PDFをPowerPointに挿入する方法|目的別に使い分けられる6つのテクニック

クライアントや同僚からPDFファイルを受け取り、その内容をPowerPointプレゼンテーションに追加しなければならない――そんな経験はありませんか?しかも時間がなく、資料を一から作り直す余裕がないとなれば、さらに頭が痛いところです。

どうすればPDFをPowerPointに挿入して、より充実したプレゼンテーションを実現できるのでしょうか?

この記事では、コンテンツの活用方法に応じて、PDF形式のファイルをプレゼンテーションに組み込むさまざまな方法をご紹介します。

PDFをPowerPointに挿入する主な方法

PDFファイルの内容をどのように活用したいかによって選択肢はいくつもありますが、主な方法は以下の6つです。

• PDF全体をオブジェクトとして挿入する
• アクションを設定して開けるようにする
• スクリーンクリッピングを使って挿入する
• PDFを分割して個別ページとして挿入する
• PDFからテキストや画像をコピーして貼り付ける
• Mac版PowerPointにPDFを挿入する

1. PDFをオブジェクトとして挿入する

この方法は、PDFファイルをプレゼンテーションの補足資料として残しておきたい場合に最適です。PDF全体をスライド上のオブジェクトとして挿入しておけば、発表時にそのオブジェクトを選択して開き、内容を閲覧できます。

注意: PowerPoint Online(ブラウザ版)でプレゼンテーションを編集している場合は、PDFの挿入や編集はできません。

• PDFをオブジェクトとして挿入するには、まずPDFファイルがパソコン上で開いていないことを確認し、PDFを配置したいPowerPointのスライドを表示します。
• メニューバーの「挿入」をクリックします。

• 「オブジェクト」を選択します。

• 「オブジェクトの挿入」ダイアログボックスで「ファイルから」を選択します。
• 「参照」をクリックして、挿入したいPDFファイルが保存されているフォルダを開きます。
• ファイルを選択し、「OK」をクリックすると、オブジェクトとして挿入されます。

• 成功すると、スライド上にPDFのアイコンが表示されます。「標準」表示の状態でその画像をダブルクリックすると、PDFファイルの内容が表示されます。

2. アクションを設定してPDFを開く

この方法を使えば、プレゼンテーション中にアクションを介してPDFファイルを開くことができます。

• PowerPointを開き、「標準」表示になっていることを確認します。
• PDFファイルがあるスライドで、ファイルの画像またはアイコンをクリックします。
• 次に、「挿入」タブの「リンク」グループにある「アクション」を選択します。

• 「アクション設定」ダイアログボックスで「マウスのクリック」タブを選ぶと、クリック操作でPDFを開けます。ポインターをPDFのアイコンに重ねたときに開きたい場合は、「マウスの移動」タブを選択してください。

• 「オブジェクトの動作」を選択し、一覧から「開く」をクリックして「OK」を押します。

3. スクリーンクリッピングで挿入する

PDF全体を挿入する必要はなく、特定の1ページだけを表示したい場合もあるでしょう。そんなときは、PDFをオブジェクト化したりアクションを設定したりする必要はありません。必要なページの内容をスクリーンクリッピングとして切り取り、画像としてスライドに挿入できます。

• PDFファイルを開き、PowerPointに挿入したい内容のあるページを表示します。
• 「挿入」をクリックし、「スクリーンショット」を選択します。

• 「使用可能なウィンドウ」ギャラリーに、開いているPDFファイルが表示されます。サムネイル画像をクリックすると、画像としてPowerPointスライドに挿入されます。

注意: PDFファイルの一部だけを切り取りたい場合は、「使用可能なウィンドウ」ギャラリーの最初に表示される「スクリーン クリッピング」をクリックします。画面が白くなり、ポインターが十字に変わります。タッチパッドやマウスの左ボタンを押しながらドラッグして、キャプチャしたい範囲を選択してください。

4. PDFを分割して個別ページとして挿入する

プレゼンテーションで使いたいPDFファイルに必要な情報がすべて含まれている場合は、この方法でファイルを分割して個別ページとして挿入したり、まとめてPowerPointプレゼンテーションに変換したりできます。

PDFをPowerPointプレゼンテーションに変換するには、Adobe Acrobat DCまたはサードパーティ製ツールが必要です。こうすることで、編集可能なPowerPoint(.pptまたは.pptx)ファイルに変換でき、PDFのページをプレゼンテーションに挿入したり、そのままメイン資料として活用したりできます。

