OneNoteをもっと便利に使うための5つの実践テクニック

OneNoteは、Microsoftが提供するシンプルながらも高機能なノートアプリです。競合のEvernoteと比べると、OneNoteは「デジタルノートブック」としての性格が強く、コンテンツの整理方法を細かくコントロールできるのが大きな特徴です。ちょっとしたメモの記録から、ToDoリストの管理、アイデアやリサーチ内容の整理まで、幅広い用途に活用できます。しかし、その実力の割には、Windows標準アプリの中でも最も過小評価されている存在かもしれません。すでにOneNoteでメモ管理をしている方も、これから使い始める方も、この記事で紹介する5つのテクニックを覚えれば、OneNoteをさらに快適に使いこなせるようになります。

1. ToDoリストを素早く作成する

ToDoリストは一見シンプルですが、日々のタスクを整理し、抜け漏れなくこなすためには欠かせないツールです。多くの人は朝一番に、その日やるべきことを書き出すことから一日を始めているのではないでしょうか。OneNoteは単なるメモツールにとどまらず、こうした簡単なToDoリストの作成にもぴったりです。

作り方はとても簡単です。まずタスクを入力し、キーボードショートカット「Ctrl + 1」を押します。すると、その行に自動的にチェックボックスが追加されます。続けてEnterキーを押せば、次のToDo項目をどんどん入力していけます。完了したタスクにはチェックを入れるだけで、進捗管理も一目瞭然です。

2. Webページをクリップして保存する

Webクリップ機能は地味に聞こえるかもしれませんが、一度使い始めると手放せなくなります。例えば、あるテーマについて調べ物をしているときや、オンライン取引の記録を後で参照したいときなどに重宝します。OneNoteなら、数回のクリックだけでWebページを簡単に保存できます。

利用するには、Chrome拡張機能「OneNote Web Clipper」をインストールするだけです。EvernoteのWebクリッパーほど多機能ではありませんが、基本的な用途には十分すぎるほどです。

また、Webページのクリップだけでなく、画面のスクリーンショット撮影にも対応しています。タスクバーのOneNoteアイコンを右クリックし、「画面の領域を切り取り」を選択すればOKです。ショートカットキー「Win + Shift + S」を使う方法もあります。

3. ノートに音声や動画を埋め込む

OneNoteは文字情報だけでなく、写真・画像・動画・音声・数式など、ほぼあらゆるデータをノートに埋め込むことができます。操作はリボンの「挿入」メニューから行うだけなので直感的です。

さらに意外と知られていないのですが、埋め込んだ音声ファイルや動画ファイルの中身を検索対象にすることもできます。つまり、録音や動画内の特定の言葉を検索して見つけられるのです。ただし、この機能はデフォルトでは無効になっています。

有効化するには、「ファイル」メニューから「オプション」を開き、左側のサイドバーで「オーディオとビデオ」を選択します。そして「録画したオーディオおよびビデオの録音で単語を検索する」にチェックを入れれば設定完了です。

4. 画像からテキストを抽出する

書類の画像やWebページのスクリーンショットから、テキスト部分だけを抜き出したい場面はよくあります。そんなとき、わざわざOCR（光学式文字認識）ソフトを導入する必要はありません。OneNoteなら数クリックで処理できます。

まず、画像をOneNoteのセクションに貼り付けます。次に画像を右クリックし、「画像からテキストをコピー」を選択してください。

これで画像内のすべてのテキストがクリップボードにコピーされます。クリップボード経由なので、好きな場所に自由に貼り付けることができます。会議資料や名刺の文字起こしなどにも活用できる便利な機能です。

5. セクションをパスワードで保護する

すべての人に必要な機能ではありませんが、ノートブックを他の人と共有している場合は、特定のセクションだけをパスワードで保護したいことがあります。仕事の機密情報や個人的なメモなどを守りたいときに役立ちます。

設定方法は簡単です。保護したいセクションを右クリックし、「このセクションをパスワードで保護」を選択するだけです。以降、そのセクションを開く際にはパスワードの入力が求められます。

以上、OneNoteを最大限に活用するための5つのヒントをご紹介しました。あなたがOneNoteをどのように活用しているのか、ぜひコメント欄で感想や体験談を聞かせてください。