Office 365(SharePoint)でドキュメントやフォルダー、サイトページのアラートを設定する方法

Office 365は、今後ますます中小企業から大企業まで注目を集めることになるクラウドサービスの一つです。当ブログでは、これまでにもOffice 365についてシリーズでレビュー記事を掲載してきました。そこで今回は、Office 365(SharePoint)でドキュメントやサイトページなどにアラート(通知)を追加する方法を、わかりやすいチュートリアルとしてご紹介します。

Office 365が長く使われ続ける理由は、「Office」というブランド力だけではありません。さまざまなチーム間のコラボレーションをスムーズに実現できる点も大きな魅力です。その代表的な機能の一つが、ドキュメント、サイトページ、サイトアセットなどに対するアラート設定です。これにより、共有ファイルの変更を見逃すことなく把握できます。

Office 365でフォルダーやドキュメントのアラートを追加する手順

ここでは、ユーザーグループが提供するOffice 365アカウントを使って、実際の手順を解説します。以下のステップに従ってください。

• Office 365アカウントにログインします。
• SharePointサイト上のドキュメントを開くか、アラートを設定したいドキュメントを新しくアップロードします。

• リボンの「ライブラリ」タブ(ライブラリツール)をクリックすると、新しいパネルが表示されます。

• 「自分に通知(Alert Me)」をクリックし、「このライブラリに通知を設定」を選択します。新しいウィンドウがポップアップで開きます。

• ここまでくれば、あとは設定画面に入力するだけです。各項目は直感的に理解しやすくなっています。必要な情報(通知を受け取るタイミングや変更の種類など)を入力しましょう。
• 「OK」をクリックすると、設定した内容でアラートが有効になります。
• 既存のアラートを確認・編集したい場合は、「このライブラリに通知を設定」の代わりに「自分の通知の管理」をクリックします。

• 登録済みのアラート一覧が表示されます。既存のアラートをクリックして設定を変更することも、「新しいアラートの追加」をクリックして新規作成することも可能です。

この画面からは、サイトページ、サイトアセット、投稿など、さまざまなアイテムにアラートを設定できます。とても便利ですよね。最新の変更内容が自動的に通知されるため、数日間職場を離れていても、何が起こったのかを後から推測する必要がありません。アカウントにログインしてメールを確認するだけで、変更履歴をすぐに把握できます。

筆者はこの機能が特にお気に入りです。というのも、Office Web Appsにはこうした通知機能が備わっていないからです。Office 365は、期待を裏切らない製品だと言えるでしょう。

Office 365のアラートをオフにするには?

アラートを停止したい場合は、Office 365の設定から「通知」を開き、すべてのオプションのチェックを外して保存してください。これにより、変更の追跡自体は継続されますが、通知メールは届かなくなります。ただし、すべてのドキュメントで通知をオフにするのは避け、重要なドキュメントについてはアラートをオンのままにしておくことをおすすめします。