Excel で電子メール アラートを自動化:効率的に期限を追跡するための 2 つの簡単な方法

さまざまな人々の電子メールと、彼らが守らなければならない期限を含む次のデータセットを使用し、それらの日付に基づいて電子メール アラートを設定します。

方法 1 – Power Automate を使用して Excel で自動電子メール アラートを生成する

ステップ 1 – データセットを準備する

• 前述した次のデータセットを使用します。
• 期限に従ってメールアラートが自動的に送信されます。 .

• データセットの任意のセルを選択し、Ctrl を押します。 + T.
• テーブルの作成 のダイアログ ボックス
が表示されています。
• テーブルの範囲はデータセットの範囲です。
• OK を押します。 テーブルを生成します。

• Excel ファイルを OneDrive for Business に保存します。 またはシェアポイント .
• Microsoft 365 に移動します。 アプリケーション。

ステップ 2 – Power Automate を起動する

• 左上のアイコン (正方形の中に 9 つの点) をクリックします。

注: OneDrive 個人アカウントでは機能しません Microsoft 365 が必要です。 アカウント。

• [すべてのアプリ] をクリックします。 MS 365 のアプリのリストを表示するには .

• Power Automate を選択します。 アプリケーション。

• Power Automate で [作成 ] をクリックします。 次に、[スケジュールされたクラウド フロー] を選択します。 .

• パワーフローに名前を付けます。 自動電子メール アラートという名前を使用しました。 .
• アラートを毎日送信したいので、[1 日ごとに繰り返す] を選択しました。
• [作成] をクリックします。 .

ステップ 3 – Power Automate と Excel をリンクする

• 再発の 1 つのステップがあります。 .
• [新しいステップ] をクリックします。 他のステップを追加するには。

• テーブルに存在する行をリストする を選択します。 アクションから タブ。このオプションが表示されない場合は、検索ボックスで検索することもできます。

• [場所] のドロップダウン メニューをクリックします。
• OneDrive for Business を選択します。 .

• OneDrive を選択します。 ドキュメント ライブラリの場合 .

• ファイルの場所に移動し、ファイルを選択します。

• データセットを含むテーブル名を選択します。 表 1 を使用しました。 Excel で。

• [詳細オプションを表示] をクリックします。 .

• フィルター クエリ内 フィールドに次のように入力します:Deadline eq' .
• [動的コンテンツの追加] をクリックします。  フローティング ウィザードが開きます。
• 式に移動します。 タブをクリックし、数式バーに次の数式を入力します。

formateDateTime(convertFromUTC(utcNow(),'Central America Standard Time'),'yyyy-MM-dd')

ここでは 期限 の書式を設定しました。 Excel の列 中米標準時の標準形式のファイル 。

• ' で終わる .

• 日時を設定します。 フォーマット ISO 8601 へ .

ステップ 4 – メールのリストを抽出する

• [次のステップ] を選択します。 検索ボックスに「選択」と入力します。 を選択し選択:データ操作 アクションのリストから .

• [動的コンテンツを追加] をクリックします。 [値 ] を選択します。 リストから。

• テキスト をクリックします。 地図を選択した後のアイコン オプション。

• メールを検索 検索バーで [メール] を選択します。 リストから。

ステップ 5 – 抽出されたメールのリストを作成する

• 別のステップを追加し、作成 を検索します
• [作成] を選択します。 .

• 作成 操作が表示されるので、[動的コンテンツの追加] をクリックします。 .
• 式内 バーに次の数式を入力します。

union(body('Select'),body('Select'))


• [OK] をクリックします。

ステップ 6 – 各メールにコントロールを追加する

• コントロールを選択します .

• [それぞれに適用] を選択します。 アクションから タブ。

• 下のボックスをクリックして前のステップからの出力を選択します。
• 出力を選択します 動的コンテンツの追加を使用して アイコン。

ステップ 7 – 各メールのデータを抽出する

• [アクションを追加] をクリックします。 .

• フィルタ配列を検索 検索バーで [配列をフィルタリング] を選択します。

• 値 を選択します 右側のプラス アイコンをクリックすると、ウィザードが表示されます。

• [動的コンテンツの追加] を選択します。 [メール] を選択します。  そこから。

• 現在のアイテムを選択します 3 番目のフィールド。

ステップ 8 – 電子メール アラート用の HTML を生成する

• [アクションを追加] をクリックします。 [HTML テーブルの作成] を検索します。
• [HTML テーブルの作成] を選択します。 .

• 差出人内 フィールドでボックスをクリックし、[動的コンテンツの追加] をクリックします。 アイコン。
• フローティング ウィザードから、本文を選択します。 .
• [詳細オプションを表示] をクリックします。

• 列から フィールドでカスタムを選択します .

• テーブル名に含める列の名前をヘッダーに入力します。 列。
• 1 番目 ヘッダー の列 フィールドに「期限」と記入します。
• 2 番目 列の式で次の数式を使用します。 バー:

formatDateTime(item()['Deadline'],'MMM d,yyyy')

期限 の値をフォーマットします。 明確な形式の列。

• トピックという名前の別の列を追加します。
• 式 で次の数式を使用して列の値を設定します。 バー:

ステップ 9 – Outlook でメールを自動的に作成する

• 別のアクションを追加します メールを送信 という名前 (V2 ).

