Outlookの予定表をデスクトップ版・Web版で共有する方法【権限設定の手順を徹底解説】

Exchange、Microsoft 365、または Outlook.com のアカウントをお持ちで、Outlook デスクトップアプリや Outlook on the Web で予定表を共有したい方は、本記事をご覧ください。

リモートワークが普及した現在、同僚同士がスムーズに会議の調整を行うには、高度な連携が不可欠です。従業員の予定をカレンダー上で同期することは、あらゆるビジネスにおけるコミュニケーションと業務効率を高める重要な要素となります。

Outlook では、相手ごとに異なるアクセス権限を設定して予定表を共有できます。この記事では、Outlook デスクトップアプリと Outlook on the Web(Outlook.com / Office365)の両方での具体的な手順を詳しく解説します。

パート1. Outlook デスクトップ版で予定表を共有する方法

Outlook デスクトップ版では、予定表を共有する方法が2つ用意されています。1つ目は「閲覧のみ」の権限で共有する方法、2つ目は予定表の編集(変更の追加・削除など)を許可する権限で共有する方法です。それぞれの手順を以下で説明します。

• 方法1. 閲覧のみの権限で予定表を共有する
• 方法2. 編集権限付きで予定表を共有する

方法1. 閲覧のみの権限で Outlook デスクトップ版の予定表を共有する手順

他のユーザーに変更を加えさせずに、閲覧だけを許可したい場合は、以下の手順に従ってください。

1. Outlook を起動し、左下の「予定表(Calendar)」アイコンをクリックして予定表ビューに移動します。

2. 共有したい予定表を選択し、ホームタブから「予定表の共有(Share Calendar)」を選択します。*

* 注意:
1. 「予定表の共有」ボタンは、Microsoft Exchange、Microsoft 365、Outlook.com アカウントを使用している場合のみ表示されます。IMAP や POP3 などの他の種類のアカウントでは予定表の共有は利用できないため、代わりに「メールで予定表を送信」や「オンラインで公開」機能を使用してください。

2. 「予定表の共有」オプションでは、相手は予定表を編集できず、閲覧のみ可能です。閲覧と編集の両方を許可したい場合は、方法2の手順をご確認ください。

3. 「共有の招待状(Sharing invitation)」ウィンドウで以下を設定します。

a. 「宛先(To…)」欄に、予定表を共有したい相手のメールアドレスを入力します。または「宛先…」ボタンをクリックして、アドレス帳から受信者を選択することもできます。

b. 詳細(Details)オプションで、相手に見せる情報の範囲を選択します。

• すべての詳細(Full details): 予定表内のすべての項目について、時間、件名、場所などの詳細情報が表示されます。
• 限定された詳細(Limited details): 時間、件名、場所は表示されますが、それ以外の情報は表示されません。
• 空き時間情報のみ(Availability only): 予定表の項目の時間帯のみが表示されます。

c. 必要に応じて件名を編集し、「送信(Send)」ボタンをクリックして予定表の共有を完了します。

方法2. 閲覧・編集両方の権限で Outlook デスクトップ版の予定表を共有する手順

他のユーザーに予定表への変更(予定の追加・修正・削除など)を許可して共有したい場合は、「予定表のアクセス許可(Calendar Permissions)」オプションを使用します。手順は以下の通りです。

1. Outlook を起動し、左下の「予定表」アイコンをクリックして予定表ビューに移動します。

2. 共有したい予定表を選択し、ホームタブから「予定表のアクセス許可(Calendar Permissions)」を選択します。

3. 「追加(Add…)」ボタンをクリックし、予定表を共有したい相手を選択します。

4. 共有相手を選択したら、各ユーザーを1人ずつ選択し、ドロップダウンメニューからアクセス許可レベル(Permission Level)を変更するか、独自のカスタム権限を指定します。設定が完了したら、「適用(Apply)」>「OK」をクリックします。

パート2. Outlook on the Web の予定表を他の人と共有する方法

Outlook.com または Office365 アカウントをお持ちの場合は、Outlook Web App を使って、組織内外の誰とでも予定表を共有できます。特に Office365 アカウントの場合、同じ組織内のユーザーと予定表を共有すると、相手は Outlook デスクトップアプリや Outlook Web App の予定表ビューに直接追加できるようになります。

Outlook on the Web で予定表を共有する手順は以下の通りです。

1. Microsoft アカウントで Outlook.com にログインします。

2. ナビゲーションウィンドウの予定表アイコンを選択し、「自分の予定表(My Calendars)」のドロップダウンを開いて、共有したい予定表を選択します。

3. メニューから「共有(Share)」をクリックします。

4a. 空欄に、予定表を共有したいユーザーの*メールアドレスを入力します。

* 注意:
1. Outlook.com の予定表は、Microsoft アカウントを持っていないユーザーとは共有できません。Microsoft アカウントを持たないユーザー(Gmail、Yahoo! など)は、共有された予定表を閲覧できません。
2. Office365 の予定表を組織外のユーザーと共有する場合は、事前に Microsoft 365 管理センターで外部予定表の共有を有効にしておく必要があります。

4b. 共有する予定表に対して付与したいアクセスレベル(「すべての詳細を表示可能(Can view all details)」または「編集可能(Can edit)」)を選択し、「共有(Share)」ボタンをクリックします。

5. 以上で、Office365 / Outlook.com 上の予定表の共有は完了です。後から共有権限を変更したい場合は、共有済みの予定表を右クリックし、「共有とアクセス許可(Sharing and permissions)」を選択してください。

以上で解説は終了です。どちらの方法がお役に立ちましたか?このガイドが参考になった場合は、ぜひコメントで体験談をお聞かせください。また、他の方にも届くよう、いいね・シェアをしていただけると嬉しいです。