フォルダ内のファイル一覧をExcelに取り込む方法【初心者向け完全ガイド】

この記事では、フォルダ内のファイル一覧をExcelに取り込む方法をご紹介します。Windows上のファイルやフォルダの詳細情報をMicrosoft Excelにインポートすることで、ファイルサイズ、ファイルの種類、最終更新日などを効率的に管理・追跡できるようになります。

ファイル一覧をExcelで管理するメリット

Windows PCには数多くのファイルやフォルダが保存されており、日々追加や削除を繰り返すのが普通です。中には業務上重要なファイルもあり、気づかないうちに誰かに編集されてしまうリスクもあります。しかし、すべてのフォルダやファイルを逐一開いて確認するのは非現実的です。

もしファイルやフォルダが変更されたのであれば、「最終更新日」で並べ替えることで、最近編集された項目を簡単に特定できます。

ところが、一部のファイルやフォルダが削除されてしまった場合は話が別です。何が削除されたのかを正確に把握するのは困難です。そこで役立つのが、Excelを使ったディレクトリ内容の記録です。事前にファイル一覧をExcelに取り込んでおけば、削除されたファイルやフォルダを後から特定できます。

ファイル名の一覧をExcelシートにインポートする手順

Microsoft Excelにファイルやフォルダの詳細情報を取り込めば、最終更新日時、ファイルの種類、ファイルサイズなどを定期的にチェックできます。以下の簡単な手順に従ってください。

手順1:対象フォルダのパスをコピーする

まず、Windowsエクスプローラーで監視したいフォルダに移動します。ここでは例として「ドキュメント」フォルダを管理対象とします。エクスプローラーのアドレスバーから、そのフォルダのパスをコピーしてください。

手順2:ブラウザでフォルダの中身を表示する

次に、お好みのWebブラウザ(Google Chromeなど)を開き、コピーしたパスをアドレスバーに貼り付けます。このとき、URLの先頭にfile:///を付けてください。すると、フォルダの内容がWebページとして表示されます。

手順3:Webページをローカルに保存する

表示されたページをオフライン用に保存します。Ctrl+Sキーを押すか、ページ上で右クリックして「名前を付けてページを保存」を選択しましょう。保存先を指定し、任意の名前を付けて保存します。

手順4:Excelの「Webから」機能でデータを取り込む

Windowsエクスプローラーで保存したWebページの場所に移動し、そのパスをコピーします。続いてExcelを開き、「データ」タブ → 「Webから」をクリックします。ダイアログが開いたら、アドレスバーにコピーしたパスを貼り付けて「移動」ボタンを押してください。Webページの内容がすべて読み込まれます。

黄色い矢印付きのボックスが表示されるので、取り込みたい部分(テーブル)をクリックして選択します。ここでは、必要なファイル一覧の部分を選択しています。

手順5:インポートを実行する

選択が完了したら「インポート」ボタンをクリックします。すると、ファイルとフォルダの詳細情報が瞬時にExcelシートへ取り込まれます。データは列ごとに整理されて表示されるため、各項目の内容がひと目でわかります。

まとめ

私たちは日常的にファイルやフォルダの整理に時間を費やしています。だからこそ、ファイルやフォルダの詳細情報をあらかじめExcelに取り込んでおくことをおすすめします。万が一、重要なファイルやフォルダが削除された場合でも、記録があれば被害の全体像を把握できます。

ただし注意点として、Excelシートに取り込んだデータは自動更新されません。正確な記録を維持するためには、定期的にデータを再インポートすることが大切です。

この方法は、ファイルの変更履歴の追跡だけでなく、ファイル名の管理や在庫リストの作成など、さまざまな用途に応用できます。ぜひ日々のファイル管理に活用してみてください。