OneNoteの生産性を最大化する12の実践テクニック

OneNoteは、Microsoftが提供するデジタルノートアプリです。タイピングしたメモや手書きメモ、図形描画、音声メモ、画面キャプチャなどをひとつにまとめて保存でき、ネットワーク経由で他のOneNoteユーザーとデータを共有することも可能です。この記事では、OneNoteを使う際の作業効率を高めるための生産性向上のヒントを厳選して紹介します。

OneNoteの生産性を高める12のヒント

1] ショートカットキーを活用する

OneNoteの魅力は素早くメモを取れること。そこで、アプリ自体も素早く操作できるショートカットを覚えておきましょう。

• Win + R を押してコマンドボックスに「OneNote」と入力すると、OneNoteが即座に起動します。
• Ctrl + N:新しいページを作成します。
• Ctrl + R:カーソルを行の右端へ移動。Ctrl + L:左端へ移動します。
• Windows + S:画面キャプチャ(スクリーン クリッピング)のショートカットです。
• Ctrl + Enter:表に新しい行を追加します。
• Ctrl + 1:To-Doリスト(チェックボックス)を作成します。
• Ctrl + 2:リスト内の項目にスターを付けます。
• Ctrl + M:別のOneNoteウィンドウを開きます。
• Ctrl + Alt + 1 / 2 / 3:見出しを作成します。

2] ページにデザインを追加する

「挿入」>「ページ テンプレート」をクリックすると、ノートブック右側のパネルにカテゴリ別のページ テンプレート一覧が表示されます。好みのテンプレートを選択しましょう。任意のテンプレートを既定に設定したり、独自のデザインや配色でページをカスタマイズして、それをテンプレートとして保存することもできます。

ページの色を設定し、罫線を加えれば、より整然とした見た目になり、自分だけの個性的なノートページに仕上がります。

3] 罫線で本物のノートのような書き心地を再現

OneNoteページに罫線や色を追加すれば、まるで紙のノートに書いているような感覚で利用できます。「表示」>「ページの色」を選択してページの色を変更したり、「罫線」を選択して線を引きましょう。罫線の色も自由に選べます。すべてのページに自動的に罫線を入れたい場合は、「罫線付きのページを常に作成」をオンにしてください。

4] インデント・インデント解除・メモの並べ替え

インデント調整やメモの並べ替えに、いちいちマウスを使う必要はありません。Alt + Shift + 矢印キーで素早く操作できます。

• インデント:Alt + Shift + →(右矢印)
• インデント解除:Alt + Shift + ←(左矢印)
• テキストを下へ移動:Alt + Shift + ↓(下矢印)
• テキストを上へ移動:Alt + Shift + ↑(上矢印)

5] タグで重要なメモを分類・優先順位付けする

タグを付けたいテキスト行をクリックし、ドロップダウンから適切なタグを選択すれば完了です。1つのノートに複数のタグを付けることもできます。
タグを確認したいときは「タグの要約」を作成すると、重要なノートをすばやく見つけてフォローアップできます。

リボンの「ホーム」タブ >「タグの検索」ボタンをクリック >「タグの要約」ペインで、確認したいタグをクリックします。

6] スクリーン クリッピング

簡単なショートカットで画面の一部を切り取り、OneNoteの好きな場所に保存できます。Win + Shift + S で画面切り取りツールが起動します。キャプチャしたい範囲を選択し、切り取った画像を任意の場所に配置しましょう。

7] 音声メモを録音する

タイピングをする気分でないときは、OneNoteページ上で直接音声メモを録音できます。「挿入」>「オーディオの記録」を選択すると、音声ファイルが自動的にOneNoteページへ保存されます。録音を終えるときは停止ボタンを押してください。会議の様子を丸ごと録音しておき、後から参照するのも便利です。

なお、音声メモの検索機能は既定では無効になっています。有効化するには、「ファイル」>「オプション」>「オーディオとビデオ」カテゴリを選択し、チェックボックスをオンにして、ダイアログの指示に従って承認すると、「ノートの検索でオーディオおよびビデオ クリップ内の単語を検索できるようになります」。

8] メモやページをメールで送信する

テキストページでも、画像でも、音声メモでも動画メモでも、OneNoteから直接誰かにメールで送れます。「ホーム」タブをクリックし、「ページの電子メール」を選択しましょう。受信者にはページがメールの添付ファイルとして届きます。

9] ページ間にリンクを張る

作成済みのページ同士を相互にリンクできます。ページ名を入力し、その前後を [[ ]] で囲むだけで、OneNoteが自動的にリンクを作成します。ワンクリックで目的のページへジャンプ可能です。リンク先のページ名は正確に入力してください。存在しないページ名を指定した場合、OneNoteはリンク先となる新しい空白ページを自動作成します。その新規ページに内容を追加するまで、リンクの下線は点線で表示されます。

「存在しないページのタイトルを入力すると、OneNoteはリンク先となる新しい空白ページを作成します。そのページにノートを追加するまで、リンクの下線は点線で表示されます」。

10] アイデアを手描きする

リボンの「描画」タブをクリックすると、色の選択、ペンの太さ調整、消しゴム、図形など、さまざまなツールを利用できます。思いついたアイデアを自由に描いて、そのままOneNoteページに保存しましょう。

11] 画像からテキストをコピーする

OneNoteでは、画像からテキストをコピーできることをご存じでしょうか?OneNoteのOCR(光学文字認識)技術を使えば、あらゆる画像からテキストを抽出できます。画像をページに挿入し、画像を右クリックして「画像からテキストをコピー」を選択するだけで、クリップボードにコピーされます。あとは好きな場所に貼り付けるだけです。

12] 生産性をさらに高めるその他のOneNote機能

• To-Doリストを瞬時に作成できます。
• Chrome拡張機能「OneNote Web Clipper」を使えば、ブラウジング中にそのままメモを取れます。
• ドキュメント、画像、動画などを、OneNoteページに直接ドラッグ&ドロップできます。
• Webからコピーしてページに貼り付けると、OneNoteが自動的にソースリンクを追加します。
• OneNoteを開くと「簡易メモ(New Quick Note)」タブも開かれ、本格的にアプリを開かずに新規ノートを追加できます。
• OneNoteページ上で計算も可能です。数式を入力してスペースキーを押すだけで答えが表示されます。
• 任意のセクションにパスワード保護を設定できます。セクションを右クリックして「このセクションをパスワードで保護する」を選択しましょう。
• ExcelシートをOneNoteに簡単に埋め込めます。「挿入」>「表」>「新しいExcelスプレッドシート」をクリック。
• 「描画」タブの「数式のインク(Ink to Math)」で、手書きの数式を認識してデジタル数式に変換できます。
• MicrosoftのOneDriveと統合すれば、7GBのクラウドストレージですべてのノートを保存できます。
• OneNoteはクロスプラットフォーム対応なので、どこにでも持ち運べます。スマートフォン、Surface、iPad、Webブラウザ向けの無料アプリが提供されています。
• 共有も非常に簡単です。「ファイル」>「共有」>「共有リンクの取得」をクリックすれば、閲覧のみまたは編集可の権限を選んで、誰とでも共有できます。
• OneNoteのオンラインヘルプは無料で利用できます。

OneNoteはMicrosoft Officeの中でも特に優れたアプリの一つであり、登場から10年以上が経過していますが、アップデートのたびに進化を続けています。