Microsoft Officeのステータスバーをカスタマイズして作業効率をアップする方法

Microsoft Word、Excel、PowerPoint、OutlookなどのOfficeアプリケーションには、文書の状況に関する重要な情報を常に表示してくれる「ステータスバー」が備わっています。初期設定のまま使うだけでなく、自分の作業スタイルに合わせてカスタマイズすれば、さらに快適に操作できるようになります。

ステータスバーは、現在サポートされているすべてのデスクトップ版Officeアプリケーション(Microsoft 365、Office 2019、Office 2016、Office 2013など)で利用できます。

ステータスバーとは?

ステータスバーは、画面左下に表示される小さな情報バーです。たとえばWordでは、ビジネス文書を作成しているときは「2/10ページ」のようなページ位置、長編小説を執筆しているときは「206,017文字」のような文字数が、既定で表示されます。

ステータスバーをカスタマイズする手順

カスタマイズはとても簡単です。ステータスバー上で右クリックすると、表示できる項目の一覧が現れます。追加したい項目にチェックを入れてクリックすれば、そのドキュメントで有効になり、不要な項目はチェックを外せば非表示になります。なお、表示できる項目はアプリケーションの種類やバージョンによって異なります。

覚えておきたいポイント

ステータスバーの設定はドキュメントごとに保存されます。すべての新規文書に同じ設定を適用したい場合は、Normalテンプレート(Normal.dotm)側でカスタマイズしておきましょう。

特におすすめの表示項目は以下の通りです。

• 垂直ページの位置:カーソルがページ内のどのあたりにあるのかを正確に把握でき、長い文書の編集に便利です。
• 変更履歴の記録のオン/オフ:[校閲]タブからも確認できますが、頻繁に切り替えるならステータスバーで一目でわかる方がはるかに効率的です。
• 行番号:分量の多い文書や、共同作業者に「○ページ目の△行目を見てほしい」と具体的な場所を伝えたいときに役立ちます。
• 共同編集関連の情報:新しいバージョンや無料版Wordでは、複数人による同時編集(リアルタイム共同編集)が可能です。共同編集を使わない場合でも、「編集中の作成者の数」や「利用可能なドキュメントの更新」といった情報で文書の状態を把握できます。
• Excelの場合:ステータスバーに表示する計算結果(平均、データの個数、合計など)を選択できます。表作業の効率が大きく向上します。
• PowerPoint・Outlookの場合:多くの項目が既定で有効になっているため、表示が込み合っていると感じたら、不要な項目をオフにしてすっきりさせるとよいでしょう。