Excel でメーリング リストを作成する (2 つの方法)

ビジネスでは、何千もの顧客がおり、サービスの更新や変更を顧客に通知する必要があります。 Excel でメーリング リストを作成すると、面倒な作業を数分で完了できます。ほとんどの場合、顧客の郵送先住所は Excel ファイルに含まれており、それらの顧客の郵送先住所を使用して、会社の住所変更について通知したいと考えています。

会社名がMarigold Salesだとしましょう。 住所が 7 Oak Valley St., Lakeland, Florida 33801 から変更されました Marigold Sales, 71 Glendale Ave. Boca Raton, Florida 33428 .ここで、このインシデントについてお客様にお知らせしたいと思います。

メーリング リストを使用して、この事件について彼らに知らせたいと考えています。

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Excel でメーリング リストを作成する 2 つの簡単な方法

方法 1:Microsoft Word 差し込み印刷を使用して Excel でメーリング リストを作成する

マイクロソフト ワード 差し込み印刷という機能を提供 .この機能を使用して、Excel からデータをインポートした後、メーリング リストのテンプレートを作成できます。データにはすべての顧客の名前が含まれています 、会社名 、会社の住所 、およびメールアドレス . 差し込み印刷 次のシーケンスを実行した後、メーリング リストが自動的に挿入されます。

ステップ 1: メーリング リストを作成するには、Microsoft Word を使用してメッセージを作成する必要があります。 . Microsoft Word を開く 、 メーリング に移動します タブ> 文字を選択 (差し込み印刷の開始から) セクション）

ステップ 2: 必要に応じてメッセージを書き留めます (つまり、顧客に 住所変更 について知らせる) ）。 ブルー 色付きの文章は、作成しようとしているメーリング リストに合わせて作成されます。

ステップ 3: 受信者の選択 を選択します (差し込み印刷を開始から) セクション)> [既存のリストを使用] を選択します (オプションから)

ステップ 4: 既存のリストを使用を選択する コンピューターのフォルダーに移動します。必要なファイルを選択します (例:Creating a Mailing List in Excel ).

開くをクリックします .

ステップ 5: テーブルの選択 ウィンドウが開きます。 データの最初の行に列ヘッダーが含まれていることを確認してください トグル。

OK をクリックします .

ステップ 6: マイクロソフト ワード データをロードします。 受信者名の横にカーソルを置きます 次に 差し込みフィールドの挿入 に移動します (フィールドの書き込みと挿入で 郵便物の下 タブ）

ステップ 7: 差し込みフィールドの挿入 ダイアログボックスが表示されます。 データベース フィールドを選択します 挿入セクションの下 .次に、いずれかのフィールドを選択します (つまり、名 ) その後、[挿入] をクリックします。 下の画像に示すように。

その後、 ステップ 7 を繰り返します 約 3 または 4 名を挿入する回数 、姓 、会社名 、都市 、状態 、郵便番号 .メッセージには任意のフィールドを挿入できます。

ステップ 8: 繰り返しますが、挨拶文の前にカーソルを置きます (例:Dear Recipient Name) ）。その後、フィールドの書き込みと挿入にカーソルを合わせます セクション> グリーティング ラインを選択 .

ステップ 9: あいさつ文を挿入 ダイアログボックスがポップアップします。 あいさつ文を挿入から ダイアログボックス、

お客様の名前の任意の形式を選択してください . コンマを入れることができます (、 ) または 受信者名 の後の区切り文字 .アクションのプレビューは、[プレビュー] の下に表示されます ダイアログボックスのセクション。

OK をクリックします .

ステップ 1 を実行しています 9 まで データファイルに顧客ごとのメールリストのテンプレートを用意します。テンプレートは、下の図に示すようになります。

ステップ 10: 任意の顧客のプレビューを表示する場合。 プレビュー結果を選択するだけです オプション (プレビュー結果から) セクション）

すぐに、テンプレートは 1 に変わります ^st 次の図に示すような顧客の郵送状。

First の間にスペースがありません と姓 顧客の。 スペースを入れるだけ 名の後に 下の画像のように。

すべての顧客の名前は、名の間に同様のスペースが入ります と姓 .方向矢印をクリックして、データ間を前後に移動します。

ステップ 11: 編集できます 、印刷 、または メール 特定のオプション (メール メッセージを送信 など) をクリックするだけでレターを送信できます ).

