Notionアプリ徹底解説：初心者必見の15の活用ヒント

2016年のリリース以来、Notion（ノーション）は生産性向上ツールの分野で大きな話題を集めてきました。その理由は、複数のアプリに分散しがちだった作業をひとつにまとめられる点にあります。メモ、タスク管理、コラボレーションをすべてカバーするオールインワンツールであり、モジュールベースの柔軟な設計により、自分好みの形に自由にカスタマイズできます。

ただし、Notionを使い始めたばかりの方は、そのミニマルなユーザーインターフェースに戸惑うかもしれません。他の生産性ツールと違い、派手なツールバーや書式設定ボタンが画面に並んでいるわけではないからです。

とはいえ、このシンプルなデザインこそがNotion最大の強みです。特定の構造や階層を強制されることなく、使い方は完全に自分次第。本記事では、Notionをスムーズにスタートし、習得を加速させるための15のヒントをご紹介します。

1. ブロックを挿入する

Notionでは、すべてが「ブロック」で構成されています。何かを入力し始めると、まずデフォルトのテキストブロックが作られますが、テキスト以外のブロックも挿入可能です。

スラッシュ（/）キーを押すと、作成できるすべてのブロックが一覧になったフローティングパネルが表示されます。リストの上部には基本ブロックが並んでおり、ページの埋め込み、見出しの作成、ToDoリストの挿入、区切り線の追加、引用テキストなどが行えます。これらは頻繁に使うことになるでしょう。

さらに、データベース・メディア・高度なブロックも用意されています。ファイルのアップロードから、カンバン形式のボード挿入、カレンダーの埋め込みまで、幅広いことが可能です。各ブロックを実際に試してみると、追加するほどNotionの仕組みが自然と理解できるようになります。

操作を効率化したい場合は、スラッシュキーを押した直後にブロック名を入力して絞り込み、Enterキーで直接挿入しましょう。よく使うブロックを覚えておけば、追加作業もあっという間に終わります。

2. ブロックを移動する

Notionでは、最初から完璧に整える必要はありません。ページにメモやタスクを配置した後でも、好きな順序に並べ替えられます。これはすべての種類のブロックに当てはまります。

ブロックにカーソルを合わせ、左側に表示されるブロックハンドルをドラッグして移動します。青い線が表示され、ブロックをドロップできる位置を教えてくれます。

また、Notionではカラム（段組み）も簡単に作成できます。ブロックを横方向にドラッグし、縦の青い線が現れた位置でドロップするだけです。

3. ブロックを変換する

コンテンツを追加した後でも、基本ブロックを別の種類に変換できます。ブロックハンドルを選択し、コンテキストメニューの「Turn into（変換）」にカーソルを合わせて、希望するブロックタイプを選びましょう。

たとえば、標準テキストのブロックを見出しに変えたい場合は、H1、H2、H3タイプのヘッダーブロックを選択します。

4. サブページを作成する

新しい作業ごとにサイドバーで別ページを作る必要はありません。代わりにPageブロックを使えば、ページの中にページを埋め込めます。ネストしたページはいくつでも作成可能です。

たとえば、1つのページをメインダッシュボードとし、そこから他のコンテンツへのサブページを枝葉のように作れます。Notion内の情報を論理的に整理できるだけでなく、サイドバーもすっきり保てるのがメリットです。

Notionは非常に柔軟です。既存のページをサイドバー上で別のページにドラッグ＆ドロップしてサブページ化したり、その逆の操作も自在に行えます。

5. 他のページへリンクする

Link to pageも非常に便利なブロックです。Pageブロックと組み合わせれば、ページ間のつながりがスムーズになります。好きな場所に追加して、別のページへのリンクを作りましょう。

6. テキストを書式設定する

一見すると、Notionには書式設定オプションがないように思えますが、心配いりません。書式設定したいテキストを選択すると、太字・斜体・下線などのオプションを備えた便利なツールバーが表示されます。リンクの追加や文字色の変更などもここから行えます。

