Microsoft Outlookで受信トレイのビューを作成・変更・管理する方法

Microsoft Outlookの「ビュー」機能を使うと、フォルダ内のアイテムの表示レイアウトをさまざまなスタイルに切り替えられます。この記事では、Outlookの受信トレイフォルダでビューを作成・変更する方法を詳しく解説します。

Outlookで受信トレイのビューを変更する

各フォルダでは、フォントの種類やサイズ、閲覧ウィンドウなどの表示項目を自由にカスタマイズできます。受信トレイのビューを変更すれば、フォルダ内のアイテムを自分の使いやすいように整理できます。さらに、詳細なビュー設定を活用すれば、現在のビューを細かく調整することも可能です。詳細なビュー設定には、フィールドの追加・削除、グループ化、並べ替え、フィルター、列の書式設定などが含まれています。

受信トレイをはじめ、任意のフォルダのビューは、用途に合わせて別のビューへ簡単に切り替えられます。

手順は次のとおりです。まずMicrosoft Outlookを開き、「表示」タブに移動します。「現在のビュー」グループの「ビューの変更」ドロップダウンメニューをクリックすると、3種類のビューが表示されます。

1. コンパクト
2. 一覧（シングル）
3. プレビュー

コンパクトビューが既定のビューです。「ビューの管理」をクリックすると、受信トレイフォルダに対してビューの作成・変更・適用が行えます。新しいビューの作成のほか、既存ビューの変更やコピー、リセットも可能です。このウィンドウには、現在のフォルダで利用可能なすべてのビューとその関連設定が一覧表示されます。

「新しいビューの作成」ウィンドウでは、新しいビューの名前を入力し、使用するビューの種類とフォルダの表示範囲を選択します。「OK」をクリックして続行しましょう。

ビューの種類には、以下のようなオプションが用意されています。

• テーブル：アイテムを行と列で一覧表示
• 人：連絡先の人物リストを表示
• タイムライン：期間ごとのアイテムを時系列で表示
• カード：アイテムをカード形式で配置
• 名刺：名刺形式の代替ビューでアイテムを表示
• 日/週/月：日・週・月単位のスタイルでアイテムを表示
• アイコン：アイテムをアイコンで表示

詳細なビュー設定でカスタマイズする

現在のビューを「詳細なビュー設定」でカスタマイズするには、「現在のビュー」グループの「ビューの設定」をクリックします。詳細なビュー設定のダイアログボックスが開いたら、「他の設定」をクリックしてください。ここで、ビュー内のアイテムのフォント表示を調整できます。

既定の受信トレイビューで、メッセージプレビュー、差出人名、件名のフォントサイズを変更するには、「行のフォント」を選択します。好みのフォント、フォントスタイル、フォントサイズを指定し、「OK」をクリックすると設定が保存され、変更が適用されます。

メッセージプレビュー（件名と差出人の下に表示される本文の冒頭部分）のフォント、フォントスタイル、サイズを変更したい場合は、「メッセージのプレビュー」の下にある「フォント」を選択してください。

詳細なビュー設定のダイアログボックスには、並べ替え、フィルター、列の書式設定など、ほかにも多彩な設定項目があります。列の追加・削除、列の順序の変更、アイテムの並べ替えやフィルタリング、条件付き書式のルール設定のほか、現在のビューをフォルダの初期状態にリセットすることもできます。指定した条件に一致するかどうかに応じてアイテムの見た目を変えたい場合は、「条件付き書式」をクリックします。

ダイアログボックスが開き、特定の条件に一致するアイテムへ条件付き書式を適用するルールを作成できます。リストに新しいルールを追加するには、ダイアログボックス右側の「追加」ボタンをクリックしてください。

新規作成・返信・転送時のメールのフォントサイズを変更する

メール作成画面のフォントを変更するには、「ファイル」＞「オプション」＞「メール」＞「ひな形およびフォント」の順にクリックします。

ひな形（ステーショナリー）機能を使えば、既定のフォントやスタイル、色、背景をまとめて変更できます。「個人用ひな形」タブで、「新規メールメッセージ」または「返信または転送メッセージ」の「フォント」をクリックし、既定のフォント、フォントサイズ、色を変更しましょう。必要な変更を加えて「OK」を選択すれば完了です。

メールを読みながら拡大・縮小する方法

閲覧ウィンドウではフォントやフォントサイズ自体を変更できませんが、拡大・縮小は簡単に行えます。閲覧ウィンドウの右下にズームスライダーが表示されているので、そこを操作します。

パーセンテージ表示（通常は100%）をクリックすると「読み取り中のズーム」ダイアログボックスが開きます。希望の倍率を選んで「OK」をクリックしてください。なお、「設定を記憶する」チェックボックスをオンにしておけば、すべてのメッセージで同じズームレベルが維持され、毎回設定し直す手間が省けます。

この記事が、詳細なビュー設定を活用してフォルダのフォント・フォントスタイル・サイズをカスタマイズし、Outlookでビューを作成・変更・管理する際の参考になれば幸いです。

快適なメールライフをお過ごしください！