あなたが犯しているかもしれない5つの電子メールの罪...＆あなた自身を償還する方法

電子メールの送信は非常に安価です。 1人の人が5分間メールを書いて、数千、さらには数十万の受信者に送信することができます。また、大まかに言えば、受け取るのに非常に費用がかかります。読むのに2分かかる場合、または却下するのに30秒かかる場合でも、1通の電子メールで無駄になる人の分数は膨大です。これは、生産時間の膨大な浪費に相当します。多層通信システムを構築するなど、影響を最小限に抑えるための措置を講じたとしても、ある時点で対処する必要があります。

あまりにも多くの組織が、誰でも、誰でも、そして誰の犬もすべての電子メールでCCされるというポリシーを持っています。誰もがすべての電子メールを受信する必要はありません。あなたがそれらのポリシーを作成している人の1人である場合、または必要のないときにすべての人を習慣から外すだけの場合、あなたは電子メールの罪人です。

でも心配しないでください、苦行は簡単です。 1週間は、絶対に受信する必要のある人にのみメールを送信してください。疑わしい場合は、メールを送信しないでください。おそらく、それがすべての実行方法に与える影響が少ないことに驚くでしょう。

ボーナスとして、送信する電子メールが多いほど、受信する可能性が高くなるため、自分の電子メールの過負荷に直面している場合は、これも役立ちます。

すべての返信を使いすぎる

電子メールは、手紙のように使用すると最高の状態になります。ある人が別の人に1つのメッセージを送信し、応答するのを待ちます。メールは、1人の人が多数の人に1つのメッセージを送信する場合にも機能します（全員 それを受け取る必要があります）。スレッド化されたメッセージのような優れた機能があっても、電子メールは複数のメッセージを適切に処理するように設計されていません。

この問題は、グループの電子メールで明らかになります。私はそれらを20世紀の最悪の技術開発として核爆弾よりわずかに高くランク付けします。 15人または20人が返信する電子メールスレッドは、注意しないとすぐに手に負えなくなる可能性があります。また、送信されるすべてのメッセージは、どこかにいる誰かへの別の通知であることを忘れないでください。

最初のメッセージは組織内のすべての人に関連している可能性がありますが、応答がそうではない可能性があります。上司がスタッフ全員に質問を送信する場合は、同僚に本当に あなたの答えを見る必要がありますか？ [全員に返信]ボタンを使いすぎると、メールで犯すことができる最大の罪の1つになります。

繰り返しますが、苦行は非常に簡単です。 1週間は、返信ボタンのみを使用する必要があります。複数の人が応答を確認する必要がある場合は、手動でCCします。 [全員に返信]ボタンは、抵抗しなければならない邪悪な誘惑です。

必要のないときにメールを送信

時々電子メールは誰かに到達するための最良の方法です。そうでない場合もあります。残念ながら、電子メールはデフォルトと見なされることがよくあります。必要のないときにメールを送信することは、メールを直接送信するもう1つの方法です。

時々、物事を成し遂げるためのより良い方法があります。トニーがあなたの向かいの部屋に座っている場合は、紙のトレイルを作成する必要がない限り、歩いて彼と話してみませんか？同様に、何かが何度も行き来する必要がある場合は、対面または電話での会議の方がおそらくはるかに効率的です。 30分間の電話は、1週間にわたる電子メールのディスカッションの代わりになります。会議が時間の空白にならないように注意してください。

あなたの罰は、1週間メールを送信できないようにするためにできることはすべて行うことです。 あなたが歩いているときにトニーが彼の机にいない場合は、手書きのメモを残してください。ボブが何かを整理したい場合は、彼に電話して電話で叩きます。デフォルトを「メールを送信」から「他にオプションがない場合にのみメールを送信する」に変更すると、作業にどのように影響するかをご覧ください。みんなの受信トレイに感謝します。

長すぎるメールの送信

あまりにも多くの人に短いメールを送るのは罪であるのと同じように、たった一人の人に本当に長いメールを送るのも罪です。あなたが言おうとしていることが2000語の電子メールを必要とする場合、あなたは間違ったコミュニケーションツールを使用している可能性があります。あなたの電子メールが長ければ長いほど、他の人が読むのにかかる時間が長くなり、応答するのにより多くの労力が必要になります。長いメールは本当にひどいものです！

すべてのメールを5文未満に抑えることを誓う人々の動きが高まっています。彼らは、メッセージを簡単に伝えることができない場合、あなたはそれを間違っていると感じています。あなたがトルストイ風の領域に縁取られた電子メールを書くことに罪を犯しているなら、あなたの罰は一週間の間五文の群衆に加わることです。送信する電子メールは、それがどれほど必要であるように見えても、5文より長く（できれば短い）実行することはできません。参加するのは良い習慣であり、生産性を高めることができます。

すべてのメッセージに返信する

これは私が最も罪を犯した罪であり、それを乗り越えるのにしばらく時間がかかりました。あなたが電子メールを受け取ったとき、自然な衝動はすぐに返信することです。問題は、これがあなたを不必要な反動的な交換に引き込む可能性があり、人々はあなたがいつでも電子メールに即座に応答できるようになることを期待するようになることです。すべてのメールに即座に返信することは小さなメールの罪ですが、逆に、全員が即座に返信することを期待することは大きな罪です。

土曜日の午前4時に電子メールの応答を要求する上司である獣に餌をやるすべてに迅速に応答することによって。あなたはそのような上司に蹂躙してはいけません。 この罪の罰として 、メールに返信する前に少なくとも1時間待って、勤務時間中にのみ返信するために1週間を費やす必要があります。緊急の対応が必要な場合は、別のコミュニケーション方法を使用する必要があります。

今すぐ平和に

好きでも嫌いでも、メールはここにあります。ただし、他のすべての人のエクスペリエンスを向上させる方法があります。あなたがひどい電子メールの罪人であるならば、あなたのやり方を悔い改めて、これらの単純な解決策のいくつかを実行に移してください。人々はそれをあなたに感謝するでしょう。一方、あなたが電子メールの聖人である場合は、この記事を知っている罪人に転送して、良い言葉を広めてください。

他にも数え切れないほどの電子メールの罪があります。私が逃したものは何だと思いますか？そして、あなたはどのような苦行を提案しますか？