古いWord文書を最新のWord形式にアップグレードする方法|PC版・オンライン版の手順を徹底解説

Word 2019やMicrosoft 365(旧Office 365)の新機能を使いたいなら、古いバージョンのWordで作成した文書を最新形式にアップグレードする必要があります。文書を最新化することで、新しいWordとの互換性が保たれ、最新の書式設定ツールや編集機能をフルに活用できるようになります。

古いWord文書を新しいバージョンに変換するのは、パソコンにWordがインストールされていれば、ほんの数クリックで完了します。変換後のファイルには、新しいWordだけが使用する拡張子(.docx)が付与されます。

デスクトップ版Wordで文書をアップグレードする

パソコンにMicrosoft Officeスイートがインストールされていれば、Wordも一緒に導入されているはずです。追加ソフトは一切不要で、Word単体で文書のアップグレードが可能です。

まず、変換したい文書を右クリックし、「プログラムから開く」から「Word」を選択します。これにより、正しいアプリケーションでファイルが開きます。

文書が開いたら、左上の「ファイル」タブをクリックします。次に左側のサイドバーにある「情報」を選択し、右側のペインに表示される「変換」ボタンをクリックしましょう。

画面に確認ダイアログボックスが表示されます。その主な内容は以下のとおりです。

• 古い文書は、アップグレードされた新しい文書に置き換えられます。
• レイアウトに若干の変更が生じる場合があります。
• 処理について詳しく知りたい場合は「詳細情報(Tell Me More)」をクリックしてください。また、今後このダイアログを表示したくない場合は、チェックボックスにチェックを入れておきましょう。
• 最後に「OK」ボタンを押すと、変換が開始されます。

もうひとつの方法として、Wordの保存メニューを使うこともできます。文書を開いた状態で「ファイル」タブをクリックし、「名前を付けて保存」を選択します。

続いて、ファイル形式のドロップダウンメニューから「Word文書」を選択して「保存」をクリックします。なお、この方法では元のファイルは置き換えられず、新しいWord形式のコピーが別途作成される点に注意してください。

上記の手順を繰り返せば、古いWord文書をいくつでも最新バージョンにアップグレードできます。

操作は数クリックで済み、ダイアログの表示もオフにできるため、短時間で大量の文書をまとめて変換することも簡単です。

Word Online(オンライン版)で文書をアップグレードする

パソコンにWordがインストールされておらず、オンライン版のWordを利用したい場合でも、同じように文書を変換できます。

オンライン版は、デスクトップ版とほぼ同等の機能とインターフェースを備えています。

最新のWebブラウザを開き、Office Onlineの公式サイトにアクセスします。まだサインインしていない場合は、ご自身のアカウントでサインインしてください。

メイン画面が読み込まれたら、「新規作成(Start new)」をクリックし、「アップロードして開く(Upload and open)」を選択します。これで、パソコンから古いWordファイルをアップロードできます。

文書が保存されているフォルダへ移動し、該当ファイルを選択すると、オンラインへのアップロードが始まります。

ファイルがアップロードされ画面に表示されたら、「ドキュメントの編集(Edit Document)」をクリックし、「ブラウザーで編集(Edit in Browser)」を選択します。

「最初にファイルを変換してから編集できます。元の文書のコピーが作成されます」という旨のプロンプトが表示されます。

プロンプト内の「変換(Convert)」をクリックします。

レイアウトの変更内容を確認したい場合は「表示(View)」を、すぐに編集を始めたい場合は「編集(Edit)」をクリックしてください。

オフライン用に文書のコピーを取得するには、「ファイル」メニューから「名前を付けて保存(Save As)」→「コピーのダウンロード(Download a Copy)」を選択します。

次の画面で「ダウンロード(Download)」をクリックすると、文書のダウンロードが始まります。

ダウンロードされた文書は、古いWord文書をアップグレードした最新版になっています。

これで文書が最新化されたので、Wordのモダンな機能を自由に使えるようになります。新しい編集ツールの利用や、新しいファイル拡張子(.docx)での保存なども、心配なく行えます。

ただし注意点として、アップグレードしたファイルを古いバージョンのWordを使っている相手に送信すると、相手側では新しい変更内容が正しく表示されない場合があります。

Microsoft Wordの「互換モード」とは?

最新のWordで古いバージョンの文書を開くと、ウィンドウ上部の文書名の横に「互換モード」という文字が表示されることに気づいたことはありませんか?

互換モードとは、新しいバージョンのWordが、古い文書を編集する際に最新の編集ツールが適用されないよう制御するための機能です。

これは、古いバージョンのWordが理解できない機能を、古い文書に追加させないためです。例えば、Word 2016で利用できる新しい書式設定をWord 2004形式の文書に追加すると、Word 2004ではその書式を認識できず、文字化けやレイアウト崩れが発生する可能性があります。

互換モードはこうしたトラブルを防ぎ、現在の文書のバージョンと完全に互換性のある書式設定やツールだけを使用できるようにする仕組みなのです。