完璧なプロフェッショナルEメールの書き方（データに裏打ちされた）

効果的なメールを書くのは簡単そうです。ただし、メールのパフォーマンスをさらに向上させたい場合は、科学に裏付けられた次のルールに注意してください。

過去に、人々がまだあなたのメールを無視している12の理由をリストアップしました。忙しい人にあなたのメッセージに返信してもらうためのステップバイステップの説明もあります。しかし、今度は、データに裏打ちされた、さらに具体的で実用的なヒントを共有するときです。

これらのヒントはそれぞれ、メールが読まれる可能性を高めるだけでなく、それらのメールから肯定的な応答を受け取る可能性も高めます。電子メールは依然としてビジネスの世界での主要なコミュニケーション形態であるため、これは重要です。効果的なメールを作成する方法を知ることで、同僚よりも明確なアドバンテージを得ることができます。

1.ファーストネームの条件を取得する

これは当たり前のことのように聞こえますが、あなたからのメールを受け取ったときに本当に人々に注意を向けてもらいたい場合は、その名前を使用してください。そして、それを複数回使用します。

2006年に発表された調査によると、脳のいくつかの領域が「自分の名前に対してより大きな活性化を示す」ことを示しており、「自分の名前を聞くと、脳が機能する独自の活性化をもたらす」という証拠が得られます。

メールの件名に受信者の名前を使用するおよび したがって、電子メールの本文は、注意を引くことができる心理的なトリックです。 「すぐに連絡をもらいたい、スタン」で締めくくるのは、単に「すぐに連絡を取りたい」よりもはるかに効果的です。

2.ハロー効果を採用する

人々は信頼する人々の影響を受けています。マネージャーがあなたの会社のディレクターと連絡を取るようにアドバイスした場合は、紹介メールでそのマネージャーに名前を付けてください。コールドメールを受信するのは恐ろしいです。したがって、受信者が信頼している誰かのサポートがあることを示すことは非常に重要です。

これは、一部にはハロー効果と呼ばれる理論によるものです。 。これは一種の確証バイアスです。この場合、偏見は監督のあなたの一般的な印象を改善する可能性があります。 単にあなたを紹介したマネージャーの好意的な印象のためです。

ただし、上司に言及することに固執する必要はありません。専門家、顧客、相互の友人、群衆の意見やアイデアを利用することで、メールを強化することもできます。受信者が参照する人々の意見を尊重している場合 。

3.怒ったり幸せになったりします。しかし、決して中立ではありません

ブーメランの場合 、主要なGmailアプリは、そのデータを分析しました。彼らは信じられないほど興味深いものを見つけました。 「回答率を決定する上で最も重要な要素の1つは、メッセージ内の単語がどれだけポジティブ（素晴らしいなどの単語）またはネガティブ（悪いなど）であるかです。」

適度にポジティブなとの両方 否定的な電子メールは、中立的な電子メールよりも5〜15％多くの応答を受け取りました。そうは言っても、非常に敵対的な電子メールはほとんど応答を受け取りませんでした。過度にお世辞の電子メールも、それほど良くはなりませんでした。言い換えれば、あなたの気持ちを乗り越えますが、過剰反応しないでください。

4.短くしてください（しかし、どれだけ短くしますか？ ）

分かった分かった。これには例外があります。私のお気に入りの脳のサイトの1つであるBrainPickingsは、非常に長いメールを送信します。しかし、全体として、データは、長いメールを避けるべきであることを示唆しています。

実際、メッセージで使用する必要のある単語の種類に関する情報に加えて、Boomerangは電子メールの「理想的な」長さも見つけました。 4,000万通の電子メールの分析に基づいて、50〜175語以下の電子メールが返信を受け取る可能性が最も高いことがわかりました（49〜50％）。これは、2010年のMIT研究の結果によっても裏付けられています。

これは賢明なアドバイスですが、常に実用的であるとは限りません。しかし、教訓はあなたの電子メールを簡潔に保つことです。これを行う1つの方法は、5文の哲学に同意し、5文を超える長さの電子メールを送信しないことです。投資家で作家のガイ・カワサキがEntrepreneur.comに語ったように、「5文未満は突然で失礼なことが多く、5文を超えると時間が無駄になります。」

