7 つの主要な Excel 関数で人事効率を向上

 

Excel は、人事 (HR) チームが使用する最も人気のあるツールの 1 つです。人事担当者は、日付、締め切り、従業員の記録、休暇の追跡、雇用のワークフローを毎日管理します。 Excel の組み込み関数を使用すると、計算を自動化し、エラーを減らすことで、これらのタスクを効率化できます。適切な機能を理解すると、繰り返しの作業を自動化し、時間を節約できます。

このチュートリアルでは、効果的な人事管理のための 7 つの Excel 関数を紹介します。ここでは、NETWORKDAYS、NETWORKDAYS.INTL、WORKDAY、WORKDAY.INTL、DATEDIF、EDATE、および YEARFRAC に焦点を当てます。これらの関数は、週末や祝日を除いて日付を処理する場合に特に便利です。

人事データセットのサンプルを検討して、効果的な人事管理のための 7 つの Excel 関数を調べてみましょう。

1.ネットワーク日数:2 つの日付の間の営業日をカウントします

NETWORKDAYS は、土曜日、日曜日、およびオプションの休日を除いた、開始日と終了日の間の営業日数を返します。これは、休暇残高を追跡したり、採用パイプラインの時間を測定したりするのに最適です。

構文:

=NETWORKDAYS(start_date, end_date, [holidays])

• 開始日: 開始日
• 終了日: 終了日
• [休日] – オプション: 休日の日付の範囲

人事ユースケース: 休日を除いて、2026 年 2 月 10 日から 2026 年 2 月 14 日までに使用された休暇日数を計算します。

• セルを選択し、次の数式を入力します

=NETWORKDAYS(E2,F2,$N$2:$N$6)

この式は、週末と公休日を除いた、従業員の欠勤日数を計算します。

ヒント: NETWORKDAYS では、週末が土曜日と日曜日であると想定されます。組織が別の週末パターンを使用している場合は、代わりに NETWORKDAYS.INTL を使用してください。

2. NETWORKDAYS.INTL:カスタムの週末設定で営業日をカウントする

この関数は NETWORKDAYS に似ていますが、一部の地域では金曜日から土曜日など、カスタムの週末定義が可能です。一部の組織は、標準的な土曜日と日曜日の週末を遵守していません。 NETWORKDAYS.INTL を使用すると、カスタムの週末を定義できるため、さまざまな週の労働時間を管理するグローバルな人事チームに役立ちます。

構文:

=NETWORKDAYS.INTL(start_date, end_date, weekend, [holidays])

• 開始日 および終了日: 上記と同じ
• 週末: 非稼働日を定義する数値または文字列 (例:1 =土曜日～日曜日、7 =金～土曜日)
• [休日] – オプション: 休日の日付の範囲

週末の引数には、次のようなコードを指定できます。

• 1 =土曜、日曜
• 7 =金曜日、土曜日
• または「0000110」などの 7 文字のパターン

人事ユースケース: 地方事務所の追跡を残す

従業員が金曜日から土曜日までの週末スケジュールに従っているとします。合計休暇日数を計算します。

• セルを選択し、次の数式を入力します

=NETWORKDAYS.INTL(E3,F3,7,$N$2:$N$6)

これは、異なる週末パターンを尊重しながら、休暇の労働日数をカウントします。

実際の HR 値: この機能がないと、標準外のスケジュールで勤務している従業員の休暇残高が正しく計算されない可能性があります。

3.勤務日:未来または過去の営業日を検索

WORKDAY は、週末と祝日を除いた、開始日の前後の指定された営業日数の日付を返します。これは、採用期間または試用期間の終了日を予測するのに役立ちます。

構文:

=WORKDAY(start_date, days, [holidays])

• 開始日: 基準日
• 日数: 加算 (正) または減算 (負) する営業日数
• [休日] – オプション: 休日の日付の範囲

人事ユースケース: オンボーディングまたは試用期間のチェックポイントを設定する

人事部が、従業員の入社日から 60 営業日後の試用期間マイルストーンの日付を計算したいとします。

• セルを選択し、次の数式を入力します

=WORKDAY(K2,60,$N$2:$N$6)

これにより、週末と祝日を除いた 60 営業日後の日付が得られます。この数式は、単純に 60 暦日を加算するのではなく、営業日のマイルストーンを返します。

別の用途:

採用チームはこれを使用して、次のような目標を設定できます。

「候補者は最終面接から 10 営業日以内にオファーレターを受け取る必要があります。」

式:

=WORKDAY(K2,10,$N$2:$N$6)

ここで、K2 には面接日が含まれます。これにより、オファー レターの送信期限が返されます。

4. WORKDAY.INTL:カスタム週末を使用して営業日を検索

WORKDAY.INTL は WORKDAY と同様に機能しますが、別の週末構造を定義できます。これは、国際的な人事業務、国を越えた採用調整、現地の新人研修スケジュールに特に役立ちます。

構文:

=WORKDAY.INTL(start_date, days, weekend, [holidays])

人事ユースケース: 拠点ごとの採用締め切り

地方の人事オフィスが金曜日から土曜日の週末に続き、面接の 5 営業日後に内定日をスケジュールしたいとします。

式:

=WORKDAY.INTL(K3,5,7,$N$2:$N$6)

