知らないと損！Gmailの生産性を高める10の便利なヒントとコツ

世界では約7人に1人がGmailを使用していますが、その多くはGmailが提供するさまざまな機能を十分に活用できていません。Gmailはメールの送受信だけでなく、重要なメールの強調表示、迷惑メールのフィルタリング、特定ユーザーのブロックなど、多彩な使い方ができるサービスです。

Gmailには数多くの便利な機能が備わっていますが、その多くが隠し機能となっているため、活用しきれていないユーザーも少なくありません。この記事では、そんな隠れた便利機能とその使い方をご紹介します。これらの機能を使えば、Gmailの整理・管理がしやすくなるだけでなく、楽しく快適なメールライフを実現できます。

1. 送信取り消しの猶予時間を設定する

メールを送った後に「間違えて送ってしまった！」と後悔した経験はありませんか？そんなときに役立つのが「送信取り消し」機能です。この機能は「Gmailの設定 ＞ 全般タブ ＞ 送信取り消し」から利用できます。

新しいバージョンのGmailではデフォルトで有効になっており、キャンセルできる時間は5秒に設定されています。この時間を変更したい場合は、プルダウンメニューから希望の時間を選択してください。設定できる最大の猶予時間は30秒です。

注意点：送信取り消しができるのは設定した時間内のみです。メール送信直後に黄色いバーが表示され、そこに「元に戻す」オプションが現れます。

2. 特定のユーザーをブロックする

見逃せない隠れた機能のひとつが、特定のユーザーのブロックです。もう迷惑メールとしてマークしたり削除したりする必要はありません。送信者をブロックすれば、その相手からのメールを受け取らなくなります。手順は、ブロックしたい相手から受信したメールを開き、返信ボタンの右側にある縦3点のアイコンをクリックして「ブロック」を選択するだけです。

3. メールアドレスを流用しているサイトを特定する

この記事で紹介するテクニックを使えば、あなたのメールアドレスを販売している怪しいサイトを特定することもできます。方法は簡単で、Gmailアドレスにピリオド（.）を追加するだけです。例えば、あなたのメールアドレスが admin@wsxdn.com だとします。怪しいサイトに登録するときは、アドレス内の任意の位置にピリオドを挿入し、その編集済みのアドレスをサイトに入力してください。もしピリオド入りのアドレス宛にメールが届いたら、そのサイトがアドレスを悪用していることが分かります（実際には admin@wsxdn.com に届きます）。

注意点：ピリオドを追加してもメールアドレス自体は変わりません。これはスパムメールを送りつけてくる怪しいサイトを見分けるための方法です。

4. 誤字脱字のない完璧なメールを送る

メールで良い印象を残したいなら、スペルミスや誤字脱字のないことは必須条件です。メール作成後、画面右下の縦3点アイコンをクリックし、「スペルチェック」を選択しましょう。この機能を活用すれば、ミスのない美しいメールを作成・送信できます。

ポイント：誤字のないメールは、相手に与える印象を大きく左右します。

5. 絵文字（Emoji）を追加する

絵文字はWhatsAppやiMessageだけのものではありません。実はGmailのメッセージにも絵文字を挿入できます。メッセージ作成ウィンドウまたは返信ウィンドウの下部にある絵文字アイコンをクリックするだけです。

6. 他の人が自分のGmailにアクセスしていないか確認する

Gmailは単なるメールサービスではなく、他の誰かが自分のアカウントにアクセスしているかどうか、どこからアクセスしているのかまで把握できます。確認するには、受信トレイの一番下までスクロールしてください。右下に「最後のアカウント アクティビティ」という表示があるので、「詳細」をクリックするとすべての情報を確認できます。もし不審なウェブセッションを発見した場合は、「他のすべてのウェブ セッションからログアウト」を実行し、パスワードを変更して安全を確保しましょう。

7. 送信とアーカイブを同時に行う

返信後にアーカイブしたいメールは少なくありません。しかし、Gmailなら2段階の操作をする必要はありません。「送信してアーカイブ」機能を有効にすれば、一度の操作で両方完了します。設定方法は「Gmailの設定 ＞ 送信してアーカイブ」に移動し、「返信時に [送信してアーカイブ] ボタンを表示する」ラジオボタンを選択するだけです。

8. プレビューペインで効率よくメールを確認する

最も便利なGmailの技のひとつがこれです。受信トレイから離れることなく、メールの閲覧や返信が可能になります。プレビューペインはGmailのLabs機能で、受信トレイを操作しながら返信できます。有効化するには「Gmailの設定 ＞ Labs（詳細設定）」に移動し、「プレビュー パネル」を探して有効にします。「変更を保存」をクリックすれば、受信トレイを移動しながらメールをプレビューできるようになります。プレビューペインは垂直方向にも水平方向にも配置でき、受信トレイ右上の切り替えボタンから変更できます。

9. Gmailで会話をミュートする

不要なメールのやり取り（スレッド）は、ミュート機能で非表示にできます。会話をミュートすると、そのスレッドは自動的にアーカイブへ移動します。ミュートするには、対象の会話にチェックを入れ、会話上部の縦3点アイコンをクリックして「ミュート」を選択します。これで受信トレイに表示されなくなります。再び受信トレイで受け取りたくなったら、同じ手順でいつでもミュート解除できます。

10. 自分のGmailアカウントへのアクセス権を他人に付与する

この機能を使えば、代理人が自分の代わりにメールの閲覧、送信、削除を行えるようになります。電波の届かない場所にいるときなど、重要なメールを見逃したくない場面で非常に役立ちます。

この機能を使うのにログインIDやパスワードを共有する必要はありません。アクセスを許可したい相手のメールアドレスを登録するだけでOKです。

設定は「Gmailの設定 ＞ アカウントとインポート ＞ アカウントへのアクセスを許可」から行えます。さらに「他のユーザーが開いたときに未読のままにする」というオプションも有効にできます。

以上の10の便利なGmailの技をマスターすれば、あなたもGmail上級者になれます。これらのヒントを活用して、人気のメールサービスGmailを最大限に活用しましょう。Gmailは無料のメールサービスにとどまらず、それ以上の可能性を秘めていることがお分かりいただけたはずです。さらに、テーマの変更、送信予約、返信のスヌーズ、定型文（テンプレート）の設定など、時間を節約できる機能も豊富にあります。これらのオプションが見つからない場合はお気軽にお知らせください。今後も生産性向上に役立つGmailのヒントやコツをご紹介していきます。