します。

• ピボットテーブルを選択し、Ctrl+Cでコピーします。

• 新しいブックを作成し、Ctrl+Vでピボットテーブルを貼り付けます。
• その後、ブックを保存して閉じます。

• 元のファイルはピボットキャッシュの追加により、サイズがやや増加しました（1,308KB）。
• 一方、新しいブックのサイズは327KB。なんと約75%ものファイルサイズ削減に成功しました。つまり、削減後のファイルサイズは元の4分の1以下ということになります。

• なお、元データの詳細を確認したい場合は、総計の値をダブルクリックするだけでOKです。

• 新しいワークシートSheet2が自動的に作成され、ピボットテーブルのもとになったデータの詳細が表示されます。

あわせて読みたい：データを削除せずにExcelファイルのサイズを削減する方法

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まとめ

本記事では、ピボットテーブルを活用してExcelファイルのサイズを、わずか3つの簡単なステップで削減する方法をご紹介しました。ピボットキャッシュの仕組みを利用すれば、50,000行を超える大容量データでも、元の4分の1以下のサイズに圧縮できます。手順についてご不明な点やフィードバックがあれば、ぜひコメント欄でお知らせください。Excelに関するその他の記事も、ぜひ当サイトでご覧ください。最後までお読みいただきありがとうございました！

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