あなたが無意識に犯しているかもしれないメールの5つの罪――1週間の贖罪で償う方法

ダンテは間違っていた。地獄には十の圏があり、その最深部は、最も重いメールの罪を犯した者たちのために用意されているのだ。メールは今後も私たちの生活からなくなることはない。しかし一部の「罪人」たちは、他のすべての人にとってメールをどんどん使いづらいものにしている。今回は、人々がメールを乱用し、周囲の仕事環境を台無しにしてしまう、最も許しがたい行為をいくつか見ていこう。

とはいえ、心配は無用だ。たとえあなたが罪人であっても、永遠の苦しみが待っているわけではない。1週間の贖罪期間を設けて、自分の過ちを正し、メールの罪を悔い改めれば、すべては許される。

さあ、続きを読んで、あなたが「メールの聖人」なのか「罪人」なのか確かめてほしい。

罪その1：多くの人にメールを送りすぎる

メールの送信は驚くほどコストが低い。たった5分で書いたメールを、数千人、さらには数十万人に送ることさえ可能だ。一方で、受信側のコストは非常に高い。読むのに2分、削除するだけでも30秒かかるとすれば、一通のメールが浪費する「人数×時間」の総量は膨大になる。これは生産的な時間の大きな損失だ。多層的なコミュニケーション体制を整えるなどの対策を講じても、結局どこかの時点で向き合わなければならない。

あまりに多くの組織では、全員（とその飼い犬までも）がすべてのメールにCCされるという慣習が横行している。すべての人がすべてのメールを受け取る必要はない。もしあなたがそのような方針を作っている側の人間であるか、必要もないのに習慣で全員をCCに入れているなら、あなたはメールの罪人だ。

幸い、贖罪は簡単だ。1週間、絶対に受け取る必要のある人にだけメールを送ること。迷ったら送らない。きっと、業務への影響が思ったより少ないことに驚くだろう。

さらに嬉しい副作用もある。送るメールが多いほど受信するメールも増える傾向があるため、自分自身がメール過多に悩んでいる場合にも、この方法は効果てきめんだ。

罪その2：「全員に返信」を使いすぎる

メールは、手紙とまったく同じように使われたときに最も輝く。ある人が別の人に一通のメッセージを送り、返事を待つ。また、一人から多数の人へ一斉送信する場合（ただし全員が受け取る必要がある場合に限る）にも機能する。スレッド表示のような優れた機能があっても、メールはそもそも複数のメッセージが飛び交う状況に対応できるようには設計されていない。

この問題が顕在化するのがグループメールだ。筆者個人としては、20世紀最悪の技術的発展として、核兵器より少し上位にランク付けしたい。15〜20人が返信するメールスレッドは、注意しないとあっという間に手に負えなくなる。そして忘れてはならないのは、送信されるメッセージ一つひとつが、どこかの誰かにとって新たな通知だということだ。

最初のメッセージが組織の全員に関係していたとしても、その返信が全員に関係する可能性は低い。上司が全スタッフに質問を投げかけたとき、同僚たちは本当にあなたの答えを見る必要があるだろうか？「全員に返信」ボタンの乱用は、犯しうる最大のメールの罪の一つだ。

ここでも贖罪はシンプルだ。1週間、「返信」ボタンしか使わないこと。複数の人が回答を見る必要がある場合は、手動でCCに加える。「全員に返信」ボタンは、抗うべき悪魔の誘惑なのだ。

罪その3：必要のないときにメールを送る

メールが相手に連絡する最良の手段であることもあれば、そうでないこともある。残念ながら、メールは何も考えずに使われる「デフォルトの連絡手段」となりがちだ。必要のない場面でメールを送ることも、メール地獄へ真っ逆さまに落ちる行為の一つだ。

時には、物事を成し遂げるより良い方法がある。トニーが同じ部屋の向かいに座っているなら、記録を残す必要がない限り、歩いて行って直接話せばいい。同様に、何度もやり取りが必要になりそうな案件なら、対面や電話での打ち合わせの方がはるかに効率的だ。30分の電話一本で、1週間に及ぶメールの往復を代替できることもある。ただし、会議が時間を吸い込むブラックホールにならないよう注意しよう。

この罪の贖罪は、1週間、あらゆる手段を尽くしてメールを送らないことだ。席に歩み寄ったときにトニーがいなければ、手書きのメモを残す。ボブが何かを企画したいと言えば、電話をかけてその場で話をまとめる。「メールを送る」から「他に選択肢がない場合のみメールを送る」へとデフォルトを変えると、仕事の進め方がどう変わるか、ぜひ試してみてほしい。みんなの受信箱が感謝するはずだ。

罪その4：長すぎるメールを送る

短いメールを多くの人に送ることが罪であるように、長大なメールをたった一人に送ることもまた罪になりうる。伝えたい内容に2000語ものメールが必要なら、おそらく間違ったコミュニケーションツールを選んでいる。メールが長くなるほど、相手が読むのに時間がかかり、返信にも大きな労力を強いることになる。長いメールは、本当に苦痛だ。

実は、すべてのメールを5文以内に収めることを誓う「ファイブ・センテンス運動」が世界中で広がっている。彼らの主張はこうだ——それほど簡潔にメッセージを伝えられないなら、やり方が間違っている、と。もしトルストイばりの長編小説のようなメールを書いてしまっているなら、贖罪として1週間この運動に加わろう。どんなに必要に思えるメールでも、5文——できれば短い文——を超えてはならない。これは身につける価値のある良い習慣であり、あなたの生産性も確実に向上させるはずだ。

罪その5：すべてのメッセージに即レスする

これこそ、筆者が最も深く犯してしまった罪であり、乗り越えるまでに時間がかかった。メールを受け取ると、すぐに返信したくなるのが自然な衝動だ。しかし問題は、それが不必要で反射的なやり取りに引きずり込むだけでなく、「この人はいつでも即座に返信してくれる」という期待を周囲に植え付けてしまうことにある。すべてのメールに即レスすること自体は小さな罪だが、その逆——全員に即レスを求めること——は、より重い罪となる。

すべてに素早く返信していると、土曜日の午前4時にメールの返信を要求してくる上司という怪物を餌付けすることになる。そのような上司に迎合してはならない。この罪の贖罪として、1週間、返信まで少なくとも1時間は待ち、勤務時間内にのみ返信すること。どうしても緊急の対応が必要なケースは、別のコミュニケーション手段を使おう。

平和をもって旅立て

好きであれ嫌いであれ、メールは今後も私たちのもとにあり続ける。だからこそ、全員にとっての体験を少しでも良くする工夫が必要だ。ひどいメールの罪人だと自覚したなら、過ちを悔い改め、これらのシンプルな解決策を実行に移そう。きっと周囲から感謝されるだろう。逆に、あなたが「メールの聖人」であるなら、心当たりの罪人たちにこの記事を転送して、良き教えを広めてほしい。

世の中にはまだまだ数え切れないほどのメールの罪が潜んでいる。筆者が見落とした罪は何だろうか？そして、あなたならどんな贖罪を提案する？