時間と労力を節約する!プロ級ビジネスメールを書くための5つの方法

「なぜ自分にこのメールが送られてきたのだろう?何をすればいいの?」と首をかしげたくなるようなメールを受け取ったことはありませんか。社会人にとって、時間を節約しながら確実に返信を得られるプロフェッショナルなメールの書き方を身につけることは、欠かせないスキルです。

毎日何通ものメールを送っていても、文章力に自信がない人は少なくありません。しかも他のコミュニケーション手段と同じように、メールのエチケットも時代とともに変化していきます。データに基づいたプロ級メールの書き方を学ぶのもよし、テンプレートやルールを手軽に使えるアプリやサイトを活用するのも良いでしょう。

1. Your Email Could Be Better(Web):よくある10の失敗とその改善策

メールには、明文化されていない暗黙のルールや「やってはいけないこと」があります。意外にも、私たちはこれらのルールを頻繁に破りがちです。「Your Email Could Be Better」は、よくある10の失敗とその直し方をまとめた手軽なガイドです。

あまりに一般的な内容ゆえに、気づかないことも多いものです。例えば、曖昧な件名を避けること、受信者にとっての行動喚起(CTA)を含めることは常識のように思えます。しかし、自分の受信トレイを見返してみると、これらをまるごと省略したメールが大量に見つかるはずです。

10の失敗それぞれについて、守るべき正しいマナーの解説が添えられています。また、誰かにルールを伝えたいときのために、各ポイントへ便利なリンクも用意されています。サンプルのアプローチは人によっては少し強引や無礼に感じられるかもしれませんので、相手との関係性に合わせてトーンを調整して使いましょう。

2. Networking Emails(Web):キャリアアップのための無料テンプレート

仕事に役立ちそうな人と出会い、メールのやり取りをして、その後フォローアップしなければならない――でも、どうすればいいのでしょう?お願いごと、就職活動、仕事関連の目的のために連絡を取る際、適切な言葉に悩む人は多いはずです。高評価の履歴書サイトとして知られるResume Wordedが、こうしたシーンで使える50以上のメールテンプレート集を作成しました。

便利な検索ボックスがあるほか、「コールド/ウォームメールのネットワーキング」「紹介やアドバイスのお願い」「旧知の相手との再接続」などのタグから選ぶこともできます。リストを眺めていると、返信のない相手へのフォローアップ用と、返信があった相手へのフォローアップ用など、目的別に細かく分かれたテンプレートが見つかります。

テンプレートをクリックすると全文が表示され、それをメール作成画面にコピー&ペーストするだけでOK。さらに各テンプレートにはロジックの解説が付いており、相手に望む効果を与えるためのコツまで学べます。

3. Cold Email Template(Web):初対面の相手に送る無料テンプレート

ネットワーキングの中で最もハードルが高いのが「コールドメール」、つまり自分を知らない相手に何かをお願いするメールです。依頼、営業、その他何であれ、見知らぬ人にお願いをするのは勇気が要りますよね。

「Cold Email Template」は、コールドメール向けの無料テンプレート40個を集めたサイトです。リストには、紹介依頼、見込み客の再活性化、商品販売、関係構築のためのウォームなアプローチ、簡潔で要点を押さえたメッセージなどが含まれています。このコレクションは連絡先管理アプリ「Markd」が開発したもので、メール自体はFreshworks、Sumo、Mediumの投稿などさまざまなソースから集められています。

使い方はシンプルで、テンプレートをメールクライアントにコピー&ペーストし、該当する項目を記入または置き換えるだけです。ただしこれらはあくまでテンプレートなので、出発点として使い、可能な限りカスタマイズすることを忘れないでください。急いでいるときに便利な検索ボックスやフィルター機能も備わっています。

4. 12 Done-For-You Email Scripts(電子書籍):扉を開く詳細テンプレート

ベンチャーキャピタリストでありキャリアアドバイザーでもあるザック・スレイバック(Zak Slayback)は、自分を知らない人たちとも積極的にメールのやり取りをしてきました。このわずか50ページの電子書籍ガイドには、彼が実際に試して成果を挙げてきた12のメールスクリプトがまとめられています。

スレイバック自身が最初に言っているように、これらは魔法のテンプレートではありません。空欄は自分で埋める必要があります。しかし他のテンプレートと違うのは、何を書くべきか、なぜそう書くのかという理由まで丁寧に説明されている点です。メールを通じて個人的なつながりを築くことに重点が置かれており、受信者が「台本通りだ」と思わないほど自然で誠実な文面を目指す姿勢が特徴です。

12のスクリプトは、ミーティングの設定、フィードバックの依頼、紹介やリファラルなど、キャリアにおいて直面しがちな場面を幅広くカバーしています。特に、批評を求めるライターや、尊敬する人からのシェア、ゲストブログの執筆機会を探している人にとって心強い一冊となるでしょう。

無料の電子書籍を入手するには、スレイバックのニュースレターへの登録が必要です。いつものように、使い捨てのメールアドレス(バーナーメール)サービスを利用することをおすすめします。

5. Email Guidelines for Students(Web):大学生必須のメールエチケット

SNSやメッセージアプリは得意でも、ビジネスメールはまったく別物です。特に学生はメールの暗黙のルールに苦労しがちで、教授を苛立たせるケースも少なくありません。教育系ブログ「Inside Higher Ed」が、高等教育を受ける学生向けの必須ガイドラインをまとめました。

この記事は、学生が陥りがちなミスと、その根本原因についての洞察に富んだ読み物になっています。さらに嬉しいのは、記事内に張られたリンクです。Inside Higher Edが、教授たち自身が学生のために書いた貴重な記事をいくつか紹介しています。

• How to Email Your Professor(教授に迷惑をかけずにメールする方法) – 効果的なメールの10要素と、すぐに使えるシンプルなテンプレート。
• 5 Ways to Get a Busy Professor to Answer Your Emails(忙しい教授から返信をもらう5つの方法) – 教授が返信前に確認している5つのポイント。
• How to Email a Professor(教授へのメールの書き方) – 簡潔ながら要点を押さえたメールの書き方と、重要なフォローアップのエチケット。

1つだけ実践するのか、3つすべて試すのか、あるいはまずInside Higher Edの記事を読むのかはあなた次第です。しかし学生であれば、悪いメールがどれほど大きな損失につながるか、そしてそれがいかに簡単に改善できるかを理解するために、全部目を通しておきましょう。

より良いメールを書くためのツールを活用しよう

上記のメールの専門家たちのアドバイスには共通点があります。それは、スペルチェックと入念な校正を行うこと、読みやすさのためにテキストを整形すること、簡潔にまとめること、そして不用意なミスを避けることです。幸い、これらをサポートしてくれるアプリが数多く存在します。

スペルや文法の自動修正候補から、BCCで追加されたときの「全員に返信」ボタンの誤爆防止まで、こうしたツールを活用すれば、人が読んで返信したくなるメールを書けるようになります。こうした小さなディテールの積み重ねこそが、大きな違いを生むのです。