Adobe Acrobat DCをお持ちなら、数回のクリックだけでPDFを整形済みのPowerPointプレゼンテーションに変換できます。モバイルデバイスやWebブラウザからどこでもプレゼンを更新でき、書式設定に時間をかけたり、変換エラーを心配したりする必要もありません。必要な部分だけを選んで書き出すのも、より簡単かつ迅速になります。

• Adobe Acrobat DCでPDFをPowerPointに変換するには、まずPDFファイルを開きます。

• 「PDFを書き出す」をクリックします。

• 書き出し形式として「Microsoft PowerPoint」を選択します。
• 「書き出し」をクリックします。

• 画面下部の青い「書き出し」ボタンをクリックします。
• 新しいファイルとして保存し、名前を付けて「保存」をクリックします。ファイルは書き出し用に前処理されます。

注意: PDFファイルにスキャンされたテキストが含まれている場合、Acrobatが自動的にテキスト認識を実行します。

サードパーティ製ツールを使ってPDFファイルを個別ページに変換するのも、同じくらい簡単です。無料のオンラインツール「Smallpdf」などを使えば、スキャン文書を含むあらゆるPDFファイルを個別ページや、PowerPointのような編集可能な形式に変換できます。

• Smallpdfで行うには、「PDFからPPTへ」のオプションをクリックします。

• PDFファイルをSmallpdfのオンライン画面にドラッグ&ドロップしてアップロードするか、「ファイルを選択」をクリックしてアップロードしたいPDFを選びます。

• アップロードと変換が完了したら「ダウンロード」をクリックし、変換後のファイルを任意の場所に保存します。これで、変換されたPDFのページを開き、プレゼンテーションに追加したいスライドを自由に選べるようになります。

5. PDFからテキストや画像をコピーして追加する

この方法では、Adobe Acrobat Readerを使ってPDFファイルから一部のテキストをコピーし、PowerPointに追加できます。

• 必要なテキストを挿入するには、Adobe ReaderでPDFを開き、コピーしたいテキストをハイライトします。
• 「編集」→「コピー」をクリックするか、キーボードのCtrl+Cキーを押してテキストをクリップボードにコピーします。ハイライトしたテキストを右クリックして「コピー」を選んでも構いません。

• PowerPointプレゼンテーションを開き、PDFのテキストを挿入したいスライドに移動します。「ホーム」をクリックし、「貼り付け」を選択します。

PDFファイルから特定の画像やグラフィックを挿入したい場合も、ドキュメント全体をPowerPointに入れる必要はありません。Adobe ReaderでPDFファイルを開き、挿入したいグラフィックを選択して右クリックし、「イメージのコピー」をクリックします。

PowerPointプレゼンテーションに戻り、グラフィックを挿入したいスライドを選択します。「ホーム」→「貼り付け」を選択すれば、PDFのグラフィックが挿入されます。

6. Mac版PowerPointにPDFを挿入する

WindowsではPDFをPowerPointにオブジェクトとして挿入できますが、Macで同じ手順を試すと、「ファイルが利用できない」「ファイル形式がサポートされていない」といったエラーメッセージが表示されることがあります。これは、Mac版Officeアプリケーションには、Windows版Microsoft Officeにあるようなオブジェクトのリンクと埋め込み(OLE)機能が備わっていないためです。

ただし、Mac版PowerPointでも、上記のWindows向け手順と同じ方法でPDFからグラフィックやテキストを挿入することは可能です。あるいは、「挿入」→「ハイパーリンク」を使ってPDFへのリンクを作成し、「Web ページまたはファイル」を選択する方法もあります。

プレゼンテーション中にハイパーリンクを開けば、PDFファイルから必要な内容をその場で表示できます。

次のプレゼンテーションを成功させよう

ウェビナーのデモ、社内研修、教室での授業など、多くの人が最初に頼るツールがPowerPointです。今回ご紹介した方法を活用すれば、プレゼンテーション中にPDFファイルの内容を参照する必要が生じても、PowerPointとPDFビューアーの間を行ったり来たりすることなく、スムーズに対応できるようになります。

PDFをPowerPointに挿入するための他のコツやテクニックをお持ちの方は、ぜひ下のコメント欄で教えてください。