ステップ 12: Merge to E-mail ダイアログボックスが表示されます。 メールアドレスを選択 宛先 コマンドボックス。適切な件名を入力します (例:住所変更 ) 件名に コマンドボックス。

[OK] をクリックします .

メールを送信する顧客番号の範囲を選択できます。

続きを読む:Excel でカンマ区切りのリストを作成する方法 (5 つの方法)

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方法 2: メーリング リストの作成 Microsoft の使用 展望 インポート機能

前の方法では、Microsoft Word を使用しました メーリングリストを作成します。ただし、Microsoft Outlook 特定のデータ タイプのファイル (CSV など) をインポートするだけでメール ボックスを作成するオプションも用意されています。 ファイルの種類)

顧客の連絡先のデータ ファイルが Excel にあるので、それを CSV に変換するだけです Excel の名前を付けて保存を使用してフォーマットする 特徴。ファイル変換は下の図に示されています ([ファイル] に移動します)。> 名前を付けて保存> CSV を選択 提供されたフォーマットから> [保存] をクリックします ).

Excel ファイルを CSV に変換した後 次の手順に従って、Microsoft Outlook を使用してメーリング リストを作成します。 .

ステップ 1: Microsoft Outlook を開く . ファイルを選択 .

ステップ 2: ファイルから リボン オプション

[開いてエクスポート] を選択します> [インポート/エクスポート] をクリックします .

ステップ 3: インポートおよびエクスポート ウィザード が表示されます。ウィザードで、[別のプログラムまたはファイルからインポート] を選択します。 オプション。

[次へ] をクリックします .

ステップ 4: ファイルをインポート コマンドボックスが開きます。 カンマ区切り値を選択 (CSV ) as インポート元のファイル タイプを選択 .

[次へ] をクリックします .

ステップ 5: ファイルのインポート コマンド ボックスで、[参照] をクリックします。 ファイルをインポートする (以前に保存した CSV ファイル）

ステップ 6: 以前に保存した CSV を選択してください コンピュータ ディレクトリからファイルを選択し、[OK] をクリックします。 .

ステップ 7: ステップ 6 でインポートしたファイルが Outlook に読み込まれます と表示されます。 [重複の作成を許可する] をオンにします オプションを選択して 次へ に進みます .

ステップ 8: 場所を選択する必要があります (つまり、連絡先 ) インポートしたファイルを抽出する必要がある場所で、[次へ] をクリックします。 .

ステップ 9: フィールドを一致させるには、名前として受け取るアイテムを Outlook に伝える必要があります。 、会社 、またはメールアドレス .結果として、[カスタム フィールドのマッピング] をクリックします。 .

ステップ 10: From から値をドラッグします (左 サイド) To へ (そうですね 側) を同じものとして割り当てます。

ステップ 10 を繰り返します 会社名 とメールアドレス その後、[OK] をクリックします 下の画像のように。

ステップ 11: ファイルの宛先を変更することもできます。そのようなアクションが必要ない場合は、[完了] をクリックします。 .

Outlook は少し時間がかかり、すべての連絡先を読み込みます。インポートした連絡先を確認するには、 連絡先 に移動します 次の図のように、インポートされたすべての連絡先が表示されます。

ファーストネームを数えたりクロスチェックしたりできます s ソース データ。この Outlook はメーリング リストを作成し、そこからそれぞれを簡単に即座にメールで送信できます。

続きを読む:Excel でアルファベット順のリストを作成する方法 (3 つの方法)

結論

この記事では、Microsoft 製品の相互リンク機能を使用して、Excel でメーリング リストを作成する方法を示します。 (つまり、Microsoft Word および Microsoft Outlook ）。これらの方法が、Excel でメーリング リストを作成するというあなたの探求を満たしてくれることを願っています。さらに質問がある場合、または追加するものがある場合は、コメントしてください。

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