スキャナーで書類をデジタル化してスッキリ整理する方法

はじめに知っておきたいポイント

• 書類をデジタル化する前に、保存用のフォルダとサブフォルダを作成しておきましょう。
• スキャナーやプリンターがOCR(光学文字認識)ソフトウェアに対応しているか、OCRソフトがインストールされているかを確認しましょう。
• スキャンの具体的な手順は、MacとWindowsで異なります。

紙の書類をデジタル化すると、重要な書類の管理がぐっと楽になります。PDFなどのデジタルファイルは、多くのプリンターに付属しているOCR(光学文字認識)ソフトウェアを使えば、テキスト検索可能なファイルに変換できます。これにより、情報が場所を取らず、必要なときにすぐ見つけられるようになります。さらに、デジタルファイルはCDやDVD、USBメモリ、オンラインストレージなどにも保存可能です。ここでは、スキャンした書類を整理する方法をご紹介します。

スキャナーを活用して書類を整理する手順

以下の手順に従えば、自宅やオフィスの書類をスキャナーで効率的に整理できます。作業にはドキュメントスキャナーが必要ですが、高価なものや高性能なものである必要はありません。まだお持ちでない場合は、フォトスキャナーやドキュメントスキャナーのレビュー記事を参考に、コストパフォーマンスの良い製品を選びましょう。

ワンポイント: 専用スキャナーを用意したくない場合は、低価格の複合機(オールインワンプリンター)でも十分対応できます。

1. まず、手元の紙の書類を見直し、どれをデジタル化し、どれを処分してよいか仕分けましょう。

   ヒント: この作業には時間がかかることがあります。無理せず、少しずつ進めるのがおすすめです。

2. 次に、デジタル化したファイルを保存するためのフォルダとサブフォルダを作成します。必要なカテゴリーを考え、カテゴリーごとにフォルダを用意しましょう。例えば、クレジットカードの利用明細は1つのフォルダに、自動車保険の書類は別のフォルダにといった具合です。電話料金の請求書、スーパーのレシート、住宅修理の領収書なども、それぞれ別のフォルダに分けるとよいでしょう。さらに各フォルダ内に、年ごと(または月ごと)のサブフォルダを作成しておきます。最初から整理されたシステムを作っておけば、新しい書類を該当するファイルに追加するだけで済み、スキャンのたびにフォルダ構成を組み替える手間が省けます。

   補足: Windowsで新しいフォルダを作成するには、デスクトップ上で右クリックし、「新規作成」>「フォルダー」を選択します。新しく作ったフォルダ内で同じ操作を繰り返すと、サブフォルダを作成できます。Macの場合は、「ファイル」>「新規フォルダ」を選択するか、「Shift+Command+N」を押します。

3. スキャナーやプリンターにOCR(光学文字認識)ソフトウェアが付属しているか確認しましょう。OCRソフトがあれば、書類をPDF形式でスキャンし、後からテキストを編集できるようになります。Windowsパソコンには、標準で優れたOCRソフトがインストールされていることも少なくありません。

   ヒント: パソコンにOCRソフトがインストールされていない場合は、「ABBYY FineReader」や「Adobe Acrobat Pro DC」などの人気ソフトを検討してみてください。

4. いよいよ書類をスキャンします。具体的な操作方法は、使用するスキャナーやソフトウェアの種類によって異なります。

   ヒント: WindowsやMacでの文書スキャン方法については、OSごとのガイド記事を参考にすると安心です。

5. 書類のデジタル化が完了したら、今後も紙の書類を溜め込まないことが大切です。新しいレシートや書類を受け取ったら、その都度スキャンする習慣をつけましょう。そうしないと、紙の書類がまた山積みになってしまいます。