Outlookアプリで新規メールを作成する方法|各タブの機能を徹底解説

Windows 10のOutlookアプリには、数々の新機能や高度な機能が搭載されています。メールメッセージだけでなく、予定、連絡先、タスクなども作成できます。この記事では、Outlookアプリで新しいメールを作成する方法を中心に、メール作成画面で使える各種機能について詳しく解説します。

Outlookで新しいメールを作成する手順

まず、スタートメニューからOutlookアプリを起動するか、検索ボックスでアプリを検索して開きます。

Outlookアプリが起動すると、画面上部にさまざまな機能がまとめられたリボンが表示されます。新しいメールを作成するには、「ホーム」タブにある「新しい電子メール」をクリックしましょう。

すると、新しいメッセージウィンドウが開きます。ウィンドウ上部には、「ファイル」「メッセージ」「挿入」「オプション」「書式設定」「校閲」「ヘルプ」といったタブで構成されたメニューが並んでいます。

「差出人」「宛先」「Cc」の各欄に適切なメールアドレスを入力し、「件名」欄にメールの件名を記入します。

続いて、下部のスペースにメール本文を入力します。ここからは、Outlookの各機能を使って本文を編集・カスタマイズする方法を見ていきましょう。

「メッセージ」タブの機能

• 「メッセージ」タブには、クリップボード、基本テキスト、名前、挿入、タグ、個人用テンプレートなど、複数のグループに分けられたコマンドが表示されます。
• クリップボードでは、コンテンツの切り取り・コピー・貼り付けができ、書式のコピー/貼り付け(Format Painter)機能も利用できます。この機能を使うと、選択したコンテンツの書式やスタイルを別の部分に簡単に適用できます。
• 基本テキストでは、フォントの種類・サイズ・色を変更できます。太字、斜体、下線の設定のほか、左揃え・中央揃え・右揃えといった配置指定や、余白からの距離であるインデントの増減も可能です。さらに、内容を見やすく整理するために、箇条書きリストや番号付きリストを作成することもできます。
• 「名前」では、アドレス帳に保存されている名前やメールアドレスを確認・呼び出せます。
• 「挿入」グループでは、ファイル、名刺、予定表、メール署名、その他のOutlookアイテムを添付できます。
• 「タグ」では、メールに高重要度・低重要度・フォローアップなどのフラグを設定できます。
• 「個人用テンプレート」では、既存のテンプレートを利用できるほか、新しいテンプレートを作成してメッセージに挿入することも可能です。テンプレートにはテキストや画像を含められます。

「挿入」タブの機能

• 「挿入」タブには、テーブル、図、リンク、テキスト、記号といったカテゴリが用意されています。
• 「テーブル」では、必要な行数・列数を指定して表を作成できます。情報を整理して見やすく提示するのに役立ちます。また、Microsoft Excelのワークシートをメッセージ内に挿入することもできます。
• 「図」グループでは、画像、図形、アイコン、3Dモデル、グラフ、SmartArtグラフィック、さらにはスクリーンショットまで挿入できます。
• 「リンク」では、ハイパーリンクやブックマークを追加できます。
• 「テキスト」グループには、テキストボックス、テキストスタイル、ワードアートに関する設定が含まれています。
• 「記号」グループからは、数式、記号、水平線を挿入することもできます。

「オプション」タブの機能

• 「オプション」タブには、テーマ、フィールドの表示、暗号化、追跡、その他のオプションなどのセクションがあります。
• 「テーマ」では、ドキュメントに適用するテーマ、フォント、配色、効果を選択でき、思い通りのデザインに仕上げられます。ページの背景色もここで変更可能です。
• 「フィールドの表示」では「Bcc」欄を追加できます。Bccに入れた受信者にもメールは届きますが、そのアドレスは他の受信者には表示されません。
• メッセージを暗号化してアクセス許可を設定すれば、第三者による勝手な転送を防ぐこともできます。
• 「追跡」のコマンドを使うと、相手がメールを受信・開封したかどうかを確認できます。投票ボタンを追加することも可能です。
• 「その他のオプション」では、送信済みアイテムの保存先フォルダーの指定や、送信済みアイテムを保存しない設定など、追加のオプションが用意されています。

「書式設定」タブの機能

• 「書式設定」タブには、クリップボード、書式、フォント、段落、スタイル、編集、ズームなどのセクションがあり、フォントや文字装飾に関する多彩な設定が行えます。
• クリップボードには、コピー・切り取り・貼り付け・書式のコピー/貼り付けの各機能がまとめられています。
• 「書式」では、メッセージの形式をHTML、テキスト形式、リッチテキスト形式から選択できます。
• 「フォント」では、フォントの種類・サイズ・色の変更に加え、大文字/小文字の変換、太字・斜体・下線の設定が可能です。
• 「段落」では、行間や段落間隔の調整、配置の変更、インデントの増減などができます。番号付きリスト、箇条書きリスト、複数階層のリストの作成にも対応しています。また、罫線の追加・削除や網かけ(影付き)の変更も行えます。
• 「スタイル」では、ドキュメント全体で使われるスタイル、フォント、色、段落間隔のセットを変更できます。既存のスタイルから選ぶほか、独自の新しいスタイルを作成することもできます。
• 「編集」では、詳細な検索オプションを使ってテキストの検索・置換が行えます。
• 最後に、「ズーム」で表示倍率を好みの割合に調整できます。

「校閲」タブの機能

• 「校閲」タブには、文章校正、音声、アクセシビリティ、分析情報、言語に関する設定があります。
• 「文章校正」には、文法とスペルチェック、類義語辞典、文字数カウントという3つの便利な機能があります。誤字脱字や文法ミスの発見、類義語の検索、文字数の確認に役立ちます。
• 「音声」の読み上げ機能は、読み上げた箇所をハイライトしながらテキストを読み上げてくれます。
• 「アクセシビリティ」チェック機能は、ドキュメントの問題点を検出し、誰にとっても読みやすい文書に仕上げるサポートをしてくれます。
• 「分析情報」のスマート検索(Smart Lookup)を使うと、インターネット上の情報源から本文に関連する追加情報を調べられます。
• 「言語」設定では、本文を別の言語に翻訳したり、言語に関する各種設定を行ったりできます。

「ヘルプ」タブの機能

• 「ヘルプ」タブには、ヘルプとツールの2つのセクションがあります。
• ここでは、Microsoftのサポート担当者への問い合わせ、フィードバックの送信、Microsoft Officeの使い方に関するヘルプの参照などが行えます。

「ファイル」タブの機能

• 「ファイル」タブには、ファイルの保存や印刷など、Outlookのその他のオプション設定が含まれています。

以上がOutlookアプリのメール作成画面で使える主な機能です。これらを活用すれば、新しいメールを作成しながら、自分好みに自由にカスタマイズすることができます。