Excelでメーリングリストを作成する2つの方法【Word差し込み印刷・Outlook連携】

ビジネスの現場では、数千人規模の顧客に対して、サービスの更新内容や変更点を通知しなければならない場面が多くあります。Excelでメーリングリストを作成しておけば、こうした手間のかかる作業をわずか数分で完了できます。多くの場合、顧客の郵送先住所はExcelファイルで管理されており、そのリストを活用して会社の住所変更などを一括で通知したいというニーズがあります。

ここでは、会社名がMarigold Salesで、住所が7 Oak Valley St., Lakeland, Florida 33801からMarigold Sales, 71 Glendale Ave. Boca Raton, Florida 33428へ変更になったと仮定します。この住所変更の情報を、メーリングリストを使って顧客全員に効率よく通知していきます。

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Excelでメーリングリストを作成する2つの簡単な方法

方法1:Microsoft Wordの差し込み印刷機能を使う

Microsoft Wordには「差し込み印刷(Mail Merge)」という便利な機能が搭載されています。この機能を使えば、Excelからデータを取り込んだ後、メーリングリストのテンプレートを簡単に作成できます。データには顧客の氏名、会社名、会社の住所、メールアドレスなどが含まれており、以下の手順を実行するだけで、差し込み印刷が自動的にメーリングリストを挿入してくれます。

ステップ1:まず、Microsoft Wordで通知用の文書を作成します。Wordを開き、「差し込み文書」タブに移動し、「差し込み印刷の開始」セクションから「レター」を選択します。

ステップ2:目的に合わせてメッセージ本文を記述します(例：顧客への住所変更のお知らせ)。青色で表示されている部分が、これから作成するメーリングリストの差し込み箇所になります。

ステップ3:「差し込み印刷の開始」セクションにある「宛先の選択」を選択し、表示されたオプションから「既存のリストを使用」を選びます。

ステップ4:「既存のリストを使用」を選択すると、パソコンのフォルダ画面が開きます。対象のファイル(例：Creating a Mailing List in Excel)を選択し、「開く」をクリックします。

ステップ5:「テーブル選択」ウィンドウが表示されます。「データの先頭行に列見出しが含まれている」チェックボックスがオンになっていることを確認し、「OK」をクリックします。

ステップ6:Wordがデータを読み込みます。カーソルを受信者名の隣に置き、「差し込み文書」タブの「書き込みとフィールドの挿入」グループにある「差し込みフィールドの挿入」をクリックします。

ステップ7:「差し込みフィールドの挿入」ダイアログボックスが表示されます。「挿入」セクションの「データベースフィールド」を選択し、任意のフィールド(例：First Name(名))を選んで「挿入」をクリックします。

続けて、ステップ7を3〜4回ほど繰り返し、名(First Name)、姓(Last Name)、会社名(Company Name)、市区町村(City)、都道府県(State)、郵便番号(Zip Code)を挿入していきます。メッセージには必要なフィールドを自由に組み込めます。

ステップ8:次に、カーソルを挨拶文の直前(例：Dear 受信者名)に置き、「書き込みとフィールドの挿入」セクションから「挨拶文」を選択します。

ステップ9:「挨拶文の挿入」ダイアログボックスが表示されます。ここで顧客名の表示形式を選択できます。受信者名の後にカンマ(,)などの区切り文字を付けることも可能です。設定内容のプレビューは、ダイアログボックス下部の「プレビュー」セクションに表示されます。「OK」をクリックしましょう。

