SharePointアラートの表示・削除・管理方法を徹底解説

サイトのコンテンツに変更を加えるたびに、SharePointはその変更内容をアラートとしてメールメッセージやテキストメッセージでOutlookアカウントに送信します。この機能は便利な一方、通知が多すぎて困るという方もいるでしょう。デフォルトの設定を変更したい場合は、SharePointアラートを無効化することをおすすめします。

この記事では、SharePointアラートを表示、管理、削除する具体的な手順を詳しく解説します。

Office 365 SharePointサブスクリプションをご利用の場合、アラート機能はデフォルトで有効になっています。ただし、SharePointでサイトを管理する権限を持っていれば、誰でもアラートの表示、管理、削除を行うことが可能です。それでは、実際の操作方法を見ていきましょう。

SharePointアラートを管理する

SharePointアラートには、単なる通知以上の価値があります。問題が発生した際に、その原因を特定し解決するための有益な情報も含まれています。この記事では、以下の2つのシナリオについて説明します。

1. SharePoint（オンプレミス版）でアラートを表示・キャンセルする方法
2. SharePoint Onlineでアラートをキャンセルする方法

1. SharePointでアラートを表示・キャンセルする

アラートを設定済みのリストまたはライブラリを開き、「リスト」または「ライブラリ」タブを選択します。

次に、「通知する（Alert Me）」オプションを選択してください。

続いて、「自分のアラートの管理（Manage My Alerts）」を選択します。

サイトの「マイアラート」ページへ移動したら、削除したいアラートを探します。

削除したいアラートの横にあるチェックボックスにチェックを入れます。

最後に「選択したアラートを削除（Delete Selected Alerts）」ボタンをクリックします。確認を求められたら「OK」を選択すれば完了です。

2. SharePoint Onlineでアラートをキャンセルする

サイトのページからアラートを確認・削除する場合は、まず対象のリストまたはライブラリに移動し、オプション一覧の中から「省略記号」メニュー（3つのドット「…」として表示されます）を選択します。

次に、表示されたオプションの中から「自分のアラートの管理（Manage My Alerts）」を選びます。

削除したいアラートを選択したうえで、「選択したアラートを削除（Delete Selected Alerts）」オプションを実行します。

最後に「OK」ボタンをクリックして確定しましょう。

これ以降、ドキュメントライブラリ内の変更を追跡していた場合でも、Outlookに通知メールが届かなくなります。不要な通知を減らすことで、重要なメールを見落とすリスクも軽減できるでしょう。

関連記事：SharePointドキュメントライブラリの同期をオン／オフに切り替える方法も併せてご覧ください。