データが証明！返信率が劇的に上がるビジネスメールの書き方9つのルール

効果的なメールの書き方は、一見シンプルに思えます。しかし、あなたのメールの成果をさらに高めたいのであれば、科学的なデータに裏打ちされた以下のルールをぜひ心に留めておいてください。

これまで私たちは、「人があなたのメールを無視し続ける12の理由」や「忙しい人に返信してもらうためのステップバイステップの手順」をご紹介してきました。今回はさらに一歩進んで、データに基づいた具体的で実践的なテクニックをお伝えします。

ここで紹介するテクニックは、メールが読まれる確率を上げるだけでなく、ポジティブな返信をもらえる可能性も高めてくれます。今なおビジネスの世界における主要なコミュニケーション手段であるメール。効果的なメールの書き方をマスターすれば、同僚に対して確実なアドバンテージを得られるでしょう。

1. 相手の名前を呼びかける

当たり前に聞こえるかもしれませんが、相手に自分のメールに注目してほしいなら、相手の名前を使いましょう。しかも一度だけでなく、複数回使うのがポイントです。

2006年に発表された研究によると、人間の脳では複数の領域が「自分自身の名前に対して強い活性化反応」を示すことが明らかになっています。つまり、自分の名前を聞くことには特別な神経学的な意味があるのです。

したがって、件名と本文の両方で受信者の名前を使うことは、注意を引くための有効な心理テクニックだと言えます。「ご返信お待ちしております、田中様」と締めくくる方が、「ご返信お待ちしております」だけよりもはるかに効果的です。

2. ハロー効果を味方につける

人は信頼できる人に影響されます。もし上司が「うちの会社の部長に連絡を取るといい」と助言してくれたなら、その紹介メールの中で上司の名前に言及しましょう。いきなり届く冷やかしメール（コールドメール）は受け取り手にとって不快なものです。受信者が信頼する人物からの支持があることを示すことは、非常に重要なのです。

これは「ハロー効果」と呼ばれる心理現象によるものです。ハロー効果とは一種の確認バイアスであり、この場合、紹介してくれた上司への好印象から、受信者である部長があなた自身に対しても好意的な印象を抱くようになることを指します。

言及すべきは上司だけではありません。専門家、顧客、共通の友人、あるいは多くの人々の意見やアイデアを引用することでも、メールの説得力を高めることができます。ただし、受信者がその人物の意見を尊重している場合に限ります。

3. 感情を込める。ただし中立は避ける

Gmail向けアプリとして有名なBoomerangが自社のデータを分析したところ、非常に興味深い事実が判明しました。「返信率を左右する最も重要な要素の一つは、メッセージ内の言葉がどれだけポジティブ（greatなど）またはネガティブ（badなど）であるか」というのです。

適度にポジティブなメールもネガティブなメールも、ニュートラルなメールに比べて5〜15%多く返信を受け取っていました。ただし、極端に敵対的なメールはほとんど返信がなく、過度にお世辞を並べたメールの成果も芳しくありませんでした。つまり、感情を伝えることは大切ですが、やりすぎは禁物ということです。

4. 短くまとめる（でもどれくらい短く？）

例外はあることは承知しています。私のお気に入りの知的サイトBrain Pickingsのように、長文でありながら読む喜びを感じさせるメールもあります。しかし全体としては、データは長文メールを避けるべきだと示唆しています。

実際、Boomerangは使用すべき言葉のタイプに関する情報とともに、メールの「理想的な」長さも特定しました。4,000万通のメールを分析した結果、50〜175語以内のメールが最も高い返信率（49〜50%）を記録したのです。これは2010年のMITの研究結果とも一致しています。

賢明なアドバイスですが、必ずしも実践できるとは限りません。それでも大切なのは、メールを簡潔に保つことです。その方法の一つが「ファイブ・センテンス哲学」です。5文を超えるメールは絶対に送らないという考え方です。投資家であり作家でもあるガイ・カワサキ氏はEntrepreneur.comに対し、こう語っています。「5文未満ではそっけなく失礼に映り、5文を超えると時間の無駄になる」

5. 「なぜなら（because）」を使う

人に何かをお願いする勇気があるなら、少なくともその理由を伝えましょう。このことは1970年代から知られていました。ハーバード大学の心理学教授エレン・ランジャーが発表した研究が、「because（なぜなら）」という言葉の重要性を浮き彫りにしたのです。