5.「Because」という単語を使用する

あなたが誰かにあなたのために何かをするように頼む大胆さを持っているなら、少なくとも彼または彼女に理由 。これは、ハーバード大学の心理学教授であるエレンランガーが、「なぜなら」という言葉の重要性を強調した研究を発表した70年代から知っています。

理由を説明せずに、何かを要求するだけの電子メール（「午後2時までにそのレポートを送ってくれませんか？」）を受け取ることがよくあります。ただし、リクエストに「because」という単語を導入すると（「午後5時までに編集する必要があるため、午後2時までにレポートを送っていただけませんか）、コンプライアンスの可能性が高まります。

その研究によると、これは「人々はヒューリスティックまたはショートカットの形として「自動」行動を続けるためである可能性があります。そして、「理由」の後に理由が続く「理由」という言葉を聞く（理由がどれほど不完全であっても） 、準拠させます。」

6.3つ以上の選択肢を提供しないでください

選択のパラドックスは、私たちが麻痺するほど豊富なオプションがある場所です。メールでパラドックスが選択されないようにするには、3つ以上のオプションを提供しないようにしてください。

人間の心は3つの魔法が大好きです。そのため、オリンピックで3つのメダルを授与します。楽観的、現実的、悲観的（または高、中、低）の観点から物事を分析します。そして、それが経済市場が成熟して、3つの主要な競争相手しか収容できない理由です。

意思決定に関しても、3つの理由または3つの選択肢に頼ることが大好きです。これは、3つの魅力が4つのアラームがあるときというタイトルの調査を通じて示されました。 、2人の行動科学者によって実施されました。電子メールに適用されます。会議や電話を手配する場合は、3つの時間と日付のオプションのみを指定するようにしてください。または、過去に確認したDoodleなどの会議スケジュールツールを使用することもできます。

7.3年生レベルで書く

メールの読解力レベルは、回答率に大きな影響を与える可能性があります。 Boomerangによると、大学の読書レベルで書かれた電子メールの応答率はわずか39％でした。最も効果的な読解力は3年生で、53％の回答率を達成しました。

読解レベルは、主に「単語の音節数と文の単語数」を見ることでわかります。回答率を上げるには、文章と単語の両方を短くしてください。自分のメールの読解力を確認するには、それらをコピーして、Readability-ScoreやHemingwayEditorなどのツールに貼り付けます。

8.テキストを校正する

長いメールの場合、これは言うまでもありませんが、短いメールの場合、校正は見過ごされがちです。これは悪い考えです。

2001年の調査で、Larry Beasonは、書き方の間違い（つづりや文法の間違い、論理的な間違いなど）が、作家の認識にいくつかの悪影響を与えることを示しました。

読者が間違いに気づいたとき、彼らは自動的に作家についての仮定をします。この研究では、最も一般的な仮定は、作家が不完全な思想家であり、詳細な人物ではなく、コミュニケーション能力が低く、および/または教育が不十分であるというものでした。

これらは、各メールを校正するだけで、見られないようにすることができるかなり有害な属性です。

9.数字を数字で表示

統計、データ、日付、時刻などの数字がメッセージで重要な場合は、入力するのではなく数字として表示します（12ではなく12）。

アイトラッキングの研究によると、読者の目は一般的にテキストをスキャンしますが、「数字はしばしばさまよう目を止めます」。これは「数字は事実を表す」からです。数字は、心がすぐに見つけられるハードデータです。読者の心は、これらの数字がメッセージの重要な部分であると想定しています。

独自のメールを作成するときは、このことに注意してください。数字がメッセージの重要な部分である場合は、これらを数字として表示して、読者が重要でないものから重要なものを除外できるようにします。

メールを機能させる

ほとんどの仕事では、電子メールは私たちが同僚とコミュニケーションをとる方法にとって重要な部分です。 1日に10通または100通のメールを送信するかどうかにかかわらず、効果的なメッセージを作成する方法を知ることは、学ぶ必要のあるスキルです。

上からわかるように、これは難しいことではありません。メールをより簡潔にしたり、校正したり、文章の感情を変えたりするなどの小さな変更は、大きな影響を与える可能性があります。また、無料のメール改善ツールがあれば、言い訳はできません。

これらのチャンスは、あなたの電子メールが気づかれ、返信される可能性を高めるだけでなく、あなた自身の改善されたプロのイメージを育むのにも役立ちます。

効果を向上させたメールの書き方にどのような変更を加えましたか？ぜひお聞かせください！