Googleスプレッドシートでピボットテーブルを作成する方法【初心者向け完全ガイド】

表形式のデータは、私たちの生活のあらゆる場所に存在しています。普段は意識していませんが、よく考えてみると、保存したメモやレシピのリスト、宝くじの当選記録、為替や有価証券のレート、列車の時刻表といった日常的なデータを電子化するのに最も便利な方法は、すべての情報をスプレッドシートとして保存することです。これは実用的であるだけでなく科学的な手法でもあるため、学生は教育のごく初期の段階から表計算の作成を学びます。

ピボットテーブルの目的とGoogleスプレッドシートでの簡単な作成方法

重複するデータは、自然とある種の構造へと整理されていきます。この形にしておけば、特定の値の検索、データの集計や分析、並べ替え、グラフの作成などがはるかに容易になります。文章を作成するならドキュメントが最適なように、デジタル世界のその他のデータにはGoogleスプレッドシートを使うのが合理的です。日常では、目標リストの管理、自家用車の走行距離とガソリン消費量の記録、休暇中の贈答品の出費、家計収支の管理などに活用できます。ビジネスの世界でも、データ分析ツール、あらゆる情報の会計システム、各種グラフ作成の強力な助っ人として、Googleスプレッドシートの応用例が数多く生み出されてきました。

集計表のあらゆる機能を実装している点で群を抜いているのはMicrosoft Excelです。競合になり得るのはQlikViewやTableauといったBI業界の大手プラットフォームだけですが、これらは非常に高価なため、主導権はMicrosoft ExcelとGoogleスプレッドシートに渡りました。両者は共通の基盤の上に作られていながらも、比較してみるとかなり個性のあるツールだということがわかります。中でも最も有用な機能の一つがピボットテーブル(集計表)で、Googleドライブの機能だけで簡単に作成できます。集計表の基礎となっているのは、1993年に著名なデータベース研究者であり関係データモデルの提唱者でもあるエドガー・コッドによって記述されたOLAP技術です。大量のデータを情報価値の高いレポートへと変換するための、最も便利で迅速な道具といえます。

実際のところ、ピボットテーブルとは、情報をグループ化して要約するためのデータ処理ツールです。あらゆる集計表は特定のデータベースを基盤としており、データベースは「フィールド」と「レコード」で構成されます。各行(レコード)は、調査対象となる個々の事例・オブジェクト・状態に関する情報であり、各列(フィールド)は調査対象すべてに共通するパラメータ・特性・属性です。データベースのフィールドは「ディメンション(次元)」と「メジャー(尺度)」の2種類に分けられます。ディメンションとはオブジェクトの名称や属性のことで、さまざまな数量指標を分析する際の文脈となります。各ディメンションには複数の要素が含まれます。一方、メジャーとは、ディメンションの要素同士を比較するための数量指標のことです。

Googleスプレッドシートでピボットテーブルを作成する手順

Googleスプレッドシートでピボットテーブルを作成するには、シンプルな3段階の手順に従います。すなわち、「元データの準備」「ピボットテーブルの作成」「レポートの設定」です。

1. 元データ(ソーススプレッドシート)の準備

集計表が役立つものになるかどうかは、入力データが適切に構造化されているかどうかにかかっています。作業を始める前に、以下のポイントを確認しましょう。

・集計用スプレッドシートの各列には、1種類のデータのみを含めます。たとえば購入履歴を記録する場合、「日付」「商品」「合計金額」はそれぞれ独立した列にします。
・列見出し(ヘッダー)の行を、データのすぐ上に1行設けます。
・セルの結合はできるだけ使わないようにします。
・年別や月別の合計を表示したい場合は、自動計算用の列をスプレッドシートに追加します。年を求めるにはYEAR()関数、月を求めるにはMONTH()関数を使用します。

2. ピボットテーブルの作成

集計表を作成するには、見出し行を含めて元の表全体を選択します。次に「データ」メニューから「ピボットテーブル」を選択します。すると新しいシートが作成されるので、そこでレポートの種類と内容を設定していきます。

3. レポートの設定

作成されたピボットテーブルのシートに移動します。最初は空の状態ですが、画面右側に「ピボットテーブルエディタ」が表示されます。このエディタでは、フィールドを「行」「列」「値」「フィルタ」に追加できます。

まず「年」の列を集計表に追加し、続いて「月」の列を追加します。次に「商品」を行として追加します。最後に「金額」フィールドを「値」に加えれば完成です。

「値」では、計算する合計の種類を指定できます。購入金額の合計、最小値、最大値、平均額など、さまざまなオプションが利用可能です。必要であれば、複数種類の合計を1つの集計表に出力することもできます。

Excelとの違いとGoogleスプレッドシートならではの強み

Excelと異なり、Googleスプレッドシートのピボットテーブルは自動的に更新されます。ただし、ピボットテーブルが元データの全範囲を参照しているかどうかは、定期的に確認しておくと安心です。一括で変更を加えたい場合は手動モードに切り替えることもできます。その場合、変更内容は「更新」ボタンをクリックした時点で保存されます。

ほぼすべての最新の表計算ソフトが備えている基本的な機能に加えて、Googleスプレッドシートには独自の機能セットがあります。使いこなせば、データの自動収集・加工・公開が可能な本格的な分析・統計ツールへと変わり、リアルタイムでの共同編集にも対応します。さらに、スマートフォンやタブレットなど現代のガジェットとの連携により、その可能性はほぼ無限に広がります。