• [宛先 ] をクリックします。 フィールドに移動し、[動的コンテンツの追加] をクリックします。 .
• フローティング ウィザードから、現在のアイテムを選択します。 リストから。

• 件名にメールの件名を入力します。 フィールド。
• 体内 フィールドで、[動的コンテンツの追加] をクリックします。 そして出力を選択します。 リストから。

• [詳細オプションを表示] をクリックすると、詳細オプションを選択できます。

• [保存] を選択します。 .
• フローの準備ができました。 [テスト] をクリックして結果をテストできます。 ボタン。

• 手動を選択します フローを手動でテストします。
• Outlook を開きます。 アプリケーションを使用して自動メール アラートを確認する

最終出力

• Outlook のサンプル メッセージは次のとおりです。 アプリケーション。

方法 2 – VBA を使用して Excel ワークシートから自動電子メール アラートを送信する

手順:

• 前述した次のデータセットを使用します。
• 期限が 1 の間の場合 と 7 本日から数日以内に、自動メール アラートが生成されます。

• VBA を開くには マクロ、Alt キーを押します + F11 .

• Microsoft Visual Basic for Application ウィンドウがポップアップします。
• 挿入 から タブで、モジュールを選択します。 オプション。

• 次の VBA を貼り付けます。 モジュール内のコード:

Public Sub SendReminderMail()
'Declare the variables
    Dim XDueDate As Range
    Dim XRcptsEmail As Range
    Dim xMailContent As Range
    Dim xRngDn As Range
    Dim xCrtOut As Object
    Dim xValDateRng As String
    Dim xValSendRng As String
    Dim k As Long
    Dim xMailSections As Object
    Dim xFinalRw As Long
    Dim CrVbLf As String
    Dim xMsg As String
    Dim xSubEmail As String
    On Error Resume Next
    'To select the date column insert a input box
    Set XDueDate = Application.InputBox("Select the column for Deadline/Due Date date column:", "ExcelDemy", , , , , , 8)
    If XDueDate Is Nothing Then Exit Sub
    'Insert a input box for selecting the recipients
    Set XRcptsEmail = Application.InputBox("Choose the column for the email addresses of the recipients:", "ExcelDemy", , , , , , 8)
    If XRcptsEmail Is Nothing Then Exit Sub
    'To enter the text mail, insert a input box
    Set xMailContent = Application.InputBox("In your email, choose the column with the reminded text:", "ExcelDemy", , , , , , 8)
    If xMailContent Is Nothing Then Exit Sub
    'Count rows for the due dates
    xFinalRw = XDueDate.Rows.Count
    Set XDueDate = XDueDate(1)
    Set XRcptsEmail = XRcptsEmail(1)
    Set xMailContent = xMailContent(1)
    'Set command to open MS Outlook Application
    Set xCrtOut = CreateObject("Outlook.Application")
    'Apply For loop to conduct the operation in each row one by one
    For k = 1 To xFinalRw
        xValDateRng = ""
        xValDateRng = XDueDate.Offset(k - 1).Value
        'Apply If condition for the Due Date values
        If xValDateRng <> "" Then
        'Condition set to send mail if the difference between due dates and current date is greater than 1 and less than 7 days
        'Means 1 < X< 7, X = Due Date - Current Date
        If CDate(xValDateRng) - Date <= 7 And CDate(xValDateRng) - Date > 0 Then
            xValSendRng = XRcptsEmail.Offset(k - 1).Value
            'Create the subject, body and text contents with the required variables
            xSubEmail = xMailContent.Offset(k - 1).Value & " on " & xValDateRng
            CrVbLf = "<br><br>"
            xMsg = "<HTML><BODY>"
            xMsg = xMsg & "Dear " & xValSendRng & CrVbLf
            xMsg = xMsg & "Text : " & xMailContent.Offset(k - 1).Value & CrVbLf
            xMsg = xMsg & "</BODY></HTML>"
            'Create the email
            Set xMailSections = xCrtOut.CreateItem(0)
            'Define the position to place the Subject, Body and Recipients Address
            With xMailSections
                .Subject = xSubEmail
                .To = xValSendRng
                .HTMLBody = xMsg
                .Display
                .Send
            End With
            Set xMailSections = Nothing
        End If
    End If
    Next
    Set xCrtOut = Nothing
End Sub

• 保存後、F5 を押します。 プログラムを実行します。
• 「再生」アイコンをクリックしてプログラムを実行することもできます。

• 入力メッセージ ボックスが表示されます。
• 期限の列を選択します。 D5:D10 を選択しました。 範囲を選択してOKを押します。

• 別の入力メッセージ ボックスが表示されます。
• メールアドレスの列を選択します。 B5:B10 を選択しました。 範囲を選択してOKを押します。

• 最後の入力メッセージ ボックスが表示されます。
• トピックの列を選択します。 。 C5:C10 を選択しました。 範囲を選択してOKを押します。

• すべてのメールは期限前にリマインダー メールとして送信されます。
• 上記の自動プログラムを使用して、メールを手動で送信することもできます。アポストロフィ (‘) を入力します。 ) (.send の前) ) コマンドを使用して無効にします (下の図を参照)。

• 完成した下書きはすべてアプリで入手できます。
• [送信] ボタンをクリックして、メールの送信先を選択します。

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