Word・Excel・Outlookにカスタム辞書を追加・登録する方法

Microsoft Word、Excel、OutlookなどのOfficeアプリにカスタム辞書を追加したい場合の手順を紹介します。アドインなどを導入しなくても、独自の辞書を作成して各アプリに組み込むことが可能です。

例えば、会社で頻繁に使う専門用語や固有名詞が、Officeアプリのスペルチェックで毎回「誤り」として赤線でマークされることはありませんか。そのような単語を辞書に追加すれば、以後は誤りとして検出されなくなります。ただし、追加したい単語が50個や100個と多い場合は、一つずつ手作業で登録するよりも、カスタム辞書ファイルを作成してまとめて登録する方が効率的です。本記事では、Microsoft Officeアプリにカスタム辞書を作成・登録するための具体的な手順を詳しく解説します。

なお、本記事ではOutlookのスクリーンショットを使用していますが、WordやExcelなど他のOfficeアプリでも同様の操作で設定できます。

Word・Excel・Outlookにカスタム辞書を追加する手順

Word、Excel、Outlookにカスタム辞書を追加するには、以下の手順に従ってください。

1. パソコンでメモ帳を開きます。
2. 1行に1単語ずつ入力します。
3. .dic 拡張子を付けてファイルを保存します。
4. パソコンでOutlookを開きます。
5. 「ファイル」>「オプション」をクリックします。
6. 「メール」タブに移動します。
7. 「スペルチェックとオートコレクト」>「ユーザー辞書」をクリックします。
8. 言語を選択し、「追加」ボタンをクリックします。
9. 作成した .dic ファイルを選択します。
10. 「OK」ボタンをクリックします。

それでは、各ステップの詳細を見ていきましょう。

1. カスタム辞書ファイル(.dic)を作成する

まず、カスタム辞書となるファイルを作成します。パソコンでメモ帳などのテキストエディターを開き、登録したい単語を1行に1つずつ入力していきます。

入力が完了したら、「ファイル」>「名前を付けて保存」を選択し、任意の保存場所を指定します。ファイル名には .dic 拡張子を付けて(例:mycustomdictionary.dic)、「ファイルの種類」ドロップダウンリストから「すべてのファイル」を選択して「保存」ボタンをクリックします。

2. Outlookの設定画面を開く

次に、パソコンでOutlookを開き、「ファイル」>「オプション」に進んで、「メール」タブに切り替えます。

WordやExcelに辞書を登録する場合は、「文章校正」タブに移動してください。

「メール」タブ内の「メッセージの作成」セクションにある「スペルチェックとオートコレクト」ボタンをクリックします。

表示されたウィンドウで、「Microsoft Officeプログラムでのスペルチェックの修正時」というセクションにある「ユーザー辞書」ボタンをクリックします。

3. 辞書ファイルを登録する

次の画面には、利用可能な言語の一覧(英語(インド)、英語(米国)など)が表示されます。特別な理由がない限り、「すべての言語」ラベル配下の CUSTOM.DIC を選択して「追加」ボタンをクリックするのがおすすめです。

続いて、先ほど作成した .dic ファイルを選択し、「OK」ボタンをクリックして変更を保存します。これで設定完了です。

Unicodeエンコードのエラーが出た場合の対処法

カスタム辞書を選択する際、以下のようなエラーメッセージが表示されることがあります。

Unicodeエンコードされていないファイルは辞書リストに追加できません。ファイルをUnicode形式で保存してから、辞書リストに追加してください。

このエラーが表示された場合は、以下の手順を試してみてください。

まず、前述の方法でカスタム辞書ファイルを作成します。次に、パソコンの設定で隠しファイルと隠しフォルダーを表示するように変更します。その後、エクスプローラーで以下のパスに移動します。

C:\Users\<ユーザー名>\AppData\Roaming\Microsoft\UProof

このフォルダー内に「CUSTOM.DIC」という名前のファイルがあるはずです。まず、この既存ファイルを安全な場所へ移動してバックアップしておきます。その後、自分で作成したカスタム辞書ファイルをUProofフォルダーにコピーし、ファイル名を「CUSTOM.DIC」に変更します。

最後に、もう一度同じ手順でカスタム辞書の登録を試みてください。今度はエラーが発生せずに正常に追加できるはずです。

以上で作業は完了です!業務用語や専門用語の誤検出にお悩みの方は、ぜひ試してみてください。