学校や職場で活用するOneDrive:初心者向けの便利な8つのヒント

外出先で仕事をすることが多いほど、場所やデバイスを問わずファイルにアクセスできることの重要性は高まります。かつて電子ファイルはすべて自分のパソコンの中に保存されており、パソコンのそばにいなければファイルを開くことすらできませんでした。しかし、高速インターネットの普及と、Dropbox、Amazon、Googleなどが提供するクラウドストレージサービスの登場により、その常識は一変しました。

皮肉なことに、ここ数年のステイホーム要請やリモートワークへの移行も、クラウドストレージへの需要とニーズをさらに押し上げました。多くの学校や企業がMicrosoft 365を導入して学生や従業員同士をつなぎ止めており、ファイル保存の面では「OneDrive」の採用が進んでいます。

学校や職場でOneDriveを使い始めたばかりの方は、ぜひこの記事を読んで、Microsoftのクラウドストレージサービスを快適に使いこなすためのコツをチェックしてください。

1. OneDriveのステータスアイコンを理解しよう

OneDriveにファイルを保存するとき、そのファイルを「オンラインのみ」にするか「オフラインでも利用可能」にするかを選べます。OneDriveの「オンデマンド ファイル」機能を使えば、すべてのファイルをローカルにダウンロードしなくても、クラウドに保存した全データにアクセスできます。代わりに、エクスプローラー上で各ファイルの状態(オンラインのみ・ローカルで利用可能・常に利用可能)を示すステータスアイコンが表示されます。

青い雲のアイコンは「オンラインのみ」のファイルを表します。緑のチェックマークが付いた円形アイコンは、現在使用しているデバイス上でローカル利用可能なファイルです。

「常に」デバイスに保持するよう設定したファイルには、白いチェックマーク入りの濃い緑の円が表示されます。

オンラインのみのファイルをパソコンなどのデバイスで開くと、自動的にダウンロードされてローカルで利用可能になります。ローカルで利用可能ということは、インターネット接続がなくてもファイルを開けるということです。逆にハードディスクの空き容量を確保したいときは、ファイルを右クリックして「空き領域を増やす」を選択しましょう。

2. 「オンデマンド ファイル」機能を有効にする方法

Windows PCの場合は、以下の手順でオンデマンド ファイル機能を有効にできます。

1. システムトレイにあるOneDriveアイコンを選択します。
2. 「ヘルプと設定」を選択します。
3. 「設定」を選択します。
4. 「設定」タブで「領域を節約し、使用するときにファイルをダウンロードする」にチェックを入れます。

Macユーザーの場合は、以下の手順で有効化できます。

1. メニューバーのOneDriveアイコンを選択します。
2. 「…その他」ボタンを選択します。
3. 「環境設定」を選択します。
4. 「オンデマンド ファイルを有効にする」ボタンを選択します。

3. Windowsならストレージセンサーを活用しよう

Windows 10ユーザーは、「ストレージセンサー」という追加機能を利用できます。これはディスク容量が不足してきたときに、直近30日間開いていないOneDriveファイルを自動的に「オンラインのみ」に切り替えてくれる便利な機能です。

また、容量不足時だけでなく、毎日・毎週・毎月といった周期でストレージセンサーを実行するよう設定することも可能です。

4. OneDriveの「個人用コンテナー」について知っておくべきこと

OneDriveクラウドに保存したファイルはすべてMicrosoftのセキュリティ対策で保護されていますが、「個人用コンテナー(Personal Vault)」は機密性の高いファイルに対してさらなる保護層を提供してくれる機能です。

個人用コンテナーにファイルを保存すると、アクセス時に強力な認証、つまり二段階の本人確認が必要になります。デバイスによって、顔認証、指紋認証、PINコード、SMSまたはメールで送られてくる確認コードなどが使えます。

個人用コンテナー内のファイルは、コンテナー内にあるときも、クラウドとデバイス間を行き来するときも、常に暗号化されています。さらに、ウイルススキャンが定期的に行われ、ランサムウェアを含む不審なアクティビティも監視されます。

個人用コンテナーはOneDrive内の一つのフォルダとして表示されるので、そこにファイルを保存するだけで、これらの高度なセキュリティの恩恵を受けられます。

注意:Microsoft 365に加入していない無料ユーザーの場合、個人用コンテナーに保存できるファイルは3つまでという制限があります。

5. OneDriveへのファイルのアップロード方法

学校や職場でOneDriveを使っている場合、クラウドへファイルをアップロードする方法は複数あります。

ブラウザからアップロードする

OneDriveにはいつでもブラウザからアクセスできます。以下の手順はChromeとEdgeでの操作例ですが、他のブラウザでも多少の違いはあるものの同様に操作できます。

1. office.comにサインインし、ページ左上のアプリ起動ツールを選択して「OneDrive」をクリックします。

2. 「アップロード」>「ファイル」または「フォルダー」を選択します。

3. アップロードしたいファイルやフォルダを選びます。
4. 「開く」または「フォルダーの選択」をクリックします。

デスクトップからアップロードする

Windows 10搭載のパソコンであれば、OneDriveは最初からインストールされています。ファイルやフォルダをOneDriveフォルダに保存・移動するだけで、すべてのデバイスからOneDrive経由でアクセスできるようになります。

OneDriveにサインインしていない場合は、「スタート」ボタンを押してOneDriveを検索し、アプリを起動して画面の指示に従ってサインインしてください。

Macユーザーも同様に、FinderでファイルをOneDriveフォルダにコピーまたは移動したり、アプリから直接OneDriveフォルダに保存したりすることで、自動的にアップロードできます。

6. OneDriveでファイルを共有する

OneDriveなら、ファイル共有はとても簡単です。パソコン上でファイルを右クリックし、「共有」を選択するだけです。

共有相手を選び、必要に応じてメッセージを添えて、「送信」ボタンを押すか、リンクをコピーするか、デバイス上の別のアプリ経由で送信するかを選びましょう。

7. 削除したファイルやフォルダを復元する

OneDriveにはごみ箱機能があり、誤って削除したファイルやフォルダを復元できる場合があります。

1. ブラウザ版OneDriveで「ごみ箱」を選択します。
2. 復元したいファイルを選びます。

3. 「復元」ボタンをクリックします。

8. 共有ファイルに有効期限とパスワードを設定する

この機能はまだ無料アカウントでは利用できませんが、一部のMicrosoft 365ユーザーは、OneDrive上の共有ファイルに有効期限とパスワードを設定できます。OneDrive管理センターでこの機能が有効になっている場合の手順は以下の通りです。

注意:この設定は匿名リンクで共有する場合にのみ機能し、特定の相手を指定して共有する場合には適用されません。

1. ブラウザで共有したいファイルまたはフォルダを選択します。
2. 「共有」を選択します。
3. 「リンクの設定」で、ファイルへのアクセス期限を指定します。

4. 必要に応じてパスワードを設定します。
5. 「適用」ボタンをクリックします。

学校や職場のOneDriveをもっと活用しよう

以上のヒントは、学校や職場でOneDriveを活用するためのほんの入り口にすぎません。同期の問題を解決する方法や、シンボリックリンクを使ってパソコン上の任意のフォルダをOneDriveと同期させるテクニック、あるいは思い切ってOneDriveを完全に無効化する方法なども、ぜひ学んでみてください。