7. ページアイコンとカバーを追加する

Notionでは、ネストしたページを含む任意のページにアイコンとカバー画像を設定して個性を演出できます。ページ見出しにカーソルを合わせ、「Add Icon（アイコンを追加）」「Add Cover（カバーを追加）」オプションを使用してください。

アイコンやカバー画像は、内蔵のギャラリーから選ぶことも、オリジナルの画像をアップロードすることも可能です。

8. ブロックを他のページへ移動する

任意のブロックを別のページに移動できます。ブロックハンドルを選択して「Move to（移動先）」にカーソルを合わせ、目的のページを選択しましょう。サイドバーの該当ページへ直接ドラッグ＆ドロップする方法でも問題ありません。

9. クイック検索を使いこなす

Notionワークスペース内で何かを探したいときは、ウィンドウ左上のQuick Find（クイック検索）を選択し、キーワードを入力するだけでページやブロックが即座に絞り込まれます。

Notionを使い込むようになると、クイック検索は欠かせない機能になります。Ctrl+P（MacはCmd+P）を押せば、さらに素早く呼び出せるので覚えておきましょう。

10. ページを共有する

契約しているNotionのプランによって、強力な共有オプションを利用できます。PersonalまたはPersonal Proプランなら、閲覧・コメント・編集のためにメンバーを招待（Notionでは「ゲスト」と呼びます）できますし、ページを一般公開することも可能です。ウィンドウ右上のShare（共有）オプションを選択して共有を開始しましょう。

Teamアカウントの場合、サイドバーのWorkspaceセクション以下にあるすべてのページが自動的にチームメンバーと共有されます。それでもPrivateエリアに、誰もアクセスできない個人用ページを作成できるので安心です。

11. ページをロックする

Notionでは、うっかり誤編集しても気づきにくいことがあります。ページをロックしておけば、意図しない変更を防げます。右上の3点リーダー（…）を選択し、「Page Lock（ページをロック）」を選びましょう。

12. コンテンツをインポートする

プレーンテキスト、Word、Excel、CSVファイルをNotionにインポートできます。さらに、EvernoteやTrelloといった他の生産性ツールからデータを直接取り込むことも可能です。サイドバー下部のImport（インポート）オプションを選択して始めましょう。

13. ダークモードを有効にする

Notionはダークモードに対応しています。サイドバーのSettings & Membersを選択し、Dark Modeの横のトグルをオンにすれば切り替わります。

また、キーボードショートカットのCtrl+Shift+L（MacはCmd+Shift+L）を使えば、ダークモードとライトモードを素早く行き来できます。

14. Notion Web Clipperを活用する

ウェブブラウジング中に気になるページを見つけたら、Notion Web Clipper拡張機能を使ってNotionワークスペースに保存できます。ChromeとFirefoxの両方に対応しています。拡張機能をインストール後、Notionアカウントでサインインすればすぐに使えます。

15. テンプレートを活用する

Notionは自由度が高すぎて、どこから手をつければいいか戸惑うこともあります。そんなときはページテンプレートが心強い味方です。サイドバー下部のTemplatesを選択して内蔵テンプレートギャラリーを開き、Personal（個人）、Education（教育）、Project Management（プロジェクト管理）などのカテゴリを展開して選びましょう。

「Use this template」を選択すると、選んだテンプレートに基づいた新しいページが自動的に作成されます。もちろん、テンプレートの内容は自由に編集できます。

Notion公式チームやコミュニティが提供するさらなるテンプレートを探したい場合は、Notion Template Galleryをチェックしてみてください。

まとめ：自分色に染めるNotion

Notionでできることはあまりにも多く、このレビューではその表面をなぞったにすぎません。とはいえ、基本を押さえてしまえば、ぐっと使いこなしやすくなるはずです。さあ、あなただけのニーズに合わせたNotionワークスペースを作り上げましょう。