Outlookカレンダーで会議をキャンセルする方法【単発・定例・1回分別の手順】

職場では、さまざまな目的で同僚に会議の出席依頼を送る機会が多くあります。単発の会議もあれば、一定期間続く定例会議もあります。しかし、やむを得ない事情により、予定していた会議を中止しなければならない場面もあるでしょう。会議の主催者としては、参加者全員にキャンセルをきちんと伝えることが大切です。この記事では、Outlookカレンダーで会議をキャンセルする方法を、ケース別にわかりやすく解説します。

Outlookで会議をキャンセルするには

手順に入る前に、まずOutlookカレンダーの仕組みを簡単におさらいしておきましょう。Outlookカレンダーは非常に便利なアプリケーションで、会議出席依頼を簡単に送信できるだけでなく、送信済みの依頼もスムーズに取り消せます。複数回開催される定例会議のスケジュール設定も直感的に行えます。

会議の主催者は、出席依頼の送信から会議のキャンセルまで、すべての権限を持っています。対象となるのは、単発の会議、繰り返し設定された定例会議、さらに定例会議の中の特定の回(インスタンス)など多岐にわたります。以下に、それぞれのケースで会議をキャンセルするための具体的な手順を紹介します。

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単発の会議をキャンセルする手順

1. Outlookを起動し、「予定表」タブに移動します。予定表の一覧で、会議を開かずにそのままクリックして選択します。
2. 「会議」タブの「動作」グループにある「会議のキャンセル」をクリックします。
3. キャンセル通知に添えたいメッセージを入力します。参加者への一言があると親切です。
4. 最後に「キャンセルの送信」ボタンをクリックして完了です。

注意:「動作」メニューの「会議のキャンセル」オプションは、主催者にしか表示されません。このオプションが見当たらない場合、その会議をキャンセル・削除する権限がないことを意味します。

定例会議(繰り返しの会議)を丸ごとキャンセルする手順

1. Outlookを起動し、「予定表」タブをクリックします。
2. 「繰り返しアイテムを開く」ダイアログボックスが表示されたら、「系列を開く」を選択して「OK」を押します。
3. ツールバーの「繰り返し」をクリックします。
4. 「範囲」欄にある「終了日」を選択します。
5. 「終了日」を選んだら、会議を終了させたい日付を指定して「OK」をクリックします。
6. 最後に「更新内容を送信」をクリックすれば、変更内容が全員に通知されます。

注意:標準ツールバーに「繰り返し」ボタンが表示されない場合は、あなたがその会議の主催者ではないため、会議をキャンセルできません。

定例会議の特定の回だけをキャンセルする手順

1. Outlookを開き、キャンセルしたい定例会議の該当する回(インスタンス)を開きます。
2. 「繰り返しアイテムを開く」ダイアログで「このアイテムを開く」を選択し、「OK」を押します。
3. 「動作」メニューにある「会議のキャンセル」をクリックします。
4. 「削除の確認」ダイアログボックスが表示されたら、「このアイテムを削除する」をクリックします。

注意:「動作」メニューに「会議のキャンセル」が表示されない場合は、主催者ではないため、その会議をキャンセルする権限がありません。

主催者として会議をキャンセル・削除する際は、これまでに招待状を送った全員へ必ず通知することをおすすめします。厳密なルールとして義務付けられているわけではありませんが、ビジネスシーンにおける基本的なマナーであり、円滑なコミュニケーションのために欠かせない配慮です。

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