ステップ1〜9を実行すると、データファイル内の各顧客に対応したメーリングリストのテンプレートが完成します。完成イメージは下図の通りです。

ステップ10:特定の顧客の仕上がりを確認したい場合は、「結果のプレビュー」セクションにある「結果のプレビュー」オプションを選択します。

すると、テンプレートが即座に1人目の顧客向けのレターに変換されます。

顧客の名と姓の間にスペースがない場合は、下図のように名(First Name)の後に半角スペースを追加してください。

この修正は全顧客の名前に一括で反映されます。矢印ボタンをクリックすれば、データ間を前後に移動して各顧客のプレビューを確認できます。

ステップ11:専用のオプション(例：「電子メールメッセージの送信」)をクリックするだけで、レターの編集、印刷、さらにはメール送信まで行えます。

ステップ12:「電子メールへ差し込み」ダイアログボックスが表示されます。「宛先」ボックスで「Email Address(メールアドレス)」を選択し、「件名」ボックスに適切な件名(例：住所変更のお知らせ)を入力します。

「OK」をクリックします。

送信する顧客の範囲(番号指定)を選ぶことも可能です。

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方法2:Microsoft Outlookのインポート機能を使う

前述の方法ではMicrosoft Wordを使用しましたが、Microsoft Outlookにも、特定の形式のデータファイル(CSVファイルなど)をインポートするだけでメーリングリストを作成できる機能があります。

顧客の連絡先データがExcelファイルにある場合は、Excelの「名前を付けて保存」機能を使ってCSV形式に変換しましょう。変換手順は下図の通りです(「ファイル」>「名前を付けて保存」> 一覧から「CSV」を選択 > 「保存」をクリック)。

ExcelファイルをCSV形式に変換したら、以下の手順に従ってMicrosoft Outlookでメーリングリストを作成します。

ステップ1:Microsoft Outlookを開き、「ファイル」を選択します。

ステップ2:「ファイル」リボンのオプションから、「開く/エクスポート」> 「インポート/エクスポート」をクリックします。

ステップ3:「インポート/エクスポート ウィザード」が表示されます。「他のプログラムまたはファイルからのインポート」オプションを選択し、「次へ」をクリックします。

ステップ4:「ファイルのインポート」画面が開きます。「インポートするファイル形式の選択」で「コンマ区切り値(CSV)」を選択し、「次へ」をクリックします。

ステップ5:「ファイルのインポート」画面で「参照」をクリックし、先ほど保存したCSVファイルを指定します。

ステップ6:パソコン上のフォルダから、保存済みのCSVファイルを選択して「OK」をクリックします。

ステップ7:Outlookがステップ6で指定したファイルを読み込んで表示します。「重複しても作成する」オプションにチェックを入れ、「次へ」に進みます。

ステップ8:インポートしたデータの保存先(例：「連絡先」)を選択し、「次へ」をクリックします。

ステップ9:フィールドを正しく対応させるために、どの項目を「名前」、「会社」、「メールアドレス」として扱うかをOutlookに教える必要があります。「ユーザー設定フィールドの対応」をクリックしましょう。

ステップ10:左側(元のフィールド)から右側(対応先フィールド)へ値をドラッグして、項目を割り当てます。

会社名とメールアドレスについてもステップ10と同じ操作を繰り返し、下図のように「OK」をクリックします。

ステップ11:保存先フォルダはこの画面で変更することもできます。特に変更が必要なければ、「完了」をクリックします。

Outlookは数秒で連絡先全体を読み込みます。インポート結果を確認するには「連絡先」を開きましょう。下図のように、インポートされた連絡先がすべて表示されます。

元データと突き合わせて名(First Name)の件数を確認することもできます。このようにOutlookでメーリングリストを作成しておけば、各顧客へ簡単かつ迅速にメールを送信できるようになります。

関連記事:Excelで五十音順(アルファベット順)のリストを作る方法(3選)

まとめ

この記事では、Microsoft製品(Microsoft WordとMicrosoft Outlook)の連携機能を活用して、Excelでメーリングリストを作成する2つの方法をご紹介しました。Wordの差し込み印刷を使えば文書の一括作成が、Outlookのインポート機能を使えば連絡先の一括登録がそれぞれ実現できます。ぜひ用途に合わせて活用してみてください。ご質問や追加の情報がありましたら、コメント欄でお気軽にお知らせください。

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