私たちは理由の説明なしに何かを要求するメールをあまりにも頻繁に受け取ります（「午後2時までにあのレポートを送ってもらえますか？」）。しかし、依頼に「because」を加えることで（「午後5時に編集が必要なので、午後2時までにレポートを送っていただけますか？」）、相手が応じてくれる確率が上がるのです。

この研究によれば、その理由は「人は『自動的な』行動パターンに陥る傾向があり、それが一種のヒューリスティック（思考の近道）として機能するから」です。「because」という言葉の後に理由が続くと、その理由がどんなに弱々しいものであっても、私たちは従ってしまうのだそうです。

6. 選択肢は3つまでにする

「選択のパラドックス」とは、選択肢が多すぎるあまり、決断できなくなってしまう現象のことです。メールが選択のパラドックスを引き起こさないようにするには、選択肢を3つ以内に抑えましょう。

人間の心は「3」という数字の魔法を愛しています。オリンピックでメダルが3種類授与されるのもそのためです。私たちは物事を楽観的・現実的・悲観的（あるいは高・中・低）で分析しますし、経済市場が成熟すると大手競合が3社程度に収束することもよくあります。

意思決定においても、私たちは3つの理由や3つの選択肢を好みます。これは二人の行動科学者による「When Three Charms But Four Alarms（3は魅了し、4は警鐘となる）」という研究で実証されました。メールに応用するなら、会議や電話の日程調整の際は、日時の候補を3つだけ提示しましょう。あるいはDoodleのような日程調整ツールを活用するのも良い方法です。

7. 小学生低学年レベルの平易な文章で書く

メールの読解レベルは、返信率に大きな影響を与えます。Boomerangによれば、大学レベルの読解力を必要とする文章のメールの返信率はわずか39%でした。一方、最も効果的だったのは小学3年生レベルの文章で、返信率は53%に達したのです。

読解レベルは主に「単語の音節数と文の単語数」から算出されます。返信率を向上させたいなら、文も単語も短くすることを心がけましょう。自分のメールの読解レベルをチェックしたい場合は、Readability-ScoreやHemingway Editorなどのツールにコピー＆ペーストしてみてください。

8. 必ず校正する

長文のメールであれば当然のことですが、短いメールの場合、校正はしばしば見落とされがちです。それは良くない判断です。

2001年の研究でラリー・ビーソンは、文章のミス（スペルや文法の誤り、論理的な誤りを含む）が、書き手への印象にさまざまな悪影響を及ぼすことを示しました。

読み手は誤りに気づくと、自動的に書き手についての推測を始めます。この研究で最も多かった推測は、「思考が杜撰な人」「細部に注意を払わない人」「コミュニケーション能力が低い人」「教育水準が低い人」というものでした。

これほど深刻なマイナスイメージを、各メールを丁寧に校正するだけで回避できるのです。

9. 数字は算用数字で表記する

統計、データ、日付、時間などの数値がメッセージの中で重要な場合は、文字で書き起こすのではなく、算用数字で表示しましょう（twelveではなく12と書く）。

視線追跡調査によると、読み手の目は通常テキスト上を流し読みしますが、「算用数字はさまよう視線を止める」効果があります。これは「数字が事実を表す」からです。数字は頭が素早く拾い上げられる硬いデータであり、読み手の脳はその数字をメッセージの重要な部分だと認識するのです。

自分のメールを作成する際には、この点を念頭に置いてください。数字がメッセージの重要な部分であるなら、算用数字で表示することで、読み手が重要な情報とそうでない情報を区別しやすくなります。

メールをあなたの武器にしよう

ほとんどの仕事において、メールは同僚とのコミュニケーションに不可欠な要素です。1日に10通送るにせよ100通送るにせよ、効果的なメッセージを作成するスキルは、ぜひ身につけておきたいものです。

上記で見てきたように、決して難しいことではありません。メールを簡潔にする、校正する、文章のトーンを変えるといった小さな変更が、大きなインパクトをもたらします。無料のメール改善ツールもあるのですから、もう言い訳はできません。

こうした改善は、メールが注目され返信される可能性を高めるだけでなく、プロフェッショナルな自己イメージの構築にもつながります。

あなたはメールの書き方を変えて、効果を実感したことがありますか？ ぜひ体験談を聞かせてください！