これにより、オフィスの実際の稼働カレンダーに基づいてオファーの期限が返されます。 2026 年 2 月 11 日に面接を受けた候補者には、使用される週末モデルに応じて、異なる 5 営業日の期限が設定される場合があります。

人事に関する洞察: この機能により、本社のカレンダー ルールをすべての支社に適用するというよくある間違いを回避できます。

5. DATEDIF:従業員の在職期間または勤続年数を測定する

DATEDIF は、2 つの日付の差を年、月、または日単位で計算します。これは人事レポートにとって最も便利な機能の 1 つであり、特にサービス賞、昇進の資格、謝礼、福利厚生の資格に役立ちます。

構文:

=DATEDIF(start_date, end_date, unit)

共通単位:

• 「Y」 =完全な年数
• 「M」 =完全な月
• 「D」 =完全な日数
• 「YM」 =年を除く月
• 「MD」 =月と年を除いた日数

人事ユースケース: 従業員の在職期間を計算する

TODAY() を現在の日付として使用し、雇用日 05/15/2020 から今日までの従業員の在職期間を年数で計算します。

式:

この式は、入社日から合計在職期間を計算します。

在職期間を年と月で表示するには:

=DATEDIF(C2,TODAY(),"Y")&" years, "&DATEDIF(C2,TODAY(),"YM")&" months"

これにより、日付を手動で減算するよりも、より明確で現実的な在職期間の結果が得られます。

重要な注意: DATEDIF は Excel でサポートされていますが、入力時に数式の候補に表示されない場合があります。まだ機能します。

6. EDATE:月ベースの HR マイルストーンの追跡

EDATE は、指定された日付から正確に指定された月数前または後の日付を返します。時間の経過とともに変動する可能性がある 30 日の追加とは異なり、EDATE は月の同じ日に着地するため、定期的な人事イベントに最適です。

構文:

=EDATE(start_date, months)

• 将来の日付には正の数値を使用してください
• 過去の日付には負の数値を使用します

人事ユースケース: 試用期間と確認日

C2 に従業員の入社日が含まれており、試用期間が 3 か月間続く場合:

これにより、従業員の試用期間終了日が返されます。

人事ユースケース: 6 か月後に特典を受ける資格

人事ユースケース: 年次契約更新

ライブ トラッキングには TODAY() と組み合わせます:

試用期間が完了したかどうかを確認するには:

=IF(TODAY()>=EDATE(C2,3),"Probation Complete","Probation Ongoing")

7. YEARFRAC:勤続年数を 10 進数の年数として計算します

YEARFRAC は、2 つの日付の間の 1 年の分数を返します。これは、人事部門において、丸年や月よりも正確な在職期間の値が必要な場合に役立ちます。

構文:

=YEARFRAC(start_date, end_date, [basis])

• 開始日 と終了日 :上記と同じ
• [基本] – オプション: 日数カウント方法 (0 =US 30/360、1 =実際/実際など)

人事ユースケース: 正確な従業員の在職期間

式:

この数式は、合計在職期間を 10 進数で返します。たとえば、従業員が約 5.14 年の勤務を完了したことが示される場合があります。

ヒント:今日():HR トラッカーを動的にする

TODAY() は現在の日付を返し、ワークブックが再計算されるたびに自動的に更新されます。レポートの日付を毎日手動で更新する代わりに、TODAY() はファイルを自動的に最新の状態に保ちます。

構文:

人事ユースケース: ライブステータスの計算

TODAY() を他の関数と組み合わせて、トラッカーを自動更新することができます。

在職期間は、手動で変更しなくても毎日自動的に更新されます。

人事部門で効果的に使用するためのヒント

• ホリデーテーブルを作成する: すべての公式休日の日付を 1 つの範囲に収め、数式でその範囲を参照します。これにより、ワークブックの保守が容易になります。一度更新すると、すべての数式が自動的に更新されます。
• 名前付き範囲を使用する: =NETWORKDAYS(HireDate, TODAY(), CompanyHolidays) は =NETWORKDAYS($C$4, TODAY(), $N$2:$N$45) よりも読みやすいです。また、行が移動したときの数式エラーの防止にも役立ちます。
• 日付入力の検証: セルに日付のように見えるテキストが含まれているが日付として保存されていない場合、日付ベースの数式は通知なしで失敗する可能性があります。 データ → データ検証 → 日付を使用します。 これらの数式にフィードされる任意の列。
• 地域を調整する: ロケールの日付形式と週末の基準を使用して数式をテストします。
• 関数を組み合わせる: 適格性チェックには DATEDIF と IF を使用します。
• エラーの処理: 数式を IFERROR で囲みます（例:=IFERROR(NETWORKDAYS(E2, F2), “Invalid Dates”）。
• 動的日付を使用する: リアルタイム更新のために数式を TODAY() と組み合わせます。

結論

Excelの7つの関数を使いこなすことで、人事管理をより効率的かつ正確に行うことができます。強力な HR ワークブックは、従業員データを保存するだけではありません。運用に関する質問に迅速、一貫性、正確に答えるのに役立ちます。サンプル スプレッドシートを使用して練習し、これらの関数が日常業務をどのように自動化できるかを検討してください。これらを組み合わせることで、複雑なシステムや高度な自動化を必要とせずに、人事業務における Excel の効果が大幅に高まります。

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