メタデータクリーナー：Officeドキュメントのメタデータを簡単に確認・削除できる無料ツール

Microsoft Officeは、世界中で最も広く使われている生産性向上ソフトウェアスイートの一つです。しかし、あまり知られていない事実として、Word、Excel、PowerPointでドキュメントを作成・開封・保存するたびに、メタデータと呼ばれる追加情報が、ユーザーの知らないうちにファイル内へ記録されます。この情報は、Officeドキュメントの編集効率の向上、表示、ファイリング、検索などを支援するために利用されることを目的としています。

Officeドキュメントに含まれるメタデータ

ドキュメントに保存されている可能性のある主なメタデータは以下の通りです。

1. ユーザー名
2. イニシャル
3. 会社名・組織名
4. コンピューター名
5. ドキュメントの保存先であるネットワークサーバーやハードディスクの名前
6. ドキュメントの更新履歴（リビジョン）
7. ドキュメントのバージョン情報
8. 過去の作成者名
9. テンプレート情報
10. 非表示のテキストやセル
11. 個人用ビューの設定
12. その他のファイルプロパティおよび概要情報
13. 埋め込みOLEオブジェクトの非表示部分
14. コメント

これらのメタデータの大部分は、Officeアプリケーションを開くだけで誰でも簡単に閲覧できます。さらに、バイナリエディタなどでファイルを直接開くといった特別な操作を行わない限り確認できない種類のメタデータも存在します。

こうしたメタデータには便利な用途もある一方で、社内のセキュリティレベルを高めたい場合や、契約書などの法的文書に含まれる個人情報を保護したい場合などには、メタデータを残したくない、あるいは保存済みのものを削除したいというニーズが生じます。

手動でメタデータを削除するには、「ツール」メニューから「セキュリティ」や「ユーザー情報」の設定を変更するか、「ファイル」＞「プロパティ」を開いて「概要」「統計」「内容」「カスタム」の各タブを一つずつ確認・編集する必要があります。しかし、この方法は非常に手間がかかり、実用的とは言えません。

Microsoft Officeのドキュメント検査機能

Office 2010以降のバージョンにはドキュメント検査（Document Inspector）機能が標準搭載されており、ドキュメントのメタデータを簡単に確認・削除できるようになりました。ドキュメント検査を使えば、個人情報や機密情報、特定のテキストフレーズ、その他のドキュメント内容を手軽にチェックできます。

ドキュメント検査を起動するには、「ファイル」タブ ＞「情報」＞「問題のチェック」＞「ドキュメントの検査」の順にクリックします。

Metadata Cleaner（メタデータクリーナー）

Document Metadata Cleanerはフリーウェアで、Word・Excel・PowerPointのドキュメントを解析し、隠された機密性の高いメタデータ情報を簡単かつ迅速に削除できます。単一のドキュメントはもちろん、複数のドキュメントをまとめて一括クリーンアップすることも可能です。

Metadata Cleanerは、Pointstoneの公式サイト（pointstone.com）からダウンロードできます。

また、「Metadata Extraction Tool」という別のツールも存在します。こちらは対応ファイルからアーカイブ（保存）関連のメタデータを自動的に抽出し、標準フォーマット（XML）で出力することで、デジタルアーカイブ業務などに活用できるツールです。ただし、メタデータの削除機能は備えていない点に注意してください。

関連記事：

1. 写真やファイルからプロパティと個人情報を削除する方法
2. Windowsで音楽ファイルのメタデータを編集する方法
3. MP3tag – オーディオファイルのメタデータとタグを編集できるフリーソフト
4. Doc Scrubber – .DOCファイルの隠しメタデータを削除するツール