Mozilla Thunderbirdで自動返信と予約送信メールを設定する方法

同じようなメールを何度も書くのにうんざりしていませんか?リマインダーやフォローアップを予約送信できたら便利だと思ったことはありませんか?そんなときこそ、自動返信(自動応答)と予約送信メールの設定の出番です。本記事では、クロスプラットフォーム対応の無料オープンソース・デスクトップメールクライアント「Mozilla Thunderbird」での設定方法を詳しくご紹介します。

注: 本記事ではWindows版Thunderbirdを使用していますが、Mac版やLinux版でも手順は基本的に同じです。インターフェースに多少の違いがある点だけご留意ください。

自動返信フィルターとは

自動返信フィルターを使うと、受信メールに対する条件(フィルター)を定義し、それにテンプレートメッセージを紐付けることができます。条件に合致するメールを受信すると、差出人に自動的にテンプレート返信が送られます。自動返信が役立つシーンの例は以下の通りです。

• よくある質問への定型返信
• 休暇中の不在通知の設定(Outlookでの設定方法は別記事参照)
• メールを受け取ったこと、追って返信することの確認

それでは、Mozilla Thunderbirdで自動返信を作成する具体的な手順を見ていきましょう。

ステップ1: メッセージテンプレートを作成する

まず、テンプレートとなるメッセージを作成します。メニューバーから[ファイル] > [新規] > [メッセージ]を選択するか、メールツールバーの[作成]ボタンをクリックします。キーボードショートカットのCtrl + N(MacではCommand + N)でも新しいメールを作成できます。

次に、通常のメールを書く要領でメッセージを作成します。件名の入力を忘れないようにしてください。

メッセージをテンプレートとして保存します。作成画面のメニューバーから[ファイル] > [名前を付けて保存] > [テンプレート]を選択するか、作成ツールバーの[保存]ドロップダウンを展開して[テンプレート]をクリックします。

必要な数だけテンプレートを作成したら、次はフィルターの作成に進みましょう。

ヒント: 上記のメニューやツールバーが表示されない場合は、表示されているツールバーの空いている部分を右クリックすると、利用可能な追加メニューの一覧が表示されます。不足しているツールバーにチェックを入れると、表示されるようになります。

ステップ2: メッセージフィルターを設定する

Thunderbirdのメニューバーから[ツール] > [メッセージフィルター]を選択して、フィルター設定ウィンドウを開きます。

ウィンドウ内の[新規]ボタンをクリックして、新しいフィルターの設定を始めます。

注: Thunderbirdで複数のメールアカウントを使用している場合は、[フィルターの適用先]で、フィルターを適用するメールアドレスを必ず指定してください。

まず[フィルター名]を設定します。後で編集するときにすぐ識別できる、わかりやすい名前を付けましょう。

[フィルターを適用するタイミング]では、フィルターを実行する条件を指定します。たとえば、自動返信を送る前にすべてのメールを目視確認したい場合は[手動で実行]を選びます。手動実行の利点は、選択したフォルダだけにフィルターを適用できることです。受信したすべてのメールを対象にするには[新着メールを受信したとき]を選択します。迷惑メール分類の前後どちらで実行しても通常は問題ありませんが、本文が正しくフィルターされない場合は[迷惑メール分類後にフィルター]を選んでください。

注: [アーカイブ時]や[送信後]にフィルターを実行するよう設定することもできます。つまり、フィルターを使ってメールを自動整理することも可能です。ただし自動返信の用途では、これらのオプションはあまり重要ではありません。

続いて、フィルターのルールを設定します。まず、[以下のすべての条件に一致]にするか[以下のいずれかの条件に一致]にするかを決めます。その上でルールを作成しましょう。フィルターの条件は件名からCCの宛先まで幅広く指定でき、独自の条件を作ることもできます。今回の目的であれば、[件名]と[本文]で十分でしょう。[+]アイコンをクリックするとルールを追加でき、[−]ボタンで該当するルールを削除できます。

注: Thunderbirdに[すべてのメッセージに一致]させることもできます。この場合、個別のルールは設定できません。この機能は、特定のアドレス(最初のステップで選択したもの)からの受信メールを一括処理したい場合に便利です。たとえば、スパム専用アカウントがあり、届いたメールをすべて自動削除したいといったケースが挙げられます。

最後に、ルールに一致したメッセージをどう処理するかをThunderbirdに指示します。[これらの操作を実行する]で[テンプレートで返信する]を選択し、使用するテンプレートを指定します。メッセージを特定のフォルダへ移動するなど、追加の操作を組み合わせることも可能です。

フィルターの内容に満足したら、[OK]をクリックして保存します。

ヒント: フィルターは複数段階で連携させることができます。下のスクリーンショットは、利用可能なフィルター条件とアクションの一覧です。たとえば、自動返信をトリガーせずに、ルールに基づいて受信メールをフォルダへ振り分けるフィルターを先に設定しておけば、フォルダの中身をじっくり確認し、必要に応じてメールを出し入れできます。その後、特定のフォルダに対して各種自動返信フィルターを手動実行すればよいのです。

予約送信メールの作成

Thunderbirdで有効化できるもう一つのユニークな機能が、予約送信メールの作成です。これは、将来の特定の日時にメールを自動送信する機能で、自分自身、友人、あるいはグループへのリマインダー送信に非常に役立ちます。

この機能はThunderbirdの標準機能ではないため、「Send Later」というアドオンを導入する必要があります。GmailのBoomerangに似ていますが、こちらは無料かつ無制限で使えるのが大きな魅力です。

Send Laterのセットアップ

Thunderbirdアドオンをインストールする最も簡単な方法は、アドオンマネージャー経由です。Thunderbirdのメニューアイコン(縦に並んだ3本線)をクリックして[アドオン]を選択します。[アドオンマネージャー]で[拡張機能]タブに切り替え、右上の検索ボックスで「Send Later」と検索します。該当するアドオンの横にある[インストール]をクリックしてください。

アドオンはダウンロードとインストールが一度に行われます。[今すぐ再起動]をクリックして、インストールを完了させましょう。

アドオンを使い始める前に、[アドオンマネージャー] > [拡張機能]に戻り、[Send Later の設定]を開いてください。ここで、全般設定、さまざまな送信遅延に対応するカスタムキーボードショートカット、詳細オプションなど、Send Laterの環境設定を行えます。

ヒント: 誤って送信したメッセージをキャンセルできるようにしたい場合は、["送信" を "送信予約" として扱う]を選択しておきましょう。

Send Laterの使い方

次回、後で送りたいメールを書いたら、[ファイル] > [送信予約(Send Later)]を選択するか、Ctrl + Shift + Enterを押します。

ポップアップする[このメールを後で送信]ウィンドウで、[送信日時]に日付と時刻を設定します。繰り返し送信したい場合は[繰り返し(Recur)]モードを選び、その他のオプションも必要に応じて選択してください。

メール管理を思いのままに

この2つの機能を活用すれば、メールの管理がぐっと楽になるはずです。同時に、Webメールクライアントに対するThunderbirdの大きな強みも浮き彫りになります。それは、やりたいことを実現するソリューションがほぼ揃っている、充実のアドオンリポジトリの存在です。

あなたはThunderbirdでフィルターやアドオンをどのように活用してメールを整理していますか?お気に入りのアドオンや時短のコツを、ぜひコメント欄で教えてください!

初版は2011年1月19日にJeffry Thuranaによって執筆されました。