Gmailでアーカイブされたメールを見つける方法｜「すべてのメール」と検索コマンドの使い方

毎日のやり取りの中で、登録したさまざまなサイトやサービスからメールが届くため、受信トレイはあっという間に膨れ上がってしまいます。受信トレイからメールを削除すると完全に失われてしまいますが、「削除はしたくないけれど受信トレイからは隠したい」という場合には、Gmailのアーカイブ機能を使うのが最適な解決策です。メールを残したまま受信トレイをスッキリ整理できる便利な機能なので、ぜひ活用してみてください。

この記事では、Gmailでメールをアーカイブする基本の手順と、アーカイブ済みメールを見つける2つの方法をご紹介します。

Gmailでメールをアーカイブする方法

アーカイブ済みメールの探し方を学ぶ前に、まずはメールをアーカイブする手順を確認しておきましょう。初めての方でもすぐにできるほどシンプルな操作で、パソコンのブラウザでもスマートフォンのアプリでも行えます。すでにアーカイブの仕方を知っている方は、この章を読み飛ばして次の章に進んでください。

1. Gmailアカウントを開き、受信トレイに移動します。アーカイブしたいメールを選択し、画面上部に表示されるアーカイブアイコンをクリックします。
2. これでメールがアーカイブされ、受信トレイには表示されなくなります。
3. スマートフォンの場合も手順はほぼ同じです。メールを長押しして選択状態にし、アーカイブアイコンをタップすれば完了です。

「すべてのメール」からアーカイブ済みメールを探す

「すべてのメール」には、Gmailで送受信した全メールが一覧で表示されます。アーカイブしたメールも例外ではなく、ここを確認すれば必ず見つかります。ただし、受信トレイや各ラベルのメールも一緒に表示されるため、古いメールは探しにくいことがあります。逆に、最近アーカイブしたばかりのメールであれば、比較的簡単に見つけられるでしょう。

1. ブラウザでGmailアカウントを開き、左側のメニューにある「その他」をクリックします。追加のメニュー項目が展開表示されます。
2. 左側のリストから「すべてのメール」を選択します。すると、他のメールとともにアーカイブ済みメールが表示されます。
3. アーカイブ済みメールにはラベルが付いていないのが特徴です。メールを選択して「受信トレイに移動」アイコンをクリックすれば、再び受信トレイに戻すこともできます。
4. この操作は、スマートフォンのGmailアプリで「すべてのメール」を選択することでも同様に行えます。

検索機能でアーカイブ済みメールを探す

もうひとつの有効な手段が、検索バーを活用する方法です。専用のコマンドを検索ボックスに入力することで、受信トレイ・送信済み・下書きなどのフォルダー内メールを除外して絞り込めます。以下の手順に従って、アーカイブ済みメールを効率よく探してみましょう。

1. ブラウザでGmailアカウントを開き、メール検索ボックスに次のコマンドを入力します。

   -in:Sent -in:Draft -in:Inbox

   
2. これにより、送信済み・下書き・受信トレイ以外のメールがすべて表示され、「すべてのメール」から一件ずつ探す手間をかけずにアーカイブ済みメールを簡単に見つけられます。
3. ただし、この検索条件ではラベル付きのメールも結果に含まれてしまう点に注意が必要です。ラベル付きメールまで除外したい場合は、先ほどのコマンドに続けて次のコマンドを追加します。

   has:nouserlabels

   
4. こうすることで、アーカイブされたメールだけが表示されるようになります。
5. なお、これらのコマンドはスマートフォンのGmailアプリでも使用でき、ブラウザと同じ検索結果を得られます。