OutlookとOneNote 2016を連携して仕事の生産性を高める方法

OneNote 2016のデスクトップアプリには、Microsoft Store版やMac版にはない大きな利点があります。それは、Outlookでメールを作成しながら、その内容を直接OneNoteのノートブックに取り込めることです。このガイドでは、その基本的な方法に加えて、Microsoftのノートアプリを生産性向上に活かすための便利なテクニックを詳しく解説します。

OutlookでOneNote 2016アドインが有効になっているか確認する方法

まず最初に、OutlookでOneNoteアドインが有効になっていることを確認しましょう。アドインが有効であれば、Outlookの「ホーム」タブ内の「移動」の下にOneNoteのアイコンが表示されているはずです。通常はデフォルトで有効になっていますが、表示されない場合はOutlookの設定から手動で有効化する必要があります。手順は以下の通りです。

1. 「ファイル」タブをクリックします
2. 左側の「オプション」をクリックします
3. 「アドイン」を選択します
4. 画面下部の「管理」で「COMアドイン」を選択し、「設定」をクリックします
5. 「OneNote: Outlookアイテムのメモ」にチェックが入っていることを確認し、「OK」をクリックします

これで準備完了です。このガイドでは3つの活用方法をご紹介します。まずOutlookのメールをOneNote 2016に送る方法、次に会議情報をOneNote 2016に送って参加者全員に共有できるメモを作成する方法、最後にOneNoteからOutlookのタスク一覧に新しいタスクを追加する方法です。それでは始めましょう。

OutlookのメールをOneNote 2016に送信する方法

OneNoteアドインが有効になったら、Outlookで作成・受信したメールをOneNoteに送れるようになります。操作はとても簡単で、生産性向上にもつながります。例えば、打ち合わせ中にメモを取りながら特定の項目に印をつけたいとき、OneNoteのノートブック内にメールのコピーがあると非常に便利です。また、大切なメールのバックアップとしてOneNoteに保存しておく用途にも使えます。

手順はシンプルです。まず、OneNoteに送りたいメールを開きます。次に「ホーム」タブをクリックし、「移動」グループにある「OneNote」を選択しましょう。すると送信先を尋ねるポップアップが表示されるので、保存したいノートブックを指定して「OK」をクリックします。これでメールが選択したOneNoteノートブックに自動的に挿入されます。OneNote 2016も自動的に起動するので、ノートブック内のメールをすぐに確認できます。

Outlookの会議をOneNote 2016に送信する方法

メールの送信はほんの始まりにすぎません。会議情報もOneNoteに追加できます。これにより時間を節約でき、カレンダー上の会議と連携させながらメモを取り、そのメモを会議の参加者全員にメールで送信するという一連の作業を同時に行えます。具体的な手順を見ていきましょう。

まず、OneNoteに追加したい会議を探します。Outlookでカレンダーを開き、該当する会議をダブルクリックして開き、「出席依頼イベント」ウィンドウを確認してください。「会議」タブの下に「会議ノート」というOneNoteのオプションが表示されているはずです。

このボタンをクリックすると、2つの選択肢から1つを選ぶことになります。「会議でノートを共有する」または「自分だけでノートを取る」です。会議でノートを共有するには、あらかじめ共有用のOneNoteノートブックが設定されている必要があります。「自分だけでノートを取る」を選んだ場合、メモはメールで共有するまで自分のプライベートなノートブックにのみ存在します。本記事では後者の方法を使用しています。

オプションを選択すると、会議ノートをどのノートブックで開くかを尋ねられるので、希望のノートブックを選んで「OK」をクリックします。その後、「ノート」と表示された部分の下にメモを入力していきましょう。入力が終わったら、リボンの「電子メール」セクションにある「電子メールでページを送信」ボタンをクリックします。するとOutlookに戻り、上部に会議情報と出席者、下部に作成したばかりのメモが記載された通常のメール形式で表示されます。

OneNoteでOutlookタスクを作成する方法

OneNote 2016でOutlookタスクを作成するのは、3つの方法の中で最も簡単です(タスクだけに、というわけではありませんが)。まず、OneNoteで新しいノートを作成します。その際、「ホーム」タブの「タグ」セクションから「To Doタグ」を選択しておきましょう。

準備ができたら、通常どおり項目のリストを作成します。リストが完成したら、すべてのテキストを選択状態にして「ホーム」タブに戻ります。「Outlookタスク」というオプションを探してクリックし、タスクの期限となる日付を選びましょう。なお、タスクを削除したい場合は、テキストを選択して同じメニューを開き、「Outlookタスクの削除」を選択すればいつでも削除できます。

Outlookに戻ると、今作成したタスクを確認できます。画面右下のナビゲーションバーにある「...」ボタンをクリックすると、「タスク」というオプションが表示されるので、それをクリックすればタスクが表示されます。あるいは、OneNote 2016でタスクを選択して「Outlookでタスクを開く」をクリックすることでも確認可能です。この方法なら、日付の変更や詳細の追加などの編集も行えます。

あなたはOneNote 2016をどう使っていますか?

以上が、OneNote 2016を生産性向上に活かすための3つの主要な方法です。現在はUWP版のOneNoteが主流になりつつありますが、OneNote 2016はOutlookをはじめとするOffice 365との連携において最も強力な機能を持っています。Microsoftはコードベースを将来的に統合する予定であり、2025年まで延長サポートが提供される予定です。皆さんはOneNote 2016をどのように活用していますか?ぜひコメント欄でお聞かせください。