スキャナーを使用して整理する方法

知っておくべきこと

• ファイルをデジタル化する前に、ファイルを整理するためのフォルダーとサブフォルダーを作成します。
• スキャナーまたはプリンターが光学式文字認識（OCR）ソフトウェアをサポートしていること、およびOCRソフトウェアがインストールされていることを確認してください。
• Macでドキュメントをスキャンするか、Windowsでドキュメントをスキャンするかによって、プロセスが異なります。

紙の文書をデジタル化すると、重要な書類を整理するときに役立ちます。 PDFを含むデジタルファイルは、通常プリンターに付属している光学式文字認識（OCR）ソフトウェアを使用して検索可能なファイルに変換できます。つまり、あなたの情報は場所を取らず、見つけやすくなります。また、デジタルファイルをCDまたはDVD、フラッシュドライブ、オンラインストレージ施設に保存することもできます。スキャンしたドキュメントを整理する方法は次のとおりです。

スキャナーを使用して整理する方法

スキャナーを使用してビジネスや自宅を整理するために実行できるいくつかの手順を次に示します。これを機能させるには、ドキュメントスキャナーが必要です。高価で派手なものである必要はありません。お持ちでない場合は、フォトスキャナーとドキュメントスキャナーのこれらのレビューから始めて、ベストバイを見つけてください。

別のスキャナーが必要ない場合は、安価なオールインワンプリンターで十分です。

1. 書類を調べて、デジタル化できるものと安全に投げることができるものを決定します。

   これには時間がかかる可能性があります。必要に応じて少しずつ作業してください。

2. ファイルをデジタル化する前に、ファイルを保存するフォルダーとサブフォルダーを作成します。必要なカテゴリについて考え、それぞれにフォルダを設定します。クレジットカードの領収書を1つのフォルダーに入れ、自動車保険の書類を別のフォルダーに入れます。電話代、食料品の領収書、家の修繕費などは、別々のフォルダに入れることができます。各フォルダー内に、各年（または月）のサブフォルダーを作成します。新しい領収書がスキャンされるたびにシステムを再配置するよりも、整理されたシステムから始めて、適切なファイルに新しい書類を追加する方が簡単です。

   Windowsで新しいフォルダを作成するには、デスクトップを右クリックして新規を選択します。>フォルダ 。新しいフォルダ内でこの手順を繰り返して、サブフォルダを作成します。 Macで新しいフォルダを作成するには、ファイルを選択します>新しいフォルダ 、または Shiftを押します +コマンド + N 。

3. スキャナーまたはプリンターに光学式文字認識（OCR）ソフトウェアが付属していることを確認してください。これにより、ドキュメントをPDF形式にスキャンし、ファイルを編集できます。まともなOCRソフトウェアがWindowsコンピュータにインストールされている可能性が高いです。

   OCRソフトウェアがコンピューターにインストールされていない場合は、ABBYYFineReaderとAdobeAcrobatProDCが一般的な選択肢です。

4. ドキュメントをスキャンする時が来ました。正確にこれを行う方法は、使用するスキャナーとソフトウェアの種類によって異なります。

   Lifewireには、WindowsおよびMacでドキュメントをスキャンするためのガイドがあります。

5. ドキュメントのデジタル化が完了したら、物理的な事務処理を常に把握してください。新しい領収書や書類を受け取るたびに、必ずドキュメントを自動的にスキャンしてください。そうしないと、書類が再び積み重なっていきます。