PowerPointでExcelワークシートのデータをリンクする方法|埋め込みとの違いも解説

PowerPointのプレゼンテーションをより説得力のあるものにしたいなら、Excelワークシートをスライドにリンクするのがおすすめです。このテクニックには大きなメリットがあります。

1つ目は、数値や表のデータを視覚的に整理された形で提示できるため、聴衆にとって格段に理解しやすい資料になるという点です。2つ目は、元のExcelファイルとのリンクが保たれている限り、Excel側で行った修正がプレゼンテーションに即座に反映されるため、報告書とスライドの間で情報が食い違うリスクを大幅に減らせるという点です。

ExcelワークシートをPowerPointプレゼンテーションへ組み込む具体的な手順を知りたい方は、このまま読み進めてください。

「埋め込み」と「リンク」の違いをおさらい

本題に入る前に、重要なポイントをひとつ確認しておきましょう。「埋め込み(embedding)」と「リンク(linking)」は響きが似ていて混同されがちですが、実際にはまったく異なる機能です。埋め込みはデータのコピーをスライド内に保存するだけですが、リンクは元のExcelファイルへの参照を保持するため、元ファイルの更新内容が自動的にプレゼンテーションへ反映されます。今回は後者の「リンク」の方法を中心に解説します。

Excelデータの一部をPowerPointにリンクする手順

1. Excelで対象データをコピーする

まずMicrosoft Excelを起動し、挿入・リンクしたいデータが保存されているブックを開きます。次に、目的のデータ範囲をドラッグして選択し、「ホーム」タブにある「コピー」をクリックしてください。

2. PowerPointで「形式を選択して貼り付け」を実行

続いて、PowerPointプレゼンテーションに切り替え、コピーしたデータを貼り付けたいスライドをクリックします。「ホーム」タブの「貼り付け」の下向き矢印をクリックし、「形式を選択して貼り付け」を選びましょう。

3. 「リンクの貼り付け」を指定する

ダイアログが表示されたら、「リンクの貼り付け」を選択し、「貼り付ける形式」の一覧から「Microsoft Excel ワークシート オブジェクト」を指定してOKをクリックします。これで、Excel側のデータが更新されるたびに、スライド上の内容も自動的に最新の状態へと同期されます。

Excelワークシート全体をPowerPointにリンクする方法

シートの一部ではなく、ワークシート全体をリンクしたい場合は、以下の手順に従ってください。

まず、PowerPointプレゼンテーションを開き、「挿入」タブから「オブジェクト」をクリックまたはタップします。

表示された「オブジェクトの挿入」ダイアログボックスで、「ファイルから作成」オプションを選択します。

次に「参照」をクリックし、リンクしたいデータを含むExcelブックを探して選択します。最後に、「参照」ボタンの隣にある「リンク」チェックボックスを必ずオンにしてください。ここを忘れると、データがリンクではなく埋め込みとして挿入されてしまい、自動更新の恩恵を受けられなくなります。

以上で完了です!

まとめ

ExcelデータをPowerPointにリンクしておけば、元のブックを更新するだけでスライドの内容も自動的に最新化されます。四半期ごとの売上報告など、同じデータを繰り返し使う資料を作成する際には、ぜひ活用してみてください。なお、リンクを有効に保ち続けるには、元のExcelファイルを移動・削除・リネームしないよう注意が必要です。ファイルの場所が変わるとリンクが切れてしまうため、共有フォルダなど固定された場所に保存しておくのがおすすめです。