Webメールから乗り換えるべきとき――デスクトップメールクライアントが輝く5つのケース

Webメールサービスの普及に伴い、デスクトップ型メールクライアントはもう不要――そんな論調の記事をよく目にします。しかし、筆者はその意見に断固として反対です。

数年前、Gmailなどのサービスは、シンプルなデザイン、強力な主要機能、そして「どこからでもメールにアクセスできる」という利便性で多くのユーザーを魅了しました。その結果、デスクトップクライアントは取り残されたように見えましたが、今では急速に追い上げつつあります。実際、特定のユーザー層にとっては、デスクトップクライアントを使うメリットのほうが、Webベースのクライアントよりもはるかに大きいのです。

ここでは、どのような場合にデスクトップクライアントの導入を検討すべきか、詳しく見ていきましょう。

複数のメールアカウントを持っている場合

複数のメールアドレスを持っている人は少なくありません。少なくとも大多数の人は、仕事用とプライベート用の2つのアドレスを持っているはずです。

中でも最も多くのアドレスを抱えがちなのはフリーランサーです。フリーランスで働いている方なら実感があるでしょう。複数の企業と長期プロジェクトを同時に進めていると、企業ごとにメールアドレスが発行されることも珍しくありません。そこに自分のGmailアドレスや独自ドメインのアドレスを加えれば、管理はあっという間にボトルネックになります。

Gmailのスマートフォンアプリは現在、複数アカウントの追加をそれなりにうまく処理できますが、Web版アプリはデザインとユーザビリティの大幅な見直しが必要な状態です。Gmailで複数アカウントを管理するのは煩雑で、たとえば「差出人」アドレスの変更を忘れやすいうえ、忘れずに変更しても、メールヘッダーにはエイリアスの背後にある元のアカウントが表示されてしまいます。

評判の良い無料デスクトップメールクライアント(あるいは有料版への投資)を利用すれば、すべてのアカウントを整理して分離管理できるようになり、重要なメールを見逃すリスクもぐっと減らせます。

メールを定期的にバックアップしたい場合

メールを定期的にバックアップしたい理由はいくつも挙げられます。

おそらく最も重要なのはセキュリティです。統計によると、メールアカウントの5件に1件はハッキングされており、年間で約5億4,000万件に上ります。重要な顧客データ、プロジェクト情報、大切な個人メールを抱えているなら、アクセスできなくなるリスクは避けたいところです。

ビジネスの観点では、復旧コスト、機会損失、規制違反のリスクにつながります。個人の観点では、なりすまし被害、アカウントの永久凍結、連絡先データの喪失などを招きかねません。無料サービスの短時間の障害(2013年のYahoo!の障害など)でも大混乱に陥り得ます。特にタイミングが悪ければ深刻です。

Gmailがすべてのメールをダウンロードできるようになったのは2013年末になってからですが、自動ではなく、Gmailの画面からは実行できません。Googleアカウントにログインし、「個人情報とプライバシー > コンテンツの管理 > データのダウンロード」から操作する必要があります。

これを定期的に忘れずに行うのは難しく、複数アカウントに対して行うのは時間のかかる作業です。

デスクトップクライアントを使えば、こうした心配や手間はなくなります。ほとんどのサービスはバックアップの自動スケジュール機能を備えており、すべてのアカウントを同じ場所にまとめてバックアップできます。さらに重要なのは、ファイルサイズの制限を受けないことです。Webメールプロバイダーがクラウドバックアップしか提供していない場合、「受信トレイゼロ」運用をしていない人は、あっという間に容量不足に陥るかもしれません。

より豊富なアドオン&プラグインを選びたい場合

一見すると、これは少し曖昧な領域です。確かにChromeにはGmailと完璧に同期するプラグインや拡張機能が大量にあります。しかし最新のデータによると、Webメールユーザーの60%はGmailを使っていません。生産性が制限されている人がそれだけいるということです。

Gmail最大のライバルであるYahoo!やOutlookはいくつかのプラグインを提供していますが、その他のプロバイダーはほとんど何も提供していません。これは主に商業的・競争上の理由によるものです。

質の高いデスクトップクライアントなら、この制限を克服できます。たとえば、最も人気のあるデスクトップクライアントの一つであるMailbirdは、オープンソースのアプリストアをユーザーに提供しています。iCalやDropboxといった定番の生産性ツール、FacebookなどのSNS、さらにさまざまなタスクマネージャー、ツールバー、ToDoリスト向けのプラグインが揃っています。

ストアがオープンソースであるため、新しいコンテンツが絶えず追加されています。何より、スキルのあるプログラマーなら、欲しいツールが見つからないときは自分で作ってしまうことも可能です!

本格的な整理・管理ツールが必要な場合

整理・管理ツールに関して、Webメールクライアントは決して豊富とは言えません。Gmail愛好家ならラベル、カテゴリ、スターを挙げるかもしれませんし、Outlook Webのユーザーはフラグに言及するかもしれません。しかし実際には、デスクトップクライアントが提供するツールと比べれば、どちらも霞んでしまいます。

たとえば、Outlook、Thunderbird、Postboxといった人気のデスクトップクライアントは、グループフィルター、フラグ、カテゴリ、優先度、色分け、フォローアップ並べ替えなど、多彩な機能を備えています。

これらの機能はプラグインでさらに拡張できます。ThunderbirdのQuickFoldersは、よく使うフォルダをお気に入りタブに整理でき、Send Later(Gmail用のブラウザアドオンもあります)は、メールを未来の日時に予約送信する機能を追加します。

オフラインでメールにアクセスしたい場合

この点でもGmailは他のWebサービスより一歩先行しており、Chromeウェブストア経由で「Gmail オフライン」を提供しています。他のサービスのユーザーはそう恵まれておらず、Gmailユーザーでもこの機能を実際に活用している人は多くないでしょう。

インターネット接続がない環境でメールにアクセスする必要に迫られることは珍しくありません。出張中、自宅の回線がダウンしたとき、急遽プレゼンテーションを行うときなどがその例です。

幸い、すべてのデスクトップクライアントは、インターネット接続なしでメール(および添付ファイル)にアクセスでき、大半のサービスでは特別な設定すら不要です。

すべての人に向いているわけではない

筆者はデスクトップクライアントの活用を強く推奨する一人ですが、万人向けの万能ソリューションだと主張するほど無知ではありません。

メールを物理的なコンピューターから離れたオンライン空間に置いておくべきだという正当な議論(盗難対策)もあります。デスクトップクライアントには存在しない特定のアプリや連携機能に大きく依存しているかもしれませんし、Webメールのマルチデバイス性が気に入っているのかもしれません。

それでも、最近デスクトップクライアントを試していないのであれば、一度試してみて、自分のニーズに最も合ったソリューションを判断することをおすすめします。

あなたはどのプロバイダーを使っている?

すでにデスクトップクライアントを使っている方は、未経験者へのフィードバックをぜひ聞かせてください。どのプロバイダーがベストですか?メリットとデメリットは?Webメールで恋しくなる点はありますか?

まだデスクトップクライアントを使っていない方は、その理由は?どんな改善があれば乗り換えますか?

ぜひコメント欄であなたの考えやアイデア、意見をお聞かせください。