OneNote スタッフノートブックの作成方法|教師・教育スタッフ向け完全ガイド

OneNote Staff Notebook(スタッフノートブック)は、教師向けの共有ワークスペースを簡単に構築できるツールです。スタッフノートブックには、用途に応じて使い分けられる次の3種類のサブノートブックが含まれています。

1. コラボレーションスペース(Collaboration Space) – グループ内のすべてのスタッフメンバーとリーダーが、情報の共有・整理・共同作業を行うためのノートブック。
2. コンテンツライブラリ(Content Library) – リーダーがスタッフメンバーに教材を配布するためのノートブック。メンバーは権限が付与されれば、教材の追加や編集も可能になります。
3. スタッフメンバーノートブック(Staff Member Notebooks) – リーダーと各メンバー間で個別に共有されるノートブック。リーダーはいつでもノートブックを閲覧できますが、メンバーが他のメンバーのノートブックを見ることはできません。

OneNote スタッフノートブックを作成する手順

この機能により、教育機関のスタッフリーダーは同僚をOneNoteスタッフノートブックに招待し、メンバーに無料のOffice 365を利用させることができるようになりました。

この機能を有効にするために必要なのは、各スタッフメンバーに学校から割り当てられたメールアドレスだけです。これにより、メンバーはスタッフノートブックへアクセスでき、ひいてはOffice 365 Educationも利用可能になります。無料のOffice 365アカウントに登録するには、onenote.com/staffnotebookedu にアクセスし、「Sign up for a free Office 365 account(無料のOffice 365アカウントにサインアップ)」をクリックしてください。

「Office for Education」ページに移動したら、学校のメールアドレスを入力して、所属機関が無料のOffice 365アカウントの対象かどうかを確認します。対象である場合は、以下の手順に沿ってアカウント設定を進めましょう。

まず、OneNoteスタッフノートブックアプリを起動します。アプリランチャー(App Launcher)を開き、左下にある「View all my apps(すべてのアプリを表示)」を選択してください。下のスクリーンショットを参考にしてください。

次に、「Staff Notebook」を選択してアプリを起動します。

スタッフノートブックのウィザードに従って進み、スタッフメンバーの学校メールアドレスを入力してメンバーを追加します。入力が完了すると、Staff Notebookアプリがメンバー宛てに招待メールを送信し、Office 365アカウントの設定とスタッフノートブックへの追加が自動的に行われます。

セットアップの最後には、完成したスタッフノートブックのプレビューが表示されます。内容に問題がなければ、「作成(Create)」をクリックするだけで完了です。

ウィザードの最終ステップでは、ノートブックへのリンクが発行されます。このリンクは、スタッフメンバーに直接メールで送信することも、共有ページに掲載することも可能です。OneNoteでスタッフノートブックを開くには、表示されたリンクをクリックするだけです。その後、スタッフメンバーには招待の承認を促すメールが届きます。招待が承諾されると、メンバーはノートブックにアクセスできるようになります。

Microsoft Teamsでスタッフノートブックを作成するには?

適切な権限を持っていれば、Microsoft Teams上でもスタッフノートブックを作成できます。Teamsで作成する場合は、まずクラスチームを開き、「全般(General)」チャネルに移動します。続いて「Staff Notebook」タブに切り替えてください。あとは「追加(Add)」ボタンをクリックして新しいノートブックを追加したり、この画面から既存のノートブックを管理したりすることができます。

通常のOneNoteとスタッフノートブックの違いは?

標準的なノートブックとスタッフノートブックの最大の違いは、スタッフノートブックを使うと共有ワークスペースを構築できる点にあります。標準の共有機能よりも操作がスムーズで、権限やコンテンツなどについてより柔軟な設定が可能です。前述のとおり、ニーズに応じて3種類のサブノートブックを使